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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Eine Tabelle anlegen

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Lernen Sie in diesem Video, wie Sie eine Tabelle anlegen und darin die Datentypen auswählen. Dazu legen Sie zunächst ein paar Felder in der Tabelle an.

Transkript

Ich werde jetzt hier in dieser leeren Access-Datenbank die erste Tabelle anlegen. Das Einzige, was ich schon gemacht habe, ist hier unter DateiOptionen dort für die aktuelle Datenbank ein Anwendungstitel einzutragen. Alles andere ist noch original. Und wenn ich eine neue Tabelle in Access einfügen möchte, dann muss ich hier im Menüband auf das Register "Erstellen" und hier auf "Tabellenentwurf" wechseln. Bitte nutzen Sie nicht das hier. Das erzeugt nämlich eine Tabelle, in der Datenblattansicht. Und Access rät dann, welchen Datentyp Sie meinen anhand der Daten, die Sie eingeben. Das ist eigentlich nichts für eine ernsthafte Access-Datenbankbenutzung, also dann gehen Sie bitte ehrlich hin und schreiben in Entwurf, was Sie brauchen. Das ist die Entwurfsansicht einer Tabelle, die auch entsprechend ein eigenes Register im Menüband mitbringt. Und eigentlich brauchen wir das hier dann auch nicht mehr. Das kann man also wegblenden. Bei mir haben praktisch alle Tabellen einen Primärschlüssel mit einem Auto-Wert. Und die Feldnamen beginnen mit dem Namen der Tabelle. Wenn ich also hier gleich die Tabelle "Personen" speichern werde, dann wird das Präfix dazu "perso" heißen. Und Auto-Werte heißen bei mir immer "ID", weil die automatisch ermittelt werden und dann als Identifyer gelten. Wenn ich eine Nummer selbst vergebe, zum Beispiel eine Personalnummer, die es schon gibt, dann würde ich die auch als "persoNummer" bezeichnen. Trotz allem würde ich immer empfehlen: Auch wenn Sie natürliche Schlüssel haben, machen Sie ruhig einen künstlichen, also Auto-Wert-Schlüssel, denn der ändert sich nie wieder. Wenn sich aus irgendwelchen Gründen dieser natürliche Schlüssel ändert, nämlich so etwas wie eine Personalnummer aus irgendeinem Grund geändert wird, dann haben Sie immer nur Ärger. Dieser Primärschlüssel ist nur innerhalb der Datenbank wichtig. Nach außen hat das niemanden zu interessieren. Den Feldnamen habe ich jetzt schon eingegeben, ich gehe mit der Tab-Taste weiter. Und weil ich schon weiß, was da drin steht und ich den Eintrag "AutoWert" haben will kann ich jetzt einfach ein "a" eingeben. Wenn Sie noch nicht wissen, was da drin steht, würden Sie hier ausklappen und sehen, das ist der erste Eintrag, der mit einem "a" beginnt. Ich möchte also die "persoID" in einem "AutoWert" einsetzen. Ein Auto-Wert - wenn ich das mit Tab bestätige - ist im Normalfall ein Long-Datentyp. Hier steht zwar "Long Integer", sagt aber kein Mensch mehr. Also ein Long-Datentyp dessen Eigenschaft darin besteht, dass er sich selbst weiterzählt. Der Versuch eines Datensatzes sozusagen wird bestraft. Wenn ich einen neuen Datensatz angebe und ihn noch nicht mal gespeichert habe, ist der neue Wert schon da. Da muss ich mich also nicht darum kümmern. da ein Auto-Wert praktisch selbstverständlich zu einem Primärschlüssel gehört. kann ich das hier in dieser Zeile direkt anklicken. Das sehen Sie an dem kleinen Symbol da vorne. Theoretisch ist die Tabelle jetzt schon, naja fertig nicht, aber speicherfähig. Das sollte ich also auch direkt machen, mit Klick hier oben. Jetzt vergebe ich den entsprechenden Namen. Für Tabellen, zur Identifikation ihres Typs reichen drei Buchstaben: "tbl" für Tabellen, "qry" für Abfragen, nämlich "queries" im Englischen. Da spare ich mir die fünf Buchstaben, das reicht immer. Nur bei den Bezeichnungen innerhalb der Tabelle geht einem sehr schnell die Idee aus, wie man die noch abkürzen kann. Nach dem "OK" ist diese Tabelle schon gespeichert aber noch nicht wirklich nutzbar. Sie sind nur im Entwurf für das Speichern zuständig, zur Laufzeit in der normalen Ansicht, sozusagen in der Datenblattansicht, die man ja hier wechseln kann, sind Sie nicht wirklich für das Speichern der Daten verantwortlich. Sobald der Benutzer die Zeile oder die Seite verlässt, wird der Datensatz gespeichert, wenn es irgendwie geht. Ich werde noch nicht alle Felder perfekt eintragen; ich fange mal mit den einfachen an. Also "persoTitel" und dann mit Return oder Tab weiter Das ist ein kurzer Text, deswegen das ist in Ordnung für mich. Maximal 255 Zeichen. Das werde ich nicht einschränken, denn natürlich kann es passieren, dass Sie da einen Prof. Dr. Dr. HC oder sonstige lange Ungetüme bekommen. Und ganz ehrlich, wir haben hier nicht so viel Personen, dass das ein Problem wäre, wenn das Platz vergeudet wird. Kann ich also so lassen. Mit Return und nochmal Return bin ich im nächsten Feld und da kommt jetzt "persoNameVor". Da gilt das Gleiche; ich kann das einschränken, aber wenn jemand gerne seine 25 Vornamen hier eintragen will, darf er das machen. Und gehe hier also durch, so dass ich jetzt den "persoNameZwischen" nenne ich das mal, das ist vor allem im amerikanischen Sprachraum üblich, das dort ein mittlerer Name üblich ist. Ich habe auch einen zweiten Vornamen, den ich also dort eintragen würde. Und dann erst gibt es den eigentlichen "persoNameNach". Natürlich muss ich dann auch "Nach" schreiben. Auch das ist ein kurzer Text. Das soll soweit erst mal reichen mit den eigentlichen Feldern. Ich habe in meinem Datenmodell schon vorgesehen, dass jetzt ein berechnetes Feld kommt. welches nämlich diesen Namen zusammenfasst. Da ist es ganz wichtig: Sie müssen nämlich diese Tabelle gespeichert haben, bevor Sie das berechnete Feld jetzt vom Assistenten einfügen lassen. Der kann nämlich die ungespeicherten Feldnamen, das sind diese vier hier, nicht sehen, wenn sie nicht gespeichert sind. Also unbedingt erst speichern. Und jetzt erst kann ich anfangen mit "persoName", und bei mir heißt das immer "Anzeigen". Das ist ein berechnetes Feld, was nachher für die Anzeige genutzt wird. Also kann ich hier auf "b" für "berechnet" gehen und wenn ich dann mit Return weitergehe, dann startet der Assistent sofort und schlägt vor, hier eins der Felder zu benutzen. Und die fehlen schlicht, wenn die Tabelle vorher nicht gespeichert war. Ich würde mich darauf beschränken, dass ich sage, hier zum Beispiel per Doppelklick, der Nachname soll angezeigt werden. verkettet mit in Gänsefüßchen einem Komma und Leerzeichen. Das sind diese doppelten, die echten Gänsefüßchen, wenn das nicht zu erkennen ist. wiederum verkettet mit dem, Doppelklick, "persoNameVor". Das ist im Moment meine Formel und nach dem "OK" sehen Sie, dass sie da unten eingetragen wird und dort könnte man sie auch später ändern. Das will ich noch schnell testen. Also erstens muss ich speichern, denn wenn ich jetzt in die Datenblattansicht wechsle, werde ich sowieso genötigt. Und zweitens ist das auch sinnvoll, damit all das, was Sie gemacht haben, gesichert ist. Also, hier an dieser Stelle kann ich die Spaltenbreiten ändern, aber nur dann, wenn ich gut treffe. Mit Escape kriegen Sie dieses kleine Popup-Menü wieder weg. Und ich werde jetzt nur mal zum Vorführen ein paar Tests machen. Also einen Titel hat mein erster nicht, der Vorname ist "Willi" und Sie sehen jetzt, sobald ich die Zelle verlasse, mit Tab-Taste, steht hier schon der Teil der Berechnung. Einen Zwischennamen hat er nicht aber einen richtigen Namen. Und damit ist es jetzt komplett. In diesem Feld kann ich nicht schreiben, auch wenn es erst mal so wirkt. Aber ich versuche jetzt hier irgendetwas einzugeben und dann steht hier unten sowieso, das ist automatisch schreibgeschützt, weil nämlich berechnet. Der Auto-Wert hat eine "1" erzeugt und Sie sehen das, wenn Sie jetzt darauf achten: Sobald ich anfange, diesen Datensatz einzugeben, der befindet sich noch im Schreibzugriff, wird die zweite Nummer schon vergeben. Und ich erfinde hier mal die zweite Person. Das Speichern des Datensatzes findet automatisch statt, noch ist er ungespeichert, ich sehe den Stift, findet automatisch statt, wenn ich ihn verlasse. Das ist entweder durch Mausklick hier, durch Pfeil rauf und runter, oder wenn Sie im letzten Feld wären, mit Return-Taste verlassen Sie das. Ich gehe jetzt mal einfach eine Zeile tiefer. dann ist dieser Datensatz, der war das vorhin schon, dieser Datensatz automatisch gespeichert. Das funktioniert genauso, ich mache mal einfach ein "x" dran, wenn ich hier einfach die Tabelle schließe, dieses Fenster. Dann muss vorher der Datensatz verlassen werden und damit wird zwingend gespeichert. Ich kann also hier schließen. Die Layout-Frage, die jetzt kommt, betrifft die Spaltenbreiten. Die sieht man normalerweise nicht. Und wenn ich jetzt hier nachgucke, sehe ich hier diese Tabelle, die ich mit einem Doppelklick ganz einfach wieder in die Datenblattansicht öffnen kann und Sie sehen, es ist gespeichert. Und das die Layout-Frage nicht kommt, sehen Sie, wenn ich jetzt das "x" wieder entferne und einfach mit hier diesem "x" das Fenster schließe. Das war nur, weil ich eben die Spaltenbreiten geändert habe. Das ist sozusagen die Minimalst-Tabelle. Ein paar Texte, ein berechnetes Feld paar Daten eintragen und das reicht erstmal.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Meistern Sie die hohe Kunst der Access-Tabellen. Lernen Sie, Tabellen mit speziellen Datentypen, berechneten Felder, Indizes und Verknüpfungen weiterzuentwickeln.

2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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