Outlook 2016 Grundkurs

E-Mails organisieren

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Kennzeichnen Sie E-Mails als "ungelesen" oder zur Nachverfolgung, damit keine E-Mail in Vergessenheit gerät.
10:07

Transkript

Damit bei Ihnen keine Email mehr in Vergessenheit gerät, möchte ich Ihnen in diesem Video zeigen, wie Sie ihre Emails durch die Kennzeichnung "ungelesen", oder zur Nachverfolgung organisieren können. Sobald Sie neue Emails empfangen, werden diese Emails, als ungelesen angezeigt. Ungelesene Emails, erkennen Sie daran, dass Sie mit einer blauen Rahmenmarkierung am linken Rand und der blauen Schriftfarbe in der Betreffzeile dargestellt werden. Wenn Sie eine dieser ungelesenen Emails anklicken und wieder wo anders hinklicken, wird diese Email sofort, als gelesen dargestellt, denn die Rahmenmarkierung verschwindet. Von Outlook werden diese Emails nun als gelesen verstanden. Dabei kommt es häufig vor, dass Sie die Email noch gar nicht angeschaut, oder gelesen haben. Möchten Sie diese Email erneut als unglesen kennzeichnen, weil Sie den Inhalt erst später lesen werden. So können Sie durch einen Klick auf die Rahmenmarkierung vor der Email, die Kennzeichnung ungelesen wiederherstellen. An dieser Stelle möchte ich Ihnen den Hinweis geben, dass die Standardeinstellungen geändert werden können. Dann werden Ihnen die Emails erst dann als ungelesen gekennzeichnet, wenn Sie die Email mit einem Doppelklick öffnen. Um diese Einstellungen vorzunehmen, wechsle ich einmal in das Register Ansicht. In der Gruppe Layout, klicke ich auf Lesebereich und ganz unten befinden sich die Optionen. Hier klicke ich rauf. Und in diesem Dialogfeld habe ich jetzt die Möglichkeit festzulegen, dass Elemente als gelesen markiert werden sollen, wenn eine neue Auswahl erfolgt. Wenn ich dieses Häckchen rausnehme, muss ich zukünftig doppelt auf eine Email klicken, um Sie zu öffnen und erst dann wird Sie mir als ungelesen gekennzeichnet. Ich bestätige mit Okay. Und wenn ich jetzt auf die Mails gehe, dann sehen Sie, die bleiben weiterhin als ungelesen markiert. Erst wenn ich die Email doppelklicke und wieder schließe, ist die Markierung und die blaue Schrift der Betreffzeile nicht mehr zu sehen. Trotzdem habe ich immernoch die Möglichkeit, die Email als ungelesen zu markieren. Wenn ich jetzt wieder hier raufzeige und einmal klicke, dann ist sie wieder, als ungelesen markiert. Die vorgenommenen Einstellungen können wir aber jederzeit wieder ändern, dafür wechsle ich nochmal in das Register Ansicht, in die Gruppe Layout, direkt auf Lesebereich. Ich wechsle im Kontextmenü in die Optionen und wenn ich das Häckchen hier bei "Element als gelesen markieren" bei neuer Auswahl erfolgt wiedersetze und mit Okay bestätige, dann werden meine Emails nach einmaligem Klick wieder, als gelesen gekennzeichnet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Emails zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Hier können Sie sämtliche Nachrichten, ob empfangen, oder gesendet zur Widervorlage, also zur Nachverfolgung festhalten. Es kommt vor, dass zu einer erhaltenen Email Nachricht bestimmte Informationen fehlen und Sie auf eine Rückantwort einer anderen Person warten müssen. In diesem Fall können Sie die Email gegebenenfalls erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten. Damit diese Email nicht in Vergessenheit gerät, kennzeichnen Sie diese zur Nachverfolgung. Sobald Sie über eine Email zeigen, wird ihnen hier das Fähnchensymbol angezeigt und sobald Sie auf dieses Fähnchen klicken, ist die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet. Sie erscheint jetzt zusätzlich auch in den Aufgaben. Outlook erstellt automatisch eine Aufgabe. Sie wird also nicht nur hier rechts, in der Aufgabenleiste angezeigt, sondern auch im Modul "Aufgaben". Ich wechsle einmal zu den Aufgaben. und auch hier sehen Sie jetzt die Aufgabe, die eigentlich eine Email ist. Ich wechsle wieder zurück in den Posteingang. Durch den einfachen Klick auf das Fähnchensymbol, setzt Outlook die Fälligkeit auf den aktuellen Tag. Das bedeutet, dass die Emails, die ich gekennzeichnet hab, mit dem einfachen Klick, auch heute fällig sind. Möchte ich ein anderes Fälligkeitsdatum festlegen, weil mein Kollege sich im Uralub befindet und erst in der kommenden Woche weitere Informationen liefern kann. So kann ich auch benutzerdefinierte Daten festlegen. Ich klicke einmal mit der rechten Maustaste auf ein Fähnchensymbol und im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit beutzerdefiniert auszuwählen. Zusätzlich könnte ich auch sagen, ich möchte diese Woche, oder nächste Woche erinnert werden. In diesem Fall möchte ich aber eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festlegen. In diesem Dialog, kann ich nun das gewünschte Datum festlegen für nächste Woche. Fällig ist es dann am 15. . Jedoch werde ich standardmäßig nicht automatisch durch die Benachrichtigungsfunktion von Outlook an diese Email erinnert. Aber auch das lässt sich nun in diesem Dialog einstellen. Im unteren Bereich kann ich die Erinnerung aktivieren und kann auch festlegen, wann ich erinnert werden möchte. In diesem Fall möchte ich gleich am Montag erinnert werden und zwar gleich am frühen Morgen. Auch wenn ich um 8 Uhr beginne, lasse ich die Benachrichtigung auf 7.30 eingestellt, so dass ich direkt nach dem Start von Outlook die Benachrichtigung erhalte. Habe ich alles eingestellt und habe die Termine festgelegt, bestätige ich mit Okay. Mir wird nun die Nachverfolgung der Email auch in der Aufgabenleiste angezeigt. In diesem Fall mit einem Erinnerungssymbol. Arbeiten Sie nicht kontextbezogen mit der rechten Maustaste , so gibt es auch die Möglichkeit Nachrichten über das Menübandregister "Start" in der Gruppe Kategorien zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Ich wähle dafür nochmal eine Email aus und wenn ich jetzt noch einmal auf die Schaltfläche zur Nachverfolgung klicke, hätte ich auch hier die Möglichkeit eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festzulegen und mich an diese Nachricht erinnern zu lassen. Sie können Emails, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, jederzeit als erledigt markieren, oder das Fälligkeitsdatum nochmal abändern. Wenn Sie auf ein Häckchen direkt draufklicken mit der linken Maustaste, dann sehen Sie ein Häckchen und die Aufgabe, beziehungsweise die Email, verschwindet auch hier auf der Aufgabenleiste. Damit ist jetzt die Email, als erledigt gekennzeichnet. Sie können auch hier in der Aufgabenleiste direkt die Emails, als erledigt kenzeichnen, wenn Sie hier mit der linken Maustaste direkt draufklicken, dann verschwindet auch hier, die gekennzeichnete Email. Haben Sie versehentlich eine Nachricht, als erledigt gekennzeichnet, so können Sie die Kennzeichnung jederzeit wiedersetzen. Ich zeige auf die Email. Klicke ich hier wieder, habe ich das Fähnchen. Klicke ich wieder mit der rechten Maustaste, könnte ich jetzt auch wieder ein benutzerdefiniertes Datum festlegen, oder wenn ich die Email Nachricht augwählt habe, über das Register "Start". In der Gruppe Kategorien kann ich auch ebenfalls die benutzerdefinierten Daten festlegen. Und Sie sehen auch hier im Dialogfeld dass Outlook sich die Daten gemerkt hat. Also ich hatte hier vorhin den 12. festgelegt, als Anfangstadtum und den 15., als Fälligkeitsdatum. Und ich hätte auch wieder hier die Möglichkeit die Erinnerungen hinzuzufügen, die sich Outlook auch gemerkt hat. Möchten Sie eine Kennzeichnung löschen, also ich hab das jetzt als erledigt hier gekennzeichnet und ich möchte auch das Häckchen nicht mehr sehen, dann habe ich die Möglichkeit über das Register "Start" in der Gruppe Kategorien vorzunehmen, indem ich hier unten auf den Befehl "Kennzeichnung löschen" klicke. Alternativ kann ich das auch kontextbezogen vornehmen. In diesem Fall hat diese Email Nachricht jetzt keine Kennzeichnung mehr, weder das Fähnchen, noch das Häckchen. Wenn ich wieder auf die Email zeige, kann ich aber jederzeit die Nachverfolgung wieder aktivieren. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, wie Sie Emails als ungelesen, oder zur Nachverfolgung kennzeichnen können, damit bei Ihnen keine Email in Vergessenheit gerät.

Outlook 2016 Grundkurs

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4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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