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Office 365 für Anwender in Unternehmen: Überblick

Eine Besprechungsanfrage über Office 365 erstellen

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Sie können über Outlook und die Office 365-Oberfläche Ihre Termine verwalten. Außerdem lassen sich Besprechungsanfragen online erstellen und Besprechungsräume reservieren. Die Termine werden automatisch mit der Desktop-Anwendung von Outlook synchronisiert.
05:19

Transkript

Eine Besprechungsanfrage muss nicht unbedingt über die Desktop-Anwendung von Outlook erfolgen. Sie können auch über die Oberfläche von Office 365 Besprechungsanfragen vorbereiten und erstellen. Wie Sie eine Besprechungsanfrage erstellen und zusätzlich einen Raum reservieren, zeige ich in diesem Video. Besprechungsanfragen werden über den Kalender organisiert. Ich habe wieder die Möglichkeit, die Kachel "Kalender" hier direkt anzuklicken, oder auch über den App-Launcher direkt in den Kalender zu wechseln. Der Kalender in Office 365 ist so aufgeteilt, dass Sie hier im oberen Bereich einen Navigationskalender haben. Sie können hier in die Vergangenheit blättern. Sie können aber auch in die Zukunft blättern. Im unteren Bereich werden Ihnen erstmal verschiedene Ansichten dargestellt. Es gibt einmal den Kalender. Das ist Ihr persönlicher Kalender. Dann gibt es eine Ansicht "Feiertage in Deutschland". Das muss allerdings über die Optionen einmal hinzugefügt werden. Und "Geburtstage", das ist eine andere Ansicht. Wenn ein Kalendereintrag als Geburtstag markiert wurde, dann wird eine gefilterte Sicht daraus generiert. Im unteren Bereich sehen Sie die Gruppen. Wenn bei Ihnen Office-365-Gruppen beziehungsweise Outlook-Gruppen angelegt wurden, können Sie auf die Kalender der jeweiligen Gruppe zugreifen. Ich wähle jetzt nur mal den "Projektteam-Office"-Kalender aus, aber hier gibt es keine Termine. Wenn ich jetzt meinen Kalender auswähle, dann sehen Sie: Hier sind schon zwei Termine eingetragen. Um eine Besprechung zu planen, kann ich entweder doppelt auf einen Tag klicken, oder alternativ in der Symbolleiste hier oben die Schaltfläche "Neu" wählen, und hätte auch hier die Möglichkeit, wie in der Desktop-Anwendung von Outlook den Terminplanungs-Assistenten aufzurufen. Und im linken Bereich kann ich jetzt festlegen, wann genau das Meeting beziehungsweise die Besprechung stattfinden soll. Ich wähle einfach mal den Donnerstag, 21.7. Das Ganze soll um 9 Uhr starten und geht auch nur eine halbe Stunde. Und ich habe jetzt die Möglichkeit, hier Teilnehmer hinzuzufügen. Und, was auch nochmal ganz wichtig ist, ich habe hier unten die Möglichkeit, Räume hinzuzufügen. So, ich klicke einmal hierauf. Und im Hintergrund werden jetzt nur frei verfügbare Räume ausgewählt Wenn ich auf "Alle Räume anzeigen" gehe, dann werden mir alle verfügbaren Räume beziehungsweise alle Besprechungsräume, die wir hier angelegt haben, angezeigt, und ich sehe, dass zum Beispiel der Raum "Alster" gebucht ist. Der ist nicht verfügbar. Nur der Raum "Michel" wäre frei. Dann wähle ich den "Michel" aus und klicke oben auf "OK". Nun verfasse ich noch einen Text, also, worum es geht. Zusätzlich kann hier im Formular auch ein Serientermin erstellt werden, im Bereich "Wiederholen". Wenn beispielsweise jeden Montag ein Meeting anliegt, kann dies im Bereich "Wiederholen" festgelegt werden. Im Bereich "Kalender speichern" kann festgelegt werden, in welchem Kalender dieser Termin gespeichert werden soll, zum Beispiel "Geburtstage", "Feiertage" oder im persönlichen Outlook-Kalender. Auch die Erinnerungs-Funktion kann aktiviert werden, sodass rechtzeitig an den Termin erinnert wird. Ich setze das gerne auf den Tag direkt vor dem Termin. Wichtig ist auch der Bereich "Anzeigen als", dass wir hier unsere Verfügbarkeit festlegen. Wenn ich einen Termin nur organisiere, aber nicht an diesem Termin teilnehme, stehe ich anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung und wähle den Eintrag "Frei". So, wenn ich jetzt alles soweit eingetragen habe, dann klicke ich hier oben auf "Senden", und jetzt wechsle ich nochmal zusätzlich in mein Outlook und wechsle hier nochmal in den Kalender, und hier sehen Sie sofort, dass der Termin ebenfalls eingetragen ist. Also, das wird wirklich eins zu eins synchronisiert. Jetzt warte ich im Endeffekt nur auf die Zusagen. Ich wechsle nochmal kurz in meinen Posteingang, und ich sehe auch hier, dass der Raum "Michel", also der Besprechungsraum "Michel", dass hier die Anfrage angenommen wurde. Somit ist dieser Raum jetzt auch für uns gebucht. Und da kann jetzt nichts mehr dazwischenkommen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie eine Besprechungsanfrage über die Office-365-Umgebung anlegen können, und wie Sie zusätzlich einen Raum reservieren können.

Office 365 für Anwender in Unternehmen: Überblick

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1 Std. 18 min (18 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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