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MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

eDiscovery für Unternehmen mit der Webbenutzeroberfläche implementieren

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Mit der eDiscovery-Funktion von SharePoint Online können Sie Ihren Benutzern eine Möglichkeit bieten, über bestimmte Stichwörter nach Informationen zu suchen. Lassen Sie sich von Tom Wechsler erklären, wie Sie diese nützliche Funktion über die Weboberfläche implementieren können.
08:07

Transkript

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die eDiscovery-Funktion mit der Weboberfläche einsetzen können. Sie haben die Möglichkeit, nach gewissen Stichworten Informationen zu suchen, eine eDiscovery-Suche durchführen. Dazu brauchen Sie bestimmte Berechtigungen, die gegeben sein müssen, damit Sie eine solche Suche überhaupt starten können. Ganz wichtig: In einer produktiven Umgebung empfehle ich Ihnen, dazu separate Gruppen anzulegen, in diese Gruppen separate Benutzer anlegen und dann mit diesen Gruppen arbeiten und die Berechtigungen zuweisen. Ich habe Ihnen einen Artikel vorbereitet, der Ihnen erklärt, wie Sie diese eDiscovery-Funktion einsetzen können. Die Planung und dann das Verwalten von Fällen, von Cases, in eDiscovery. Dieser Artikel beschreibt sehr schön, wie Sie da vorgehen sollten. In SharePoint haben wir die Möglichkeit, zuerst einmal eine Berechtigung zu setzen. Dazu verwende ich die Schaltfläche "Suchen". Und ich muss eine Berechtigung zuweisen, damit die Log-Dateien analysiert werden können. Dazu verwende ich diesen Link, "Berechtigungen für Durchforstungsprotokoll". Da muss ich nun die Berechtigungen setzen, im besten Fall für eine Gruppe. In meinem Fall verwende ich den Admin 365. Das ist der globale Administrator. Ist nicht ideal, aber für die Testumgebung absolut okay. Und ich wähle "OK". Nun ist die erste Berechtigung gesetzt. Damit wir mit eDiscovery überhaupt arbeiten können, müssen wir eine neue Website-Sammlung erstellen: die eDiscovery-Umgebung. Dazu verwenden Sie diese Schaltfläche, erstellen eine neue private Sammlung. Ganz normal zuerst einen Namen bestimmen. Ich wähle da "ediscover" aus. Und dann gleichzeitig auch noch die Adresse, ebenfalls mit dem gleichen Namen, "ediscover", die Sprache und dann, unter "Enterprise", müssen wir die Vorlage "eDiscovery Center" auswählen. Nun die Zeitzone Ihren Bedürfnissen anpassen. Und dann müssen Sie einen Administrator für die Seite festlegen. Auch da verwende ich wieder den globalen Administrator. Sie würden in Ihrem Fall mit dem Benutzer arbeiten, den Sie für die eDiscovery- Position ausgewählt haben, und nicht mit dem globalen Administrator. In meinem Fall verwende ich den globalen Administrator. Ich setze diesen hier direkt ein. Das ist der admin365@videotrainer01.onmicrosoft.com. Und nun kann ich das Speicherkontingent festlegen. Microsoft empfiehlt nach Best Practice mindestens ein Gigabyte. Ich bin da etwas großzügiger, und ich verwende zehn Gigabyte. Die Serverressourcenkontingent- Angabe, da sollten Sie "300" stehen lassen. Best Practice nach Microsoft ist der Wert von 300. Und ich wähle nun "OK", damit diese Site erstellt werden kann. Diese neue Site wurde erfolgreich erstellt. Und ich möchte nun gleich in diese neue Site hineinnavigieren, um die weiteren Vorbereitungen zu treffen. Es werden die Eigenschaften angezeigt, und ich klicke auf diesen Link, um auf die neue Seite zu gelangen. Wir haben nun eine eDiscovery-Site vorbereitet, auf Basis der eDiscovery-Center-Vorlage. Nun brauche ich noch eine spezielle Berechtigung, damit ich mit dieser Site arbeiten kann. Dazu navigiere ich zum Einstellungsrad, und ich wähle "Websiteeinstellungen". Und jetzt muss ich über "Websiteberechtigungen" für mein Konto festlegen, dass dieses auch tatsächlich der Besitzer dieser Site ist. Wie bereits erwähnt, arbeiten Sie in diesem Fall mit Gruppen. Das ist sinnvoller als mit einem einzelnen Konto. Ich wähle nun "Berechtigungen erteilen". Und ich verwende auch hier den globalen Administrator, damit dieser die Berechtigung hat, um damit zu arbeiten. Und ich wähle "Freigeben", damit diese Funktion nun freigeschaltet wird. Jetzt können wir mit der eigentlichen Konfiguration von der eDiscovery-Suche starten. Ich schließe diese Site, um nochmals auf diesen Link zu klicken, damit ich auf die neue Seite komme. Und jetzt besteht direkt die Möglichkeit, einen neuen Fall zu erstellen. Wir können also einen Fall erstellen. Und jetzt kommt eine ganz wichtige Information. Wenn Sie mit einer solchen eDiscovery-Suche nach bestimmten Stichworten suchen, und diese werden gefunden, sei es in SharePoint Online, in Exchange Online oder in OneDrive for Business, dann dürfen Sie nicht vergessen, dass diese Dokumente dann blockiert sind. Das bedeutet: Durch diese eDiscovery-Funktion wird ein sogenanntes Hold, ein Halten, auf die Elemente gesetzt, die gefunden wurden. Wenn Sie diese Halt- oder Hold-Funktion nicht mehr wollen, dann müssen Sie unbedingt am Schluss diesen Fall beenden, damit die Daten wieder freigegeben werden. Ich zeige Ihnen gleich, wie ich das meine. Zuerst wiederum ein Titel. Ich verwende da "ediscover". Ich kann da eine Beschreibung festlegen. Dann die URL, die Sprache, eDiscovery-Fall. Und dann kann ich noch die Benutzerberechtigungen festlegen, wenn ich da spezifische Berechtigungen setzen möchte. Und ich wähle nun "Erstellen". Nun wird dieser Fall erstellt. Wenn ich nun die Elemente bestimme, die durchsucht werden sollen, und diese auch gefunden werden, dann wird das hier in dieser Übersicht angezeigt. Und dann sind diese Elemente blockiert. Diese Dokumente können dann nicht gelöscht oder weiter bearbeitet werden. Wenn Sie also Ihre eDiscovery- Suche abgeschlossen haben, und Ihr Fall ist beendet, dann müssen Sie zwingend auf das Einstellungsrad klicken und wählen "Abschluss des Falls" aus, damit dann diese gefundenen Dateien wieder freigegeben werden, dass sie zum Beispiel dann auch wieder gelöscht oder bearbeitet werden können. Das ist ganz wichtig, das dürfen Sie nicht vergessen. Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie die eDiscovery-Funktion in SharePoint einsetzen können. Microsoft hat da nachgearbeitet und möchte eigentlich, dass Sie diese eDiscovery-Funktionen neu über das Office-365-Portal verwenden. Dazu navigieren Sie zum Office-365-Portal, wählen das Admin Center aus und klicken auf "Security & Compliance". Es öffnet sich ein neues Register. Und dann haben wir die Möglichkeit, unter "Suche und Untersuchung" eine eDiscovery-Suche ebenfalls zu generieren und zu starten. Das ist der neue Weg, wie Sie eDiscovery einsetzen können, um zum Beispiel eben ein SharePoint-Portal zu untersuchen, oder auch Exchange-Online-Portal untersuchen, OneDrive for Business. Das eDiscovery bietet Ihnen die Möglichkeit, nach gewissen Stichwörtern, Fällen, Situationen zu suchen und dann die weiteren Maßnahmen zu bestimmen.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

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1 Std. 41 min (17 Videos)
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Erscheinungsdatum:23.02.2017

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