Access 2016 Grundkurs

Eine Tabelle erstellen

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Sie erstellen in diesem Video eine neue leere Desktopdatenbank. Legen Sie mit Erstellen und Tabellenentwurf eine neue Tabelle für die Pizza- und Pasta-Lieferungen an und wählen Sie aus verschiedenen Datentypen aus.

Transkript

Im Moment ist diese Testdatenbank noch geöffnet und ich möchte jetzt mit ihnen eine erste Beispieldatenbank erstellen, dass heißt im Menü Datei und dort auf Schließen kann ich diese Datei erstmal zu machen und dann mit Datei Neu eine neue leere Desktop Datenbank anlegen. Die soll jetzt nicht diesen völlig beliebigen Namen Databases1. accdb erhalten, sondern, da das ja eine Beispieldatenbank für meinen Pizzaflitzer und Pastalaster ist, werde ich die Pizzaflitzer und Pastalaster Unterstrich Einfach nennen. Die Endung Punkt accdb müssen sie nicht dran hängen, das passiert automatisch. Das Verzeichnis ist für mich in Ordnung und mit erstellen wird wiederum diese leere Datenbank erstellt. Die enthält immer so eine Tabelle 1, so eine vorläufige, die ich nie haben will, denn ich wills alles selber erstellen, also werde ich die schließen und damit ist sie auch un gespeichert weg. Normalerweise würden sie jetzt gefragt, diese erste leere Tabelle ist so eine provisorische, da wird man nicht nach dem Speichern gefragt, aber es war ja auch nichts zu ändern. Jetzt will ich eine neue Tabelle anlegen, in der ich die Lieferung an meine Kunden festhalten will. Immer wenn eine Pizza bestellt ist, fährt der Pizzaflitzer los und ich muss natürlich wissen wohin und wann mit welchem Fahrer, was ich verkauft habe, in welcher Menge und so weiter. Ich kann hier diesen Navigationsbereich erst mal schließen, den brauche ich im Moment nicht und dann mit Erstellen hier einen Tabellenentwurf anlegen. Gehen sie besser nicht auf Tabelle, man kann eine Tabelle auch sozusagen rückwärts anlegen, man gibt in Access in so eine provisorische Tabelle Daten ein und Access rät dann, welcher Datentyp dazu gehört. Das kann ich grundsätzlich nicht empfehlen, eine anständige Datenbank gibt die Datentypen vor und rät nicht herum, also immer auf den Tabellenentwurf und dann geben sie hier zeilenweise ein, was später spaltenweise angezeigt wird. Ich muss mir jetzt eine Liste ausdenken, was ich denn für meine Lieferungen alles wissen muss zum Beispiel das Telefon, also typischerweise rufen meine Kunden an, ich kann die also an ihrer Telefonnummer erkennen. Es gibt ja auch Telefonanlagen, die man mit einem PC verbinden kann und dann würde er mir zu dieser Telefonnummer sofort raussuchen, welcher Kunde das ist. Sobald ich einen Feldnamen erfunden habe, sollte ich über den Felddatentyp nachdenken, da gibt es hier verschiedene im Angebot: zwei Arten Texte, ein kurzer, ein langer Text, der übrigens auch formatierbar ist, eine Zahl, wäre ich grad versucht zu sagen, tatsächlich, sobald man hier auf Zahl geht, gibt es da unten noch mehr zu entscheiden, das kommt später nochmal, Datum und Uhrzeit, was der gleiche Datentyp ist, weil das zusammen gespeichert wird. Eine Währung als Sonderfall einer Zahl. Der Auto Wert ist in Wirklichkeit eine Long-Zahl, die selbständig weiter zählt, also nicht wirklich ein Datentyp, aber dicht dran. Oder ein Ja/Nein Feld, was eben nur Ja- oder Nein-Entscheidung erlaubt und so weiter. Hier für die Telefonnummer empfehle ich einen kurzen Text, es ist keine Zahl, weil da auch Schrägstriche, Bindestriche oder sonstwas drin sind und es mit einer führenden 0 beginnt, also ein kurzer Text und sobald sie hier oben kurzer Text oder auch langer Text als Felddatentyp ausgewählt haben, ist die Feldgröße hier unten die Anzahl der Zeichen, ich sag mal für die Telefonnummer Sollten 50 Zeichen reichen. Beim 51sten Zeichen würde es piepen, es werden also nicht nachträglich Zeichen gelöscht, sondern ich kann sie nicht eingeben, aber 50 sollte reichen. Dann brauche ich noch eine Adresse, also nehmen wir ein Feld für die Adresse, das kann ruhig ein kurzer Text sein mit eben 255 möglichen Zeichen. Das sollte eigentlich reichen für eine komplette Adresse. Dann der Name von dem Fahrer und wenn ich jetzt hier Name eingebe und mit Return bestätige oder mit Tab-Taste weiter gehe, dann gibt es ausnahmsweise eine Meldung von Access, das Name ein so bedenkliches Wort ist, dass man es besser nicht benutzen sollte. Das gilt übrigens auch in der VBA Programmierung, die ja hier möglich ist. Also so unspezifische Feldnamen wie Name sollten sie auf gar keinen Fall benutzen. Und sie können das ruhig mit OK bestätigen, Hauptsache es wird sich anschließend hier ändern, dann schreiben wir also nicht Name, sondern Fahrer rein dass darf ein kurzer Text sein, den ich mal auf wiederum 50 Zeichen beschränke. Und im Grunde wäre das jetzt der nächste Fehler, auch das Wort Datum selbst wenn es nicht bemeckert wird und ist genauso unspezifisch und im Grunde sogar was wie ein Datentyp. Es gibt nebenbei auch eine Funktion namens Datum, also werde ich das hier als Lieferdatum bezeichnen und bevor ich jetzt die Liste hier wieder ausklappe, nach dem ich mit Wörtern in diese Eingabe rein gekommen bin, kann ich auch, weil ich weiß dass es Datum Uhrzeit heißt, mit D einfach auswählen, mit Return bestätigen und hier gibt es im Moment nichts zu formatieren, das kann man bei Gelegenheit aber es reicht jetzt. Dann das was ich ausgeliefert habe, also von meiner Speisekarte, deswegen werde ich jetzt Speise schreiben und das ganze als kurzer Text sagen wir ruhig wieder 50 Zeichen, da muss ja nicht Pizza con tutto und alles mögliche dabei stehen, sondern möglicherweise haben die Kurzbezeichnungen, zur Not eine Nummer oder sowas und können hier kurz notiert werden. Außerdem der Preis, ich will ja wissen, was mein Fahrer kassieren muss und der Preis ist sinnvollerweise in Währung als Datentyp angegeben. Wobei da auch ein Format Währung existiert, und das stelle ich ausdrücklich auf Euro, sonst würde nämlich aus der Systemsteuerung das Währungsformat geholt und dieselbe Datenbank auf einem amerikanischen Rechner würde beispielsweise in Dollar anzeigen. Natürlich nicht umgerechnet, sondern einfach nur das Währungssymbol austauschen, so ist sichergestellt dass über das Euro-Zeichen bleibt und als Standardwert steht hier 0, ich kann das Entfernen, sie haben vielleicht eben gesehen ich klicke hier drauf, dann ist der ganze Inhalt markiert, kann das direkt entfernen dann ist der Standardwert null, nämlich leer und das bedeutet, ich kann zwischen Sachen, die ich verschenke, sagen wir Knoblauchsoße extra ist umsonst, dann wird die zwar vermerkt aber mit 0 Euro und ich kann unterscheiden zwischen diesen verschenkten Elementen oder welchen, bei den ich noch keinen Preis eingegeben habe, dann kommt noch eine Menge dazu also das was ich ausliefern will. Das ist eine Zahl, also hier auf Zahl und dann ändert sich die Feldgröße, so das hier steht, welche Art Zahl. Die sind unterschiedlich groß, Byte sind ganzzahlige Werte von 0 bis 255. Das heißt ich kann maximal 255 Pizzen oder Pasta-Teller oder sonstwas, auf einen Schlag, auf einer Rechnung, sozusagen auf einem Zettel ausliefern, das sollte reichen auch für größere feten. Und ansonsten muss ich auch ein zweites Mal den Datensatz eintragen und ich mach gerne immer noch eine Bemerkung hinterher, das ist ein meinetwegen langer Text, damit man es auch formatieren kann, da steht zum Beispiel drin: "Achtung laut klingeln, der Kunde hat eine Feier oder bitte nicht vor 19: 30 Uhr kommen" oder sowas ähnliches. Freies Eingabe Feld, das immer die Eingabe erlaubt von Sachen, die sonst noch nicht vor gedacht sind. Das Ganze ist der Entwurf einer Tabelle, dass heißt ich muss jetzt als erstes hingehen und das speichern, das geht hier oben. Und werde dann nicht nur nach dem Namen gefragt, die heißt jetzt Lieferungen, sondern wenn ich das mit OK bestätige, kommt noch eine Meldung von Access, die etwas zu einem Primärschlüssel sagt. Das interessiert mich im Moment nicht, vielleicht wissen sie auch noch gar nicht, wofür das gut ist, also möchten sie einen Primärschlüssel erstellen? Nein, was immer das sein mag und damit ist diese Tabelle gespeichert. Ich kann jetzt wechseln vom Entwurf in die Datenblattansicht und sie sehen aus den Zeilen sind jetzt Spalten geworden. Manche, wie die Menge, haben schon Standardwerte drin, man kann die hier oben bisschen breiter ziehen und jetzt kommt die eigentliche Eingabe.

Access 2016 Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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