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Office 365: Outlook Grundkurs

E-Mails organisieren

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Kennzeichnen Sie E-Mails als "ungelesen" oder zur Nachverfolgung, damit keine E-Mail in Vergessenheit gerät.
10:07

Transkript

Damit bei Ihnen keine E-Mail mehr in Vergessenheit gerät, möchte ich Ihnen in diesem Vdeo zeigen, wie Sie Ihre E-Mails durch die Kennzeichnung ungelesen oder zur Nachverfolgung organisieren können. Sobald Sie neue E-Mails empfangen, werden diese E-Mails als ungelesen angezeigt. Ungelesene E-Mails erkennen Sie daran, dass sie mit einer blauen Rahmenmarkierung am linken Rand und der blauen Schriftfarbe in der Betreffzeile dargestellt werden. Wenn Sie einer dieser ungelesenen E-Mails anklicken und wieder woanders hinklicken, wird diese E-Mail sofort als gelesen dargestellt, denn die Rahmenmarkierung verschwindet. Von Outlook werden diese E-Mails nun als gelesen verstanden. Dabei kommt es häufig vor, dass Sie die E-Mail noch gar nicht angeschaut oder gelesen haben. Möchten Sie diese E-Mail erneut als ungelesen kennzeichnen, weil Sie den Inhalt erst später lesen werden, so können Sie durch einen Klick auf die Rahmenmarkierung vor der E-Mail die Kennzeichnung ungelesen wieder herstellen. An dieser Stelle möchte ich Ihnen den Hinweis geben, dass die Standardeinstellungen geändert werden können. Dann werden Ihnen die E-Mails erst dann als ungelesen gekennzeichnet, wenn Sie die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen. Um diese Einstellung vozunehmen, wechsle ich einma l in das Register Ansicht, in der Gruppe Layout, klicke ich auf Lesebereich, und ganz unten befinden sich die Optionen. Hier klicke ich drauf, und in diesem Dialogfeld habe ich jetzt die Möglichkeit festzulegen, dass Elemente als gelesen markiert werden sollen, wenn eine neue Auswahl erfolgt, wenn ich dieses Häkchen rausnehme, muss ich zukünftig doppelt auf eine E-Mail klicken, um sie zu öffnen, und erst dann wird sie mir als ungelesen gekennzeichnet. Ich bestätige mit OK. Und wenn ich jetzt auf die Mails gehe, dann sehen Sie, die bleiben weiterhin als ungelesen markiert, erst wenn ich die E-Mails doppelt klicke und wieder schließe, ist die Markierung und die blau Schrift der Betreffzeile nicht mehr zu sehen. Trotzdem habe ich immer noch die Möglichkeit, die E-Mail als ungelesen zu markieren, wenn ich jetzt hier wieder drauf zeige und einmal klicke, dann ist sie wieder als ungelesen markiert. Die vorgenommenen Einstellungen können wir aber jederzeit wieder ändern, dafür wechsle ich nochmal in das Register Ansicht, in die Gruppe Layout, direkt auf Lesebereich, ich wechsle im Kontextmenü in die Optionen, und wenn ich das Häkchen hier bei Element als gelesen markieren wenn neue Auswahl erfolgt wieder setze und mit OK bestätige, dann werden meine E-Mails nach einmaligen Klick wieder als gelesen gekennzeichnet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit E-Mails zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Hier können Sie semtliche Nachrichten, ob empfangen oder gesendet, zur Wiedervorlage, also zur Nachverfolgung, festhalten. Es kommt vor, dass zu einer erhaltenen E-Mail-Nachricht bestimmte Informationen fehlen und Sie auf eine Rückantwort einer anderen Person warten müssen. In diesem Fall können Sie die E-Mail gegebenenfalls erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten. Damit diese E-Mail nicht in Vergessenheit gerät, kennzeichnen Sie diese zur Nachverfolgung. Sobald Sie über eine E-Mail zeigen, wird Ihnen hier das Fähnchensymbol angezeigt, und sobald Sie auf dieses Fähnchen klicken, ist die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet. Sie erscheint jetzt zusätzlich auch in den Aufgaben. Outlook erstellt automatisch eine Aufgabe. Sie wird also nicht nur hier rechts in der Aufgabenleiste angezeigt, sondern auch im Modul Aufgaben. Ich wechsle einmal zu den Aufgaben, und auch hier sehen Sie jetzt die Aufgabe, die eigentlich eine E-Mails ist. Ich wechsle wieder zurück in den Posteingang, durch den einfachen Klick auf das Fähnchensymbol setzt Outlook die Fälligkeit auf den aktuellen Tag. Das bedeutet, dass die E-Mails, die ich gekennzeichnet habe mit dem einfachen Klick, auch heute fällig sind. Möchte ich ein anderes Fälligkeitsdatum festlegen, weil mein Kollege sich im Urlaub befindet, und erst in der kommenden Woche weitere Information liefern kann, so kann ich auch benutzerdefinierte Daten festlegen. Ich klicke einmal mit der rechten Maustaste auf ein Fähnchensymbol, und im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit Benutzerdefiniert auszuwählen. Zusätzlich könnte ich auch sagen, ich möchte diese Woche oder nächste Woche erinnert werden, in diesem Fall möchte ich aber eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festlegen. In diesem Dialog kann ich nun das gewünschte Datum festlegen, für nächste Woche, Fällig ist es dann am fünfzehnten, jedoch werde ich standardmäßig nicht automatisch durch die Benachrichtigungsfunktion von Outlook an diese E-Mail erinnert. Aber auch das lässt sich nun in diesem Dialog einstellen. Im unteren Bereich kann ich die Erinnerung aktivieren und kann auch festlegen, wann ich erinnert werden möchte. In diesem Fall möchte ich gleich am Montag erinnert werden und zwar gleich am frühen Morgen, auch wenn ich um acht Uhr beginne, lasse ich die Benachrichtigung auf 7:30 eingestellt, sodass ich direkt nach dem Start von Outlook die Benachrichtigung erhalte. Habe ich alles eingestellt und habe die Termine festgelegt, bestätige ich mit OK. Mir wird nun die Nachverfolgung der E-Mail auch in der Aufgabenleiste angezeigt. in diesem Fall mit einem Erinnerungssymbol. Arbeiten Sie nicht kontextbezogen mit der rechten Maustaste, so gibt es auch die Möglichkeit Nachrichten über das Menübandregister Start, in der Gruppe Kategorien zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Ich wähle dafür nochmal eine E-Mail aus, und wenn ich jetzt noch einmal auf die Schaltfläche zur Nachverfolgung klicke, hätte ich auch hier die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festzulegen und mich an diese Nachricht erninnern zu lassen. Sie können E-Mails, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, jederzeit als erledigt markieren oder das Fälligkeitsdatum nochmal abändern, wenn Sie auf ein Häkchen direkt draufklicken mit der linken Maustaste, dann sehen Sie ein Häkchen, und die Aufgabe, beziehungsweise die E-Mail verschwindet auch hier aus der Aufgabenleiste, damit ist jetzt die E-Mail als erledigt gekennzeichnet. Sie können auch hier in der Aufgabenleiste direkt die E-Mails als erledigt kennzeichnen, wenn Sie hier mit der linken Maustaste direkt draufklicken, dann verschwindet auch hier die gekennzeichnete E-Mail. haben Sie versehentlich eine Nachricht als erledigt gekennzeichnet, so können Sie die Kennzeichnung jederzeit wieder setzen, ich zeige auf die E-Mail, klicke ich hier wieder, habe ich das Fähnchen, klicke ich hier wieder mit der rechten Maustaste, könnte ich jetzt auch wieder ein benutzerdefiniertes Datum festlegen, oder wenn ich die E-Mail-Nachricht ausgewählt habe, über das Register Start, in der Gruppe Kategorien kann ich auch ebenfalls die benutzerdefinierten Daten festlegen. Und Sie sehen auch hier im Dialogfeld, dass Outlook sich die Daten gemerkt hat, also ich hatte hier vorhin den 12. festgelegt als Anfangsdatum und den 15. als Fälligkeitsdatum, und ich hätte auch hier wieder die Möglichkeit die Erinnerung hinzuzufügen, die sich Outlook auch gemerkt hat. Möchten Siie eine Kennzeichnung löschen, also ich habe das jetzt als erledigt hier gekennzeichnet und ich möchte auch das Häkchen nicht mehr sehen, dann habe ich die Möglichkeit über das Register Start in der Gruppe Kategorien vorzunehmen, indem ich hier unten auf den Befehl Kennzeichnung löschen klicke, alternativ kann ich das auch kontextbezogen vornehmen. In diesem Fall hat diese E-Mail-Nachricht jetzt keine Kennzeichnung mehr, weder das Fähnchen, noch das Häkchen, wenn ich wieder auf die E-Mail zeige, kann ich aber jederzeit die Nachverfolgung wieder aktivieren. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, wie Sie E-Mails als ungelesen oder zur Nahverfolgung kennzeichnen können, damit bei Ihnen keine E-Mail in Vergessenheit gerät.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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