Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Effizient kommunizieren

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So sorgen Sie für Kommunikationskanäle, die jeden erreichen, der informiert werden muss, aber niemanden belasten, der solche Information gar nicht braucht.
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Transkript

Effektives Kommunizieren ist wichtig für den Projekterfolg, es ermöglicht einen reibungsloseren Ablauf und reduziert Probleme. In kleinen Projekten müssen die richtigen Leute die richtigen Infos ohne großen Aufwand erhalten. Erstens: Überlegen Sie, wer Informationen braucht. In kleinen Projekten kommunizieren Sie mit dem Kunden und den Leuten, die die Arbeit machen. Aber vielleicht gibt es noch andere, die informiert werden müssen. Im Beispielprojekte müssen Sie die Adresse ummelden und die Kunden über den Umzug informieren. Zweites: Überlegen Sie, wer welche Informationen braucht. Die Angestellten müssen wissen, wann sie packen sollen, und wie die Kisten zu beschriften sind, damit alles korrekt ausgeladen wird. Drittens: Sie müssen entscheiden, wie und wie oft die Informationen verteilt werden und mit welchen Verfahren und in welchem Format Sie sie versenden wollen. Im Beispielprojekt bieten sich verschiedene Methoden an, um mit den Kunden in den Wochen vor dem Umzug zu kommunizieren. E-Mails mit Infos senden, Website aktualisieren, und Aushänge im alten Studio machen. Für das Ummelden der Adresse genügt dagegen das Ausfüllen eines Formulars. In der Regel bekommt der Auftraggeber öfter Informationen mit Schwerpunkt auf den Ergebnissen und mit weniger Details. So möchte die Inhaberin des Studios sich einmal pro Woche mit Ihnen treffen, um den Projektfortschritt, Kostenstand, und Probleme zu besprechen, die ihr Eingreifen erfordern. Um herauszufinden, wie Ihr Kunde kommunizieren möchte, senden Sie ihm eine Nachricht oder einen Bericht als Beispiel und bitten um Feedback. Nach Ausarbeitung von Inhalt Häufigkeit und Format, können Sie die Daten als Muster für die Zukunft verwenden. Informieren Sie die Manager von Ressourcen aus anderen Abteilungen über die benötigten Kenntnisse und den Termin. Vergessen Sie später nicht, die Manager über Änderungen zu informieren, wie verzögertes Projektende oder mehr Arbeitsstunden. Die Teammitglieder müssen wissen was von ihnen erwartet wird, und wann es erwartet wird. Und teilen Sie ihnen Änderungen, Probleme und Beschlüsse mit, die Sie betreffen. Sie müssen nicht die Kommunikation mit jedem einzelnen planen. Sie können Gruppen definieren, die denselben Informationsstand brauchen, und Sie in Ihre Kommunikationsgrafik einfügen. Erstellen Sie im Umzugsprojekt eine Gruppe mit den Trainern, um ihnen mitzuteilen, wann sie packen müssen, und wie die Kartons zu beschriften sind. Wie Sie Informationen weitergeben, hängt von der jeweiligen Arbeitsumgebung ab. Manche Methoden sind in bestimmten Situationen besser als andere. Ein persönliches Gespräch eignet sich für sensible Themen, Brainstorming zur Lösung von Problemen, und den Aufbau von Beziehungen im Team. Videoanrufe sind fast so gut wie ein persönliches Gespräch. Telefonate sind auch gut, aber es fehlen Mimik und Körpersprache. Heutzutage findet ein großer Teil der Kommunikation per E-Mail statt. Senden Sie Mails nur an die Leute, die die Informationen brauchen, nicht an alle. Senden Sie Antworten nur an die Leute, die die Informationen kennen müssen, oder um Antwort gebeten haben. Die Entwicklung eines effektiven Kommunikationsplans ist ein wichtiger Faktor für den reibungslosen Projektablauf.

Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Werden Sie ein erfolgreicher Manager kleiner Projekte. Sie erlernen Strategien und Techniken, mit denen Sie kleine Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung führen.

1 Std. 33 min (37 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2015
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