Office 365: OneNote Grundkurs

Ein neues Notizbuch erstellen

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Durch das Erstellen eines neuen Notizbuchs lernen Sie zunächst die unterschiedlichen Speicherorte kennen, die Sie zur Ablage eines Notizbuchs verwenden können.
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Transkript

Das Erstellen neuer Notizbücher gestaltet sich in OneNote 2016 durchaus sehr einfach. Mit einem Klick auf Datei und Neu haben wir in diesem Fall unterschiedliche Speicherorte zur Auswahl. Dies unterscheidet OneNote 2016 von den unterschiedlichen OneNote Apps für unterschiedliche Geräte, denn in diesem Fall haben wir die Möglichkeit unsere lokale Festplatte, also diesen PC als Speicherort zu definieren. Als erstes einfaches Beispiel erstelle ich mir ein Notizbuch für meine Einkäufe. Im nächsten Schritt erscheint das neue Notizbuch Einkäufe in meinem Menü der geöffneten Notizbücher. Im nächsten Schritt wollen wir uns die Eigenschaften unseres Notizbuches anschauen. Hier können wir zunächst, wenn wir das möchten, den Anzeigenamen verändern, unserem Notizbuch eine andere Farbe zuweisen, vielleicht möchten wir gerne über die Farbe eine bestimmte Bedeutung oder Klassifikation mitgeben, und ich kann, wenn ich das möchte, den Speicherort ändern. Standardmäßig werden Notizbücher, die auf der Festplatte abgelegt werden, in einem bestimmten Dokumentenverzeichnis abgelegt. Dort navigieren wir jetzt mal hin, über Dokumente auf den Ordner OneNote Notizbücher, und jetzt sehe ich hier einen Ordner Namens Einkäufe. Wenn wir in diesen Ordner Einkäufe hineinschauen, verstehen wir sehr schnell, wie in OneNote Inhalte aus der Explorer Perspektive dargestellt werden. Aus der Perspektive des Windows Explorers ist ein Notizbuch ein Ordner. Wenn ich nun daherghe, um neue Abschnitte zu erstellen, die durchaus einige Seiten enthalten können, und ich schaue nun erneut in diesen Ordner hinein, sehen wir neue sogenannte OneNote Abschnittsdateien. Diese repräsentieren die Abschnitte des Notizbuchs auf der Datei-Ebene, außerdem enthält jedes Notizbuch eine sogenannte OneNote Inhaltsverzeichnis-Datei. Diese benötige ich, wenn ich nun beispielsweise dieses Notizbuch schließe, um es anschließend wieder öffnen zu können. Wenn ich nun meine Einkaufsliste mit Inhalten befüllen möchte, beispielsweise ich gehe daher und sage ich möchte mit der Kalenderwoche 01 anfangen, und habe hier meine Einkaufsliste für den Supermarkt und lege los mit Gemüse und Obst, und außerdem Schokolade, dann kann ich in dem Fall auf eine Markierung und eine entsprechende Kategorie zurückgreifen, um aus dieser Liste eine Checkliste zu machen. Nun habe ich leider persönlich heute keine Zeit einkaufen zu gehen, das macht mein Mitbewohner für mich. Um diese Einkaufsliste nun an ihn zu Verfügung zu stellen, muss ich zunächst einmal über die Funktionalität "Freigabe" das Notizbuch an einen zentralen Ablageort in dem Fall OneDrive verschieben. Grundsätzlich habe ich auch die Möglichkeit, einen SharePoint zur Ablage zu verwenden. Ein SharePoint ist allerdings ein geeigneter Ablageort für Geschäftsdaten und Geschäftsdokumente. Da sich hier um einen privaten Kontext handelt, wähle ich Microsoft OneDrive, auch OneDrive personal genannt. In dem Fall muss ich mich auch hier wieder mit einem Microsoft Account anmelden, keine Sorge diese müssen Sie nur einmal machen und nun können Sie über einen Knopfdruck dieses Notizbuch von Ihrer lokalen Festplatte nach OneDrive verschieben. Abschließend bekommen wir die Erfolgsmeldung, dass das Notizbuch nun auf dem neuen Speicherort synchronisiert wird. Und nun, haben wir die Möglichkeit, durch die Eingabe einer E-Mail-Adresse unter Notizbuch mit anderen Personen zu teilen. Wenn wir nun einen Blick in den Explorer werfen, werden Sie sehen, dass allerdings in dem Verzeichnis, in dem wir uns gerade befunden haben, unser Notizbuch "Einkäufe" immer noch da ist. Das bedeutet dieser Speicherort existiert nach, wie vor, er hat nur seine Rolle verändert. denn in diesem Verzeichnis werden ab sofort die Offline-Versionen Ihres Notizbuches "Einkäufe" vorgehalten. Das bedeutet, wenn Sie einmal nicht über eine Internetverbindung verfügen, können Sie über diese lokal gespeicherten Inhalte nach, wie vor, auf das Notizbuch "Einkäufe" zurückgreifen. Darüber hinaus haben wir jetzt zusätzlich die Möglichkeit über Microsoft OneDrive auf dieses zentralisierte Notizbuch zuzugreifen. Auch hier melde ich mich mit meinem Microsoft Account an und anschließend wird unter dem Verzeichnis "C, Benutzer und OneDrive" ein entsprechendes Verzeichnis eingerichtet, welche Sie verwenden kann, um auch offline auf unterschiedliche Inhalte, innerhalb von OneDrive zuzugreifen. Das heißt hier, habe ich eine Perspektive auf meine Dokumente, die in der Cloud gespeichert werden, die sich, aber dennoch als lokale Sicherheitskopie auf meinem Computer befinden und hier sehe ich auch wieder meine Einkäafe. In diesem Fall sehe ich das Notizbuch allerdings nur als eine internetverknüpfung. Das heißt aus dieser Perspektive komme ich nicht besonders gut an die Inhalte heran. Alternativ empfehlt es sich direkt über "onedrive.com" zu gehen und in dem Fall das Einkäufe-Notizbuch zu öffnen und über OneNote Online direkt im Browser die Checkliste zu bearbeiten. Nun haben wir also die Voraussetzung geschaffen, dass mehrere Leute mit unterschiedlichen Geräten sogar gleichzeitig auf einen Datenbestand nämlich unsere Einkaufsliste für den supermarkt zugreifen können. Dazu mussten wir nichts weiter tun, als ein Notizbuch zu erfolgen und dies freizugeben. Was also bedeutet, wir verschieben das Notizbuch an einen zentralen Speicherort, in dem Fall Microsoft OneDrive. Und schon haben wir alle Voraussetzungen für einen effizienten Datenaustausch geschaffen.

Office 365: OneNote Grundkurs

Nutzen Sie OneNote in Office 365 für die Erfassung und Verwaltung Ihrer Notizen.

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Erscheinungsdatum:14.10.2016

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