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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Ein Kombinationsfeld für Fremdschlüssel anlegen

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Die Auswahl des Wertes für den Fremdschlüssel wird durch ein Kombinationsfeld erleichtert, das die möglichen Primärschlüssel als Liste anzeigt.

Transkript

Die referentielle Integrität zwischen diesen beiden Feldern, also dem Primärschlüssel hier und dem Fremdschlüssel dort, sorgt dafür, dass ich in diesem Feld jetzt keine ungültigen Daten mehr eingeben kann. Ungültige Daten sind diejenigen, die da oben nicht vorkommen. Wenn ich also jetzt nachgucke in der Tabelle "Funktionen", gibt es hier die IDs von eins bis zehn, das lässt sich ja noch schön merken, und hier in der Tabelle "Personen" soll ich jetzt hier eine Funktions-ID zitieren. Ich könnte jetzt zum Beispiel die "1" nehmen und wenn ich jetzt eine Zeile tiefer klicke, ist alles in Ordnung, ich durfte diesen Datensatz speichern. Jetzt versuche ich einen ungültigen Datensatz, alles über zehn ist ungültig, und versuche die Zeile zu verlassen und kann das nicht speichern. Das ist nicht besonders lesefreundlich, das was hier steht, ist eine technische Angabe, aber immerhin weiß ich, in diesem Feld ist etwas nicht in Ordnung. Das Problem ist, ich erfahre das nicht beim Verlassen dieses Feldes, so wie es jetzt wirkt, sondern es kann auch sein, dass ich hier weitergearbeitet habe und irgendwo am Ende der Zeile jetzt versuche, eine Zeile tiefer zu kommen oder in irgendeiner Form zu speichern, auch der Klick hier vorne würde versuchen zu speichern, und da erfahre ich jetzt nicht, welches Feld betroffen ist. Als Entwickler kann ich ahnen, dass eine Tabelle "tblFunktionen" mit einem Feld "persofunktIDRef" zusammenhängt. Aber es ist für einen normalen Benutzer nicht besonders hilfreich. Das, was er zuerst machen muss, ist entweder zu wissen, welches Feld er hier löschen muss mit der Entfernen-Taste oder mit der Escape-Taste diese Feldänderung und beim zweiten Escape jede weitere Änderung an dem Datensatz zu verlieren. Das ist sozusagen die Notbremse, wenn man gar nicht mehr weiter weiß, mit ein- oder zweimal Escape-Taste kommt man immer heraus, eben dann unter Verlust der Änderung, die man als letztes gemacht hat. Das ist also zwar technisch in Ordnung, aber überhaupt nicht hilfreich. Ich möchte jetzt hier statt eines Textfeldes, wo ich raten muss, welche Daten erlaubt sind, eine ComboBox machen, eine Dropdown-Liste, eine Ausklappliste, wie immer Sie die nennen wollen. Ich muss also für die Tabelle "Personen", bei den Fremdschlüsseln nämlich in die Entwurfsansicht wechseln und hier für dieses Fremdschlüsselfeld in das Register "Nachschlagen" wechseln. Dort steht normalerweise "Textfeld" und das, was ich jetzt hier ausklappe, ist genau das, was ich haben möchte. Die ComboBox, Dropdown-Liste, wie immer Sie das nennen wollen, hier die deutsche Bezeichnung "Kombinationsfeld", und erst dann sehen Sie den ganzen Rest. Nur damit ich einmal darüber geredet habe, "Listenfeld" und "Kombinationsfeld" sind fast identisch. Das Kombinationsfeld kann breiter sein und erlaubt eine zusätzliche Eingabe. Das Listenfeld ist so schmal, wie die Spalte, und deswegen nutze ich das nie. Sie werde sehen, dass das wichtig ist, das Kombinationsfeld breiter zu machen, deswegen möchte ich an der Stelle diese direkt benutzen. Dann muss ich angeben, wo die Daten herkommen, die da jetzt ausklappen sollen. Na ja, das ist ganz einfach, das Feld heißt "persofunktIDReferenz", also muss ich irgendwie auf "funkt" zugreifen können und das ist bei mir eine Tabelle "Funktionen". Die können Sie hier aus der Liste auswählen. Es können Tabellen oder Abfragen sein, Abfragen gibt es hier im Moment noch nicht und mit Tab bestätige ich das. Und auch wenn ich jetzt noch nicht fertig bin, werde ich Ihnen zwischendurch immer zeigen, was passiert ist und was nicht. Dieses Smarttag hier können Sie ignorieren, das schlägt Ihnen vor, alle Änderungen an diesem Feld auch in schon vorhandenen Formularen und Berichten weiterzureichen. Haben wir nicht, deswegen passiert da nichts. Also nach dem Speichern wechsle ich wieder in die Datenblattansicht. Auf dem ersten Blick denkt man, es ist überhaupt nichts passiert – doch! Sobald Sie jetzt hier hineinklicken, gibt es hier eine Ausklappliste mit einem Pfeil und auch wenn Sie das Gefühl haben, das kann noch nicht alles sein, sie ist immerhin schon richtig. Sie enthält die Nummern eins bis zehn, alle gültigen. Ich kann jetzt also eine davon auswählen und die Zeile verlassen und alles ist gut. Ich bin noch nicht richtig weiter, ich weiß nämlich zwar jetzt, welche Nummern gültig sind, aber nicht, was sich dahinter verbirgt, und muss also wieder in den "Entwurf" wechseln. Und das liegt daran, dass ich die angezeigten Spalten, die Spaltenanzahl auf "1" stehen habe. Stellen Sie die auf "2" und Sie sehen dann auch, die zweite Spalte aus der Tabelle "Funktionen". Achtung, nicht mit der Eigenschaft "Gebundene Spalte" verwechseln. Die gibt an, welche Spalte aus der Liste nachher gespeichert wird. Die bleibt bei mir immer auf "1" stehen, aber ich will zwei Spalten sehen. "Speichern", "Datenblattansicht" und jetzt sieht es ein bisschen anders aus, Leider enthält die Tabelle "Funktionen" in der zweiten Spalte eine Referenz auf die Hierarchie, hat mir also noch nicht wirklich geholfen. Wenn ich hier einmal zwischendurch nachgucke, ich sehe jetzt diese beiden Spalten, sehen würde ich gerne diese, meinetwegen auch noch die. Also sagen wir einmal, vier Spalten will ich haben, im Entwurf kein Problem, da stelle ich es eben auf "4" und da, endlich, habe ausgeklappt alle vier Spalten. Bevor Sie jetzt auf die Idee kommen, "oh, damit ich etwas lesen kann, muss ich es breiter machen", das ist genau der Vorteil der Kombinationsfelder, der ComboBoxen, die können breiter, als die Ursprungsspalte sein. Vor allem will ich diese Spalte gar nicht sehen. Also gehe ich in den "Entwurf" und erkläre hier bei "Spaltenbreiten", dass die erste Spalte, es ist in Zentimetern, meinetwegen 0,5 Zentimeter breit sein soll. Die Einheit kommt gleich automatisch. Da wird es auch einen Rundungsfehler geben, den Sie ignorieren können. Semikolon, die zweite Spalte will ich gar nicht sehen, "0". Semikolon, die dritte braucht ein bisschen Platz, sagen wir 3 Zentimeter, und die vierte, der gönnen wir auch noch einmal 3 Zentimeter. Mit dem Return werden Sie wohl die "cm" ergänzen, als auch hier die "01" als Rechenfehler. Und wenn ich es jetzt anzeige, dann werden Sie sehen, ich kann das gleich deutlich schmaler machen, dann muss ich jetzt noch ein bisschen Platz dranhängen, also 3 Zentimeter ist wohl ein bisschen wenig. 0,5 vielleicht auch, also sagen wir "1", "4" und "4". Dann habe ich meine Maße, das ist schriftabhängig, deswegen muss man da ein bisschen probieren. Also "1", dann "0" müsste ich in genauer Weise sagen, "4" und "4". Trotzdem wird es noch nicht richtig zufriedenstellend sein, denn ich habe jetzt, wenn ich beispielsweise, dann muss ich aber genau treffen, diese ganze Spalte ein bisschen schmaler mache, das reicht ja für die Zahl und für die Überschrift, dann sehen Sie, gibt es hier einen weiteren Rollbalken, einfach weil die ComboBox, dieses Kombinationsfeld zu schmal ist. Dem muss ich einzeln erklären, dass die Spaltenbreiten zusammen, 1+0+4+4, 9 Zentimeter sind und die Listenbreite, nämlich das Ausgeklappte, nicht automatisch so breit, wie die Spalte im Original sein soll, sondern die Summe der Spaltenbreiten. Wenn Sie Nachkommastellen haben, sagen wir zum Beispiel diese "0,5", die ja immer das Rundungsproblem haben, dann ist die Summe aus 0,5 und 4 und 4 auch 9. Dann wird es zwar hinten angehängt, aber sobald Sie sich um Bruchteile verrechnen in der Summe, haben Sie sofort den Rollbalken wieder. Also nehmen Sie die nächst größere ganze Zahl, die über dieser Summe liegt. Hier will ich jetzt sowieso eins haben und im Grunde können Sie sogar die letzte weglassen, die kriegt nämlich sowieso den Rest. Also, wenn ich 1 und 4 rechne, sind es 5 und die Listenbreite sind 9, kriegt die den Rest, dann sind Sie auf der sicheren Seite, und zwar völlig egal, ob Sie die angeben oder nicht, die vierte. Und jetzt sieht es schon deutlich besser aus. Ich kann hier die eigentliche Spalte sehr schmal halten und trotzdem hier in der Liste alles sehen. Im Moment steht die Liste auf 16 Zeilen. Ich kann die auch gerne auf 50 stellen, wenn der Bildschirm groß genug ist. Das wird im Moment kein Problem machen, erst wenn Sie mehr als 50 Zeilen haben, erscheint überhaupt ein Rollbalken. Um Ihnen das zu zeigen, mache ich die Zeilenzahl etwas kleiner und dann sehen Sie, hier gibt es automatisch einen Rollbalken. Je größer die Zahl ist, also 50 würde ich nicht nehmen, es sei denn, Sie haben wirklich Riesenbildschirme, dann werden nämlich immer 50 Daten auch sofort geladen und wenn Sie viele von diesen Kombinationsfeldern haben, dann kann das auch sehr lästig sein. Also 16, oder ich stelle das eher auf 20, einfach nur, weil es eine runde Zahl ist, ist schon eine gute Eintragung. Hier kann ich jetzt also soweit zufrieden sein mit meiner Liste. Ich habe eine Auswahl, dann sollte man immer auch testen, dass sie funktioniert. Also, die erklären wir einmal zur Ernährungsberaterin. Das ist jetzt Zufall, dass ich die untereinander durchnummeriere. Dann machen wir das einmal beliebig anders und kann jetzt hier mit jedem Anklicken sofort sehen, wen ich meine. Nicht im eingeklappten Zustand, denn gespeichert wird die Zahl, aber ausgeklappt sehe ich sofort, und zwar auch mehrspaltig, was sich hinter dieser Fremdschlüsselzahl verbirgt.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

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2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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