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Excel 2016 lernen

Eigene Zahlenformate erstellen

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Nicht immer reichen die in Excel vorgegebenen Formate zur Darstellung von Zahlen aus. In diesem Video erklärt Ihnen daher Lorenz Hölscher, wie Sie ein ganz auf Ihre persönlichen Anforderungen abgestimmtes Zahlenformat erstellen können.

Transkript

Ich habe hier eine Tabelle vorbereitet, die bereits teilweise formatiert ist. Sie sehen hier vor allem die Währungsformate. Das ist eins mit dem Namen “Buchhaltung” und es gibt ein anderes hier mit dem Namen “Währung”. Die unterscheiden sich vor allem, das sehen Sie am rechten Rand, hier ist noch Platz für ein Minus Zeichen nämlich, welches hier gerade gar nicht gebraucht wird. Das können Sie relativ schnell auswählen. Ich würde das hier sogar für die gesamte Spalte machen. Also, hier oben klicken und dann ein Zahlenformat “Buchhaltung”. Da das nur auf Zahlen wirkt, bleibt die Überschrift hier ungeändert. Also ein Klick auf “Buchhaltung” oder wenn Sie es denn hübscher finden auf “Währung”, dann wandert das ein bisschen nach rechts. Und das hier auch entsprechend, da habe ich es schon für die gesamte Spalte gemacht. Schwierig ist es hier, weil es da eben verschiedene Formate gibt. Hier wäre eins für “Buchhaltung” oder “Währung” sinnvoll und da oben ist aber die Mehrwertsteuer in Prozent. Das ist kein wirkliches Problem wenn Sie an der Stelle dann für diese oder sogar für diese Bereiche hier sagen, es soll dieses fertige Format sein. Hier ist das Format leider noch nicht perfekt, denn Sie sehen oben, dass dort Euro pro Kilogramm stehen sollte, nicht einfach nur Euro. Und das gibt es nicht fertig hier. Das ist im Moment einfach auf “Währung”. Deswegen gehe ich jetzt hin und erfinde ein Eigenes. Da können Sie hier auf diesen kleinen sogenannten Launch Button klicken, der einen Dialog anzeigt, und der bietet Ihnen alle diese da oben sichtbaren Zahlenformate ebenfalls an mit ein paar zusätzlichen Einstellmöglichkeiten und hier unten bei “Benutzerdefiniert” sehen Sie, was dort wirklich steht. Das ist das echte Zahlenformat, der Rest ist nur Kulisse. Und wenn Sie also etwas daran ändern wollen, dann hiermit. Mit Glück, deswegen werde ich jetzt anders formatieren, ist die erste Zahl, oder besser gesagt die erste Zelle, schon eine Zahl. Ich werde also hier “abbrechen” und ausdrücklich so markieren. Und dann den gleichen Dialog nochmal aufrufen. Dann sieht man hier oben nämlich ein Beispiel. Wenn ich auf “Benutzerdefiniert” gehe und jetzt hier beispielsweise hinter dem Komma eine Null entferne, sehen Sie direkt oben, es wird nicht nur eine Stelle weniger angezeigt, sondern auch kaufmännisch gerundet. Das Komma steht für das deutsche Dezimalkomma und der Punkt erwartungsgemäss für den tausender Punkt. Die Doppelkreuze sagen, wenn die Ziffer benötigt wird, wenn also die Zahl gross genug ist, dann wird das berücksichtigt. Die Null hingegen sagt, diese wird auf jeden Fall erscheinen. Also, auch wenn ich jetzt die dritte Nachkommastelle oder die vierte eingebe, dann wird die erzwungen, obwohl als Zahl dort gar nichts hinterlegt ist. Das werde ich wieder rausnehmen. Zwei Nachkommastellen für Euro reicht. Und das Eurozeichen ist eins von den ganz wenigen, die Sie so eingeben dürfen. Im Prinzip sollten Sie alle besonderen Zeichen immer in Gänsefüsschen packen. Hier macht es noch keinen Unterschied, aber jetzt kommen die anderen besonderen Zeichen, nämlich pro Kilogramm sollte da ja stehen. Jede Einheit schreiben Sie einfach immer in Gänsefüsschen und Sie sehen oben immer zur Kontrolle ob es geklappt hat. Und nach dem “ok” ist hier die gewünschte Einheit zu sehen und ich kann das da oben rausnehmen. So sollte eine anständige Excel Tabelle eigentlich aussehen. Unter anderem deshalb, weil Diagramme, die sich auf solche Werte beziehen, das auch übernehmen. Die würden natürlich nicht gucken, ob da oben im Titel irgendeine Einheit steht, sondern die beziehen sich genau darauf. Alle Zahlenformate und insbesondere ihre Benutzerdefinierten stehen hier in dieser Liste und zwar am Ende da wo die anderen Selbstgeschriebenen auch stehen. Da wird also hier die Liste ergänzt, wenn ich gleich noch mehr schreibe. Das trifft beispielsweise hier, diese Spalte mit der Menge. Dort kann ich also einfach ein benutzerdefiniertes Zahlenformat anlegen. Ich wechsel direkt hierhin, suche mir das Nächstbeste. Dieses hätte zwei Nachkommastellen, das möchte ich nicht. Dieses hat genau eine Ziffer ohne Nachkommastellen. Im Unterschied zu diesem, das auch den tausender Punkt enthält. Und dann kann ich da oben ergänzen, in Gänsefüsschen, weil es jetzt eine beliebige Einheit ist, sagen wir “g” für Gramm. Ob Sie das Leerzeichen dazwischen, innerhalb oder ausserhalb des Gänsefüsschens machen ist egal. Nach dem “ok” ist hier der tausender Punkt und überall Gramm zu sehen. Hier ist es wieder einfach. Das gibt es fertig. Da kann ich also hier das Prozentformat anklicken und entsprechend hier dann erweitern, um beispielsweise zwei Nachkommastellen. Hier habe ich schon die passende Währung, aber die Menge würde ich gern in Stück, nämlich in Stück Kuchen rechnen. Also hier entsprechend beim Benutzerdefinierten. Es sind ganze Kuchen, also reicht dieses hier und dann kann ich Stück abkürzen oder was auch immer reinschreiben. Das was Sie innerhalb der Gänsefüsschen schreiben ist völlig egal, alle andern Sonderzeichen sollten Sie vermeiden, die haben nämlich Bedeutungen, die beispielsweise dann irgendetwas auslösen, und im “ok” sehen Sie, ob es geklappt hat. Sie können also mit Zahlenformaten sehr schön eigene Bezeichnungen oder eigene Einheiten berücksichtigen, und dann sieht es insgesamt deutlich besser aus als wenn Sie das nur mit dem Fertigen machen. Diese können Sie sogar noch weiter beeinflussen. Ich mache das mal hier an dem Beispiel. Wenn ich da jetzt wieder draufklicke, sehe ich mein Benutzerdefiniertes. Wenn Sie genau hingucken, das ist bei diesen komplizierten Formaten schwierig zu sehen, bestehen Formate tatsächlich aus drei Teilen. Hier kann man das sehr schön sehen: Ein tausender Punkt mit zwei Nachkommastellen, Euro, Semikolon; das war der positive Teil, und jetzt, deswegen steht da in eckigen Klammern “Rot”, negative Zahlen in “Rot”, hier ist das Minuszeichen. Die bestehen aus Plus, Minus, Null, Text, wenn man es komplett macht. Ich habe also hier für die Stück den positiven Teil berücksichtigt. Jetzt kommt ein Semikolon. Ab jetzt unterscheiden sich die Negativen und ich mache die Negativen auch mal “Rot”. Da gibt es verschiedene Farben zur Auswahl: blau, weiss, schwarz, hellgrün. Muss man aufpassen, das muss man ausprobieren, das ist nur nachzugucken, es gibt hier keine Ausklappliste. Das Minuszeichen möchte ich gerne davor haben und dann schreibe ich im Prinzip das gleiche Format, was da vorne auch steht. Das unterscheidet sich jetzt nur in der Farbe. Und dann werde ich die Null noch extra berücksichtigen. Statt der Null schreibe ich einen Text in diesem dritten, nämlich nach dem zweiten Semikolon, in diesem dritten Zahlenformat ist keine Null, kein Doppelkreuz enthalten, also der eigentliche Wert wird nicht angezeigt, aber das wird nur angezeigt, wenn der Wert wirklich eine Null ist. Deswegen kann ich mir das leisten. Nach dem “ok” sehen Sie, da hat es sich rot gefärbt, und hier ist das Wort nix, obwohl wenn ich reinklicke, da eine Null steht. Jetzt mache ich ein weitest verbreiteten Fehler. Ich bilde mal eben hier die Summe, das ist noch nicht der Fehler, nur damit Sie sehen, was passiert. Die Summe über das, können wir ruhig fett machen, die holt sich auch das Format freundlicherweise. Merken Sie sich bitte mal 2.823. Und der Fehler der jetzt kommt, ist hier zu sehen, oh, da steht ja 123 Stück und das mit “return” zu bestätigen. Hier fehlen jetzt welche, denn das ist ein Text. Hier ist es auch in einem Formelfehler zu sehen und das Nächste was diejenigen mit dem Fehler machen, ist das auch noch nach rechts zu zwingen. Bei der Summe ist es nicht zu bemerken, dass diese Zelle gar nicht mitgezählt wird, erst wenn Sie damit weiterrechnen. Und deswegen werde ich jetzt hier ein Zahlenformat ausbessern, dieses hier also erweitern, das hat ja den vierten Fall nach dem dritten Semikolon, der sich mit dem Text beschäftigt. Und da schreibe ich jetzt in Gänsefüsschen z.B. so eine Pseudofehlermeldung. Das Doppelkreuz ist nur , weil Fehlermeldungen in der Excel Funktion auch so ein Doppelkreuz haben. Was immer dort als Text steht, wird bei mir ersetzt durch einen eigenen Text. Das bedeutet diese 123 Leerzeichen St. werden ersetzt durch meine Fehlermeldung. Und wer also sowas macht, kriegt da sofort eine Rückmeldung: da stimmt was nicht. Wenn ich 123 schreibe, mit “return” bestätige, wird wunderbar Stück angezeigt, weil es eine Zahl ist. Wenn ich 123 St. schreibe, der weitverbreitete Fehler, mit “return” bestätige, dann gibt es direkt etwas was wie hier, wie eine Fehlermeldung wirkt. Deswegen lohnt es sich Zahlenformate ausführlich zu behandeln und auch wenn es mal sein soll in dieser kompletten Variante zu behandeln, also, Plus, Minus, Null, Text. Wenn der Text selber erscheinen sollte, dann müssen Sie da einen Klammeraffen einbauen, der zeigt jetzt auch den fehlerhaften Text an, wenn denn genug Platz wäre. Also, das ist jetzt sozusagen die Verbesserung, dass man auch super sieht, welchen Fehler man gemacht hat.

Excel 2016 lernen

Unternehmen Sie Ihre ersten Schritte mit der Tabellenkalkulation von Microsoft.

2 Std. 42 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.02.2017

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