Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Ein Anlagefeld definieren

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Um beispielsweise Fotos einer Person in der Adressdatenbank zu speichern, sollten diese Bilder in ein Anlagefeld eingefügt werden. Ein derartiges Feld ist in der Lage, eine Art Dateiverwaltung dieser in der Datenbank enthaltenen Dateien anzuzeigen.

Transkript

Ich möchte die Tabelle "Personen" noch um ein weiteres Feld ergänzen. Also per Rechtsklick in die Entwurfsansicht, und da wird es jetzt vor allem ein bisschen knapp. Ich mache das mit Doppelklick hier oben einmal ein bisschen großzügiger, sodass Sie das Menüband nicht sehen, und werde das neue Feld erst einmal dahinter legen. Sie sehen gleich: Ich kann das in der Reihenfolge verschieben. Nämlich ein Foto. Genau genommen möglicherweise mehrere. Deswegen werde ich das auch schon einmal im Namen hinterlegen. Also "persoFotos". Und da muss ich jetzt überlegen, welchen Datentyp ich benutzen will. In den früheren Access-Versionen gab es diesen Datentyp: OLE-Objekt. "OLE" ist die Abkürzung für "Object Linking and Embedding", wobei das "Linking" nicht ganz richtig ist, aber "Embedding", also nicht verknüpft, aber eingebettet. Und das bedeutet, aus Access-Sicht ist da hier ein großer Haufen Bytes, mit denen es nichts anfangen kann. Da steht ganz am Anfang, wer zuständig ist. Sagen wir Paint oder Excel oder Word. Und wenn jemand die Bytes benutzen will, dann wird dieser ganze Haufen dem entsprechenden Programm vor die Füße geworfen. Heißt auf Deutsch: Dieses Objekt stört Access eigentlich innerhalb der Daten. Es nimmt viel Platz in Anspruch und kann nur dann genutzt werden, wenn das auch in irgendeiner Form ein Zielprogramm hat. Wenn Sie also einen Rechner haben, wo beispielsweise ein Visio- Objekt hierin gespeichert ist, und dort ist kein Visio installiert, dann können Sie es ohnehin nicht benutzen. Vor allem ist es sehr platzraubend und sehr unspezifisch. Viel besser ist das neuere Feld, das es seit einigen Versionen gibt, welches "Anlage" heißt. "Anlage" im Sinne von E-Mail-Attachment-Anlage, nämlich die Möglichkeit, so eine Art Dateisystem hierin zu haben. Die werden nicht im normalen Betriebssystem in den Dateien gespeichert, sondern innerhalb von Access, aber sie fühlen sich wieder wie richtige Dateien an. Wenn ich auf "Anlage" stehe, gibt es gar nicht viel einzuschalten, außer gleich der Beschriftung. Vor allem will ich es jetzt an der richtigen Stelle haben, also hier klicken und gedrückt dazwischen schieben. Sie sehen, Sie können auch hier die Reihenfolge der Felder ändern. Jetzt gehe ich mit Doppelklick mal wieder auf die komplette Menübanddarstellung und muss das Ganze erst einmal speichern. Dieses Anlagefeld unterscheidet sich deutlich von anderen. Das sehen Sie in der Datenblattansicht. Wenn ich nämlich jetzt hierhin fahre, das ist das Anlagefeld. Es scheint schon einmal keine Überschrift zu haben. Da ist diese eigenwillige Büroklammer. Das will ich als Erstes ändern. Also, hier in der Entwurfsansicht schreibe ich eine Beschriftung hinein. Normalerweise ist es andersherum. Wenn ich nichts schreibe, bei der Beschriftung, dann steht der Feldname da oben. Wenn ich also gezielt etwas anderes haben will, dann muss ich eine Beschriftung wählen. Das machen sehr viele. Ich sehe gerne die echten Feldnamen. Beim Anlagefeld ist es anders. Wenn Sie den Feldnamen sehen wollen, dann müssen Sie ihn bei der Beschriftung eintragen. Und auch wenn er hässlich und technisch ist, will ich ihn ausdrücklich sehen. Ich kann das in jedem Formular wieder ändern. Aber für zumindest die Darstellung der Tabelle möchte ich das so beibehalten, sodass ich jetzt also, nachdem ich gespeichert habe, in der Datenblattansicht endlich sehe, wie bei den anderen auch, diesen Feldnamen. Die Besonderheit bei diesem Feld ist, dass, was immer darin gespeichert wird, in der Tabelle sowieso nicht angezeigt wird. Und ich kann mit einem Doppelklick darauf den Dialog anzeigen und die Dateien hinzufügen. Also, ich habe jetzt einfach einmal als symbolische Fotos die Smileys hier hinterlegt. Da gibt es also einen Smiley im JPG-Format. Und direkt den zweiten hinzufügen, einen im PNG-Format. Im Grunde ist Access das völlig egal, was Sie an dieser Stelle machen. Und mit dem "OK" werden diese Dateien intern gespeichert. Ein "OK" hier. Der Datensatz selber ist noch nicht gespeichert. Erst jetzt. Einen Klick tiefer ist er gespeichert. Das Einzige, was Sie in Tabellen sehen, ist die Anzahl der enthaltenen, ich nenne sie mal in Gänsefüßchen "Dateien". In Formularen würden Sie Bilder, zum Beispiel Bitmaps, JPEGs, sehen. die werden im Formular dargestellt, aber nicht beliebig andere Datentypen. Aber in den meisten Fällen werden Sie es mit Bildern zu tun haben. Da ist das völlig ausreichend. Ich kann auch einfach wieder hierauf klicken und sagen, ich würde gern beispielsweise dieses ansehen. Das können Sie entweder hier per Doppelklick öffnen oder hierauf gehen. Dann wird das zugehörige Programm gestartet und zeigt jetzt das Bild. Das geht mit beiden, kann ich hier auch einmal doppelklicken. Wenn es auf dem Rechner ein Programm gibt, das sich dafür zuständig fühlt, und das ist hier in diesem Fall diese Fotos-App, dann wird das Bild dargestellt. Und ich kann jetzt hier, weil ich nichts geändert habe, ich hätte da editieren dürfen, mit "Abbrechen" wieder herausgehen. Anlagefelder sind also die richtige Wahl, wenn sie überhaupt Dateien darin speichern wollen. Eigentlich ist es sinnvoller, Dateien, zum Beispiel die Fotos zu jeder Person, in beispielsweise einem eigenen Verzeichnis zu speichern und dann per Makro oder VBA zur Laufzeit immer schnell nachzuladen. Das geht so schnell, das merkt keiner. Ist auch nicht viel Aufwand, aber nicht Thema dieses Teils. Also, wenn es denn wirklich in Tabellen gespeichert werden soll, dann als Anlagefeld.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

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2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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