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Outlook 2013 Grundkurs

E-Mails weiterleiten, Abwesenheitsinformation

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Eingehende E-Mails können bei Bedarf an andere Personen weitergeleitet werden. Outlook ermöglicht es, eine Abwesenheitsinformation automatisch per E-Mail an einen Absender zu schicken.
06:30

Transkript

Befinden Sie sich für eine bestimmte Zeit nicht am Arbeitsplatz, da Sie im Urlaub oder auf der Geschäftsreise sind, so können Sie in Outlook Ihre eingehenden Nachrichten an Kollegen weiterleiten. Oder dem Absender eine automatische Abwesenheitsinformation per E-Mail zukommen lassen. Wie Sie die Einstellungen vornehmen, erkläre ich in diesem Video. Beachten Sie jedoch bitte, dass die in diesem Video aufgezeigten Schritte nur durchgeführt werden können, wenn Sie mit einem sogenannten Exchange-Server verbunden sind. Um nun die Einstellungen vorzunehmen, klicke ich in das Register "Datei" in die "Backstage-Ansicht", direkt über dem Eintrag "Informationen" finden Sie die Schalfläche "Automatisch antworten". Hier kurz ein Hinweis: in den früheren Versionen hieß diese Funktion "Abwesenheitsassistent". Also, falls Sie gebeten werden, den Abwesenheitsassistenten einzustellen, dann wissen Sie, was gemeint ist. Sie haben nun folgende Einstellungsmöglichkeiten: Möchten Sie keine automatische Antwort-Mail auf eine bei Ihnen eingehende E-Mail versenden, so belassen Sie die Option "Keine automatische Antwort senden". Möchten Sie, dass Ihre E-Mails an einen oder mehrere Kollegen weitergeleitet werden, dann erstellen Sie dafür eine Regel. Regeln können Sie hier im unteren Bereich über die Schaltfläche "Regeln" erstellen. Hier befinden sich noch keine Regeln im Dialogfenster, deshalb klicke ich auch direkt auf "Regel hinzufügen". Möchten Sie Ihre E-Mails, die Sie erhalten, weiterleiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen hier oben bei "Direkt an mich gesendet" und wenn auch E-Mails wo Sie in Kopie gesetzt wurden weitergeleitet werden sollen, aktivieren Sie auch dieses Kontrollkästchen. Dann haben Sie hier im unteren Bereich die Möglichkeit, eine Aktion festzulegen. Also hier im oberen Bereich haben wir die Bedingungen; hier im unteren Bereich die Aktionen. Dann aktivieren Sie hier nochmal "Weiterleiten" und über die Schaltfläche "An" gelangen Sie direkt in die globale Adressliste, wo Sie dann einen, oder mehrere Kollegen, oder auch eine Gruppe auswählen können. Ich wechsle hier in diesem Beispiel einmal in das Suchfeld und suche meine Kollegin, klicke sie doppelt an, sodass sie direkt hier unten in das Feld ankommt, und bestätige mit "OK". Ich habe somit die Regel erstellt. Alle E-Mails, die an mich gehen, und wo ich in CC stehe, sollen automatisch während meiner Abwesenheit oder ab jetzt, sofort, an meine Kollegin weitergeleitet werden. Ich bestätige nochmal mit "OK". Hier im Dialogfeld "Regeln für automatische Antworten" sehe ich jetzt diese Regel, und hier müsste ich diese Regel auch wieder deaktivieren, oder auch direkt löschen, wenn ich wieder anwesend bin. Ich klicke auf "OK", und befinde mich wieder im Dialogfeld "Automatische Antworten". Möchten Sie, dass eine Antwortmail mit Ihren Abwesenheitsinformationen automatisch versendet wird, sobald Sie eine E-Mail erhalten, so aktivieren sie die Option "Automatische Antworten senden". Zusätzlich können Sie hier den Zeitraum Ihrer Abwesenheit festlegen. Dafür aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nur in diesem Zeitraum senden". Über den Drop-down Pfeil, hinter dem Datum bei "Beginnt" können Sie ein Datum auswählen, von wann bis wann Sie auf Urlaub sind, und Sie können auch die Uhrzeit festlegen, und dabei eignet sich am ersten Tag gleich morgens damit zu beginnen. Unterhalb des Datums sehen Sie die Registerreiter "Innerhalb meiner Organisation" und "Außerhalb meiner Organisation". Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Informationen einmal an die Kollegen weiterzugeben, und einmal an Personen, die nicht in Ihrem Unternehmen tätig sind und Sie von diesen Personen eine E-Mail bekommen, also gibt es da unterschiedliche Texte. Möchten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen mitteilen, dass Sie nicht anwesend sind, so geben Sie direkt hier im Textfeld eine Nachricht ein. Ich habe da schon etwas vorbereitet und könnte das jetzt auch übernehmen. Wie Sie sehen, habe ich hier angegeben, dass alle meine E-Mails an meine Kollegin Sandra Fischer weitergeleitet werden, da ich in diesem Beispiel eine Regel erstellt hatte, und die Regel nicht gelöscht habe. Hätte ich keine Weiterleitungsregel erstellt, würde ich hier aber auf jeden Fall die Information angeben, dass meine Mails nicht gelesen werden, und erst nach meiner Rückkehr beantwortet werden. Zusätzlich könnte ich natürlich auch noch die Telefonnummer von meiner Kollegin angeben, an die sich die Kollegen dann wenden können. Im Register "Außerhalb meiner Organisation" geben Sie die Abwesenheitsinformation an externe Personen ein. Auch hier habe ich schon etwas vorbereitet, und dieser Text sieht nun etwas anders aus. Noch ein Hinweis: Wird Ihre Signatur automatisch beim Antworten eingefügt, so brauchen Sie hier keine Signatur einfügen. Sobald Sie alle Eingaben gemacht haben, bestätigen Sie mit "OK". Nach Ihrer Rückkehr werden keine automatischen Antworten mehr gesendet, und die Weiterleitungsregel betrifft auch nur die Zeit Ihrer festgelegten Abwesenheitszeit. Bei frühzeitiger Rückkehr oder zwischenzeitlichem Öffnen von Ihrem Outlook erhalten Sie eine Abfrage, ob die automatischen Antworten beendet werden sollen, Sie werden jedoch nicht an die Regel erinnert. Hier sollten Sie dann die Regel deaktivieren. Die Regel finden Sie dann entsprechend direkt im Posteingang im Register "Start", in der Gruppe "Verschieben" hier über die Schaltfläche "Regeln, Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Dort haben Sie dann die Möglichkeit die Regel zu deaktivieren, oder auch zu löschen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Nachrichten während Ihrer Abwesenheit weiterleiten können, und wie Sie automatische Abwesenheitsinformationen per E-Mail versenden.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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