Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Effektive Meetings abhalten

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Ein Meeting stellt mitunter die effektivste Form der Kommunikation dar. Hierfür muss der Projektmanager allerdings zuvor klare Ziele setzen.
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Transkript

Meetings verbrauchen Zeit und Energie, die die Leute besser für die Projektarbeit nutzen könnten. Und da meist mehrere Personen teilnehmen, entstehen schnell Kosten. Manchmal sind Meetings aber die beste Arbeits- und Kommunikationsform. Wenn Sie ein Meeting abhalten, muss es sich lohnen. Erstens: Sie müssen wissen, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Identifizieren Sie den Zweck und die gewünschten Ergebnisse des Meetings, zum Beispiel eine Genehmigung oder eine Problemlösung. Zweitens: Schreiben Sie eine Agenda. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle Punkte abdecken, in Diskussionen nicht abschweifen und das Meeting rechtzeitig beenden. Listen Sie in der Agenda alle Punkte auf, inklusive der zur Verfügung stehenden Zeit. Je mehr Leute teilnehmen, um so schwerer ist es, Dinge zu bewegen. Drittens: Laden Sie nur die Leute ein, die für die Erreichung des Ziels notwendig sind. Viertens: Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit sich vorzubereiten. Sprechen Sie den Meetingtermin mit Ihnen ab und laden Sie rechtzeitig ein. Fünftens: Beginnen Sie pünktlich, auch wenn noch nicht alle anwesend sind. Fahren Sie fort, auch wenn Leute zu spät kommen. Sechstens: Moderieren Sie das Meeting, damit alle auf die Ziele konzentriert bleiben. Sie haben als Projektmanager, viel in einem Meeting zu tun. Bitten Sie wenn möglich, eine andere Person zu moderieren. Der Moderator eröffnet das Meeting und stellt kurz den Zweck des Meetings, die Themen auf der Agenda, die Teilnehmer und die Interaktions-Spielregeln vor. Siebtens: Machen Sie Wie sonst sollten Sie sich an Entscheidungen, an Handlungsbedarf und an den jeweils Verantwortlichen erinnern können? Notieren Sie die Punkte während des Meetings auf ein Whiteboard oder Flipchart. Lassen Sie, wenn möglich, eine andere Person mitschreiben. Bearbeiten Sie nach dem Meeting die Notizen und bestimmen Sie, was wann erledigt wird und wer verantwortlich ist. Informieren Sie die Teilnehmer und alle, die Bescheid wissen müssen.

Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Lernen Sie die Prinzipien für effizientes Projektmanagement kennen. Sie werden durch die einzelnen Projektphasen von der Initialisierung bis zum Abschluss geführt.

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Erscheinungsdatum:02.04.2015

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