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SharePoint Online Grundkurs

Ein Dokument mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten

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Das zeitgleiche Arbeiten an umfangreichen Dateien, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden müssen, ist sehr praktisch. Erfahren Sie, wie mehrere Personen zeitgleich auf ein Dokument zugreifen oder wie Sie ein Dokument für die alleinige Bearbeitung reservieren können.
07:39

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie zeitgleich mit einer, oder mehreren Personen an einem Dokument arbeiten können oder alternativ ein Dokument für die alleinige Bearbeitung reservieren können. Vielleicht kennen Sie die Situation, Ihre Kollegen und Sie müssen ein umfangreiches Dokument, oder eine Presentation zu einem bestimmten Termin fertigstellen. Sie nehmen Ihre Einträge und Änderungen am Dokument vor und senden die Datei, nachdem Sie sie bearbeitet haben an den nächsten Kollegen. Dieser nimmt ebenfalls Änderungen und Einträge vor und sendet die Datei zum nächsten Kollegen. Eine Sirutation, die man aus allen Bereichen eigentlich kennt. In SharePoint und RunDrive for Business ist es möglich zeitgleich auf ein Dokument zuzugreifen und gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. In meinem Beispiel öffne ich einmal das Fachkonzept. Ich öffne das Dokument einmal direkt in meinem Word und blättere einfach mal hier direkt zur Einleitung, denn dafür ist meine Kollegin die Susie Fröhlich zuständig und nun warte ich kurz, dass Sie sich auch dieses Dokument öffnet und daran arbeitet. Oh ja, meine Kollegin hat sich angemeldet. Mir wird hier im oberen Bereich gleich angezeigt, wer an diesem Dokumet arbeitet. Ich kann über freigeben auch mir das nochmal direkt einblenden lassen. In diesem Fall schließe ich diesen Bereich noch einmal und wechsle nochmal zur Einleitung. Ich habe hier im oberen Bereich, in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Diskette mit dem Aktualisierungspfeil. Ich klicke dort mal rauf und ich sehe tatsächlich, hier wurde jetzt direkt im Dokument gearbeitet. Normalerweise müsste mir das auch gekennzeichnet werden, dass meine Kollegin dort online ist. Aaa, jetzt es hat etwas gedauert mit der Übertragung, aber Sie sehen, hier habe ich jetzt die Info, dass die Susie Fröhlich an dieser Zeile arbeitet, an diesem Absatz und ich hätte jetzt die Möglichkeit ebenfalls meinen Text hier im Fachkonzept einzubinden. Das bedeutet wir können zeitgleich an diesem Dokument arbeiten. Wir haben das auch aktuell schon mit neun bis zehh Personen versucht. Es funktioniert, aber ich kann Ihnen wirklich nur den Tipp geben, dass Sie im Vorwege die Datei so aufgliedern, wie ich das jetzt schon gemacht habe. Das ist also wirklich bei einem großen Dokument, dass Sie dort eine Einleitung haben, dann haben Sie verschiedene Überschriften, so dass jeder Mitarbeiter eigentlich genau weiß zu welchem Bereich er seine Inhalte einbindet. So kommen Sie sich da nich in die Quere, dass vielleicht jemand versehentlich einen Absatz von Ihnen löscht, während Sie da fleißig am Eingeben sind. Ich aktualisiere zwischendurch nochmal. Ach, die Susie Fröhlich arbeitet jetzt nicht mehr an diesem Dokument, das wird mir auch angezeigt. Und jetzt müsste der Absatz auch freigegeben sein, so dass ich ihn bearbeiten kann. Ich schließe dieses Dokument auch einmal und wechsle nochmal in die Bibliothek. Hier nochmal ein kleiner Hinweis, wenn es um Excel Arbeitsmappen geht und zwar wenn Sie Excel Arbeitsmappen zeitgleich bearbeiten möchten, so müssen bei Ihnen wirklich die ehemaligen Web Apps, die heißen jetzt Office Online Server, konfiguriert sein, denn das zeitgleiche arbeiten in Excel funktioniert nur in Excel Online. Also nicht so wie in Word, dass man also die Desktopanwendung öffnen kann. In Excel werden die Änderungen sofort angezeigt und auch gespeichert, also da funktioniert es wirklich nur in Excel Online. Damit ist ein Anwendungsfall gegeben der ganz praktisch ist also wenn wir umfangreiche Dokumente zeitgleich bearbeiten müssen, so funktioniert das auch. Jetzt gibt es aber auch noch einen anderen Anwendungsfall, wo ich alleine an einem Dokumet arbeiten möchte, ohne dass Kollegen zeitgleich auf das Dokument zugreifen können und genau hier setzen Sie das sogenannte Auschecken von Dateien ein. Wenn ich ein Dokument für mich alleine bearbeiten möchte, beziehungsweise für die Bearbeitung reservieren möchte, so muss ich das Dokument auschecken. Also ich aktiviere hier ein Dokument, also ich wähle es aus, wechsle dann in der jeweiligen Menüleiste über die drei Punkte und wähle hier im Menü einmal den Befehl auschecken. Das Dokument verändert sich soweit nicht, sondern nur das Symbol. Das Word-Symbol erhält hier ein kleines grünes Symbol mit einem weißen Pfeil und in dem Augenblick wird allen Mitgliedern dieser Wbsite, allen Personen, die hier mitarbeiten dürfen dargestellt, dass eben halt hier die Datei ausgecheckt ist. In diesem Fall kann ich die Datei anklicken. Ich könnte sie im Browser, oder eben halt auch in der Desktopanwendung von Word bearbeiten. Meine Kollegen können die Datei öffnen, erhalten sie aber nur im Schreibschutz geöffnet. Also Sie haben keine Möglichkeit das jetzt zu bearbeiten, solange ich die Datei nicht wieder eingecheckt habe. Ein wichtiger Hinweis aber auch noch einmal. Solange ich das Dokument ausgecheckt habe und ich bearbeite das Dokument und speicher meine Änderungen nur, dann sehen auch meine Kolleginnen und Kollegen die Änderungen nicht. Ich muss also das Dokument einmal kurz einchecken, damit die Änderungen am Dokument eben halt auch von den Kollegen gesehen werden können. Ich checke das Dokument gleich ein. Ich werde einmal ganz kurz eine Änderung vornehmen. Ich setz das nochmal in Anführungszeichen und wechsle zurück in die Bibliothek. Jetzt wähle ich die Datei aus, klicke nochmal auf die drei Punkte und wähle jetzt einchecken. Jetzt habe ich hier die Möglichkeit ein Kommentar hinzuzufügen. [typing] Und checke die Datei wieder ein. Wenn Sie das Dokument direkt in der Word Desktopanwendung bearbeitet haben, dann er scheint beim speichern und beim schließen noch ein Dialog und dort werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument nach dem kurzen Einchecken weiterhin ausgecheckt belassen wollen. Das ist also nur dafür, dass die Mitarbeiter ihren aktuellen Eintrag, beziehungsweise ihre Änderung im Dokument auch direkt sehen können. Danach bleibt das Dokument aber ausgecheckt, wenn Sie das so möchten.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Hersteller:
Software:
SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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