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Outlook 2013 Grundkurs

E-Mails organisieren

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Eingehende E-Mails werden durch eine blaue Rahmenmarkierung und eine Betreffzeile als ungelesen markiert. Zusätzlich kann eine Nachverfolgung bestimmter E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt werden.
07:44

Transkript

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails durch die Kennzeichnungen "Ungelesen" oder zur Nachverfolgung organisieren. So, dass keine Email in Vergessenheit gerät. Sobald Sie neue E-Mails empfangen, werden Ihnen diese Emails als "Ungelesen" angezeigt. Sie erkennen die ungelesenen Emails daran, dass sie mit einer blauen Rahmenmarkierung am linken Rand und der blauen Schriftfarbe der Betreffzeile dargestellt werden. Sobald Sie diese ungelesenen E-Mails einmal markieren, werden die Rahmenmarkierungen und die blaue Schriftfarbe nicht mehr angezeigt, und von Outlook als gelesen verstanden. Dabei kommt es häufig vor, dass Sie die E-Mail noch gar nicht angeschaut haben, und noch gar nicht gelesen haben. Möchten Sie diese E-Mail erneut als ungelesen kennzeichnen, weil Sie den Inhalt erst später lesen möchten, so können Sie durch einen Klick auf die Rahmenmarkierung vor der E-Mail die Kennzeichnung "Ungelesen" wieder herstellen. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle den Hinweis geben, dass Sie die Standardeinstellungen ändern können. Dann werden Ihnen die E-Mails so lange als "Ungelesen" angezeigt, bis Sie die E-Mail mit einem Doppelklick öffnen, oder kontextbezogen mit dem Rechtsklick die E-Mail als "Gelesen" markieren. Um genau diese Einstellung vorzunehmen, wechsle ich in das Register "Ansicht". In der Gruppe "Layout" klicke ich auf die Schaltfläche "Lesebereich". Ganz unten finde ich die Optionen für den Lesebereich. Ich klicke auf den Befehl "Optionen". Es öffnet sich ein Dialogfeld, und genau hier kann festgelegt werden, dass die E-Mail nicht nach dem einmaligen Markieren als "Ungelesen" gekennzeichnet wird. Ich deaktiviere das Kontrollkästchen bei "Elemente als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt". Ich bestätige mit "OK". Klicke ich eine E-Mail an und, wechsle ich noch einmal auf eine andere E-Mail, sehen Sie: Die E-Mails bleiben als "Ungelesen" gekennzeichnet. Erst, wenn ich eine E-Mail doppelt anklicke, und wieder schließe, wird sie mir als "Gelesen" dargestellt. Aber ich habe immer noch die Möglichkeit, sie als "Ungelesen" zu markieren. Auch kontextbezogen mit dem Rechtsklick habe ich die Möglichkeit, diese E-Mail als "Gelesen" zu markieren. Die vorgenommenen Einstellungen können Sie natürlich jederzeit wieder ändern, über das Register "Ansicht", über die Schaltfläche "Lesebereich", über die "Optionen". Eine Alternative bietet die Kennzeichnung zur Nachverfolgung. Hierbei können Sie neue E-Mail-Nachrichten, die sie versenden, bereits gesendete Nachrichten, oder empfangene E-Mail-Nachrichten zur Wiedervorlage oder, wie die Kennzeichnung schon aussagt, zur Nachverfolgung festhalten. Es kommt vor, dass nach dem Erhalt einer E-Mail zunächst weitere Informationen von Kollegen gesammelt werden müssen, bevor Sie die E-Mail beantworten können. Wenn sich ein Kollege jedoch im Urlaub befindet, können Sie die E-Mail zur Erinnerung auf den Tag festlegen, wo der Kollege wieder im Hause ist. Jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail zeigen, wird Ihnen das Fähnchen angezeigt, wenn Sie einmal auf dieses Fähnchen klicken. Outlook erstellt automatisch eine Aufgabe aus dieser E-Mail, und nimmt die E-Mail in das Outlookmodul "Aufgaben" auf. Schauen Sie einmal rechts in der Aufgabenleiste, dort wird jetzt eben diese E-Mail angezeigt. Wechsle ich in das Modul "Aufgaben", in die Vorgangsliste, dann sehe ich auch hier, dass Outlook eine Aufgabe daraus erstellt hat. Durch den einfachen Klick auf das Fähnchensymbol setzt Outlook aber automatisch das Fälligkeitsdatum auf den aktuellen Tag. Das bedeutet, wenn ich jetzt hier das Fähnchen setze, dass diese E-Mail heute fällig ist. Möchte ich ein anderes Fälligkeitsdatum festlegen, oder mich an diese E-Mail erinnern lassen, so kann ich das zum einen kontextbezogen mit dem Rechtsklick auf das Fähnchen vornehmen, dass ich hier einen anderen Tag auswähle oder eine andere Woche. Ich habe aber auch die Möglichkeit, benutzerdefiniert ein anderes Datum festzulegen. Standardmäßig erhalte ich keine Benachrichtigung von Outlook, dass diese E-Mail zur Beantwortung fällig ist. Deshalb kann ich in diesem Dialogfeld eine Erinnerungsfunktion aktivieren. Der Wochentag wird übernommen, und ich habe jetzt zusätzlich die Möglichkeit, eine Uhrzeit festzulegen. Ich möchte gleich am Montagmorgen an diese E-Mail erinnert werden. Also setze ich einfach einmal die Erinnerung auf 7 Uhr, um 7.30 Uhr bin ich im Büro. Das bedeutet, sobald ich Outlook starte, bekomme ich das Erinnerungsfenster, und ich erhalte die Informationen, dass diese E-Mail zur Bearbeitung fällig ist. Ich bestätige mit "OK", und mir wird in der Aufgabenleiste die Aufgaben jeweils in Gruppen dargestellt. Wenn Sie nicht so gerne mit der rechten Maustaste arbeiten, gibt es noch eine andere Alternative. Sie können eine E-Mail auswählen. Dann haben Sie die Möglichkeit, über das Menübandregister "Start" in Gruppe "Kategorien" ebenfalls die Nachverfolgung festzulegen. Auch hier haben Sie den Eintrag "Benutzerdefiniert", so wie ich ihn eben mit dem Rechtsklick auch ausgewählt habe, und Sie gelangen auch direkt in dieses Dialogfeld. Sie können bereits gekennzeichnete E-Mails jederzeit als "Erledigt" kennzeichnen, oder auch ein anderes Fälligkeitsdatum festlegen. Sie können direkt hier im Posteingang auf das Fähnchen mit der linken Maustaste klicken, dann sehen Sie hier ein Häkchen, die E-Mail bzw. die Aufgabe verschwindet auch aus der Aufgabenleiste. Ich mache das hier noch einmal, ich klicke jetzt hier nochmal auf das Fähnchen mit der linken Maustaste, und schon verschwindet sie hier. Es kommt vor, dass man versehentlich auch einfach auf so ein Fähnchen klickt, dann hat man immer noch die Möglichkeit erneut die E-Mail auszuwählen. Sie können über das Register "Start" in der Gruppe "Kategorien" erneut die Nachverfolgung festlegen. Outlook merkt sich die vorherigen Einstellungen, und Sie bestätigen wieder mit "OK". Alternativ wäre das natürlich auch wieder kontextbezogen mit dem Rechtsklick möglich gewesen. Es kann auch vorkommen, dass Sie versehentlich das Fähnchen anklicken, und dann wieder auf "Erledigt" klicken, und jetzt hat die E-Mail hier diese Kennzeichnung. Sie können die Kennzeichnung löschen, wie gesagt über das Register "Start" in der Gruppe "Kategorien" oder kontextbezogen. Da habe ich hier die Möglichkeit, den Befehl "Kennzeichnung löschen" auszuwählen, und dann hat meine Mail keine Kennzeichnung mehr. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, wie Sie E-Mail-Nachrichten als "Ungelesen" oder zur Nachverfolgung kennzeichnen, damit bei Ihnen keine E-Mail in Vergessenheit gerät.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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