Outlook 2016 für Mac Grundkurs

E-Mails manuell senden und empfangen

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In diesem Video lernen Sie, wie Sie POP3- und IMAP-Konten synchronisieren.

Transkript

In Outlook können Sie bestimmen, in welchem Zeitintervall das Programm mit dem Mailserver synchronisiert wird. Sie können dieses Intervall ändern und es ist möglich, das Senden und Empfangen von Mails jederzeit manuell zu initiieren. Wie das geht, das möchte ich Ihnen im Folgenden zeigen. Sie sehen hier Outlook mit zwei Konten. Einmal mein Exchange Konto und einmal mein privates Gmail Konto. Hier handelt es sich um ein IMAP Konto. Im Fall des Exchange Kontos werden die Verbindungen zum Exchange Server beständig automatisch aktualisiert. Sobald eine neue Mail den Server erreicht, wird sie in Outlook heruntergeladen und sobald Sie eine neue Nachricht senden, wird sie auf den Server hochgeladen. Bei POP3 und IMAP Konten, und Gmail ist ein IMAP Konto, gibt es dafür ein festgelegtes Intervall, in dem Ihr Rechner mit dem Server synchronisiert wird. Ich klicke hier auf die Registerkarte Extras, dann auf Konten, dann wähle ich hier mein IMAP, mein Gmail Konto aus, klicke auf Erweitert und hier sehen Sie, standardmäßig werden alle IMAP-Ordner alle 2 Minuten synchronisiert. Das Zeitintervall kann ich hier verändern. Zusätzlich kann ich auf der Registerkarte Ordner bestimmen, wo gesendete Mails, Entwürfe, Spam oder in den Papierkorb entsorgte Mails aufbewahrt werden. Ich habe hier zwei Möglichkeiten, entweder auf dem Server oder auf meinem Computer. Standardmäßig wird hier alles auf dem Server abgelegt, weil das den Vorteil hat, wenn ich mich im Web mit meinem Mail-Konto anmelde, kann ich auch auf diese Ordner zugreifen, während ich dann nicht auf lokal gespeicherte Ordner zugreifen kann. Ich verändere hier nichts, klicke auf Abbrechen und schließe das Fenster. In der Statusleiste wird immer angezeigt, mit welchem Konto ich gerade verbunden bin. Ich habe hier das Exchange Konto DownUnder gewählt. Dann wird hier unten angezeigt, Verbunden mit DownUnder, und alle Ordner sind aktualisiert. Wenn ich hier auf Gmail klicke, wechselt das Ganze. Dann bin ich mit Gmail verbunden und auch hier sind alle Ordner aktualisiert. Angenommen, ich habe für mein Gmail-Konto ein relativ hohes Synchronisierungsintervall eingestellt. Das heißt, meinetwegen alle 10 Minuten wird nur synchronisiert und ich habe eine wichtige Mail, die muss raus, dann kann ich das Synchronisieren auch manuell durchführen. Dazu markiere ich das entsprechende Konto, hier mein Gmail-Konto, und dann klicke ich hier auf die Registerkarte Start und hier oben auf Senden und Empfangen. Und wenn Sie kurz hier unten dann in die Statusleiste gucken während ich klicke, da steht, für diesen Ordner stehen Synchronisierungen aus, die Synchronisierung findet statt, alles geht sehr schnell und das Ganze ist schon wieder aktualisiert. Wenn beim Synchronisieren Fehler auftreten, zum Beispiel keine Verbindung zum Server möglich oder ein kürzlich geändertes Kennwort ist in Outlook noch nicht aktualisiert, dann können Sie diese Fehler prüfen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Extras auf die Schaltfläche Synchronisierungsfehler. Dann wird dieses Fenster geöffnet und eventuell stattgefundene Fehler werden hier angezeigt. Bei Gmail hat ja alles geklappt, deswegen wird hier nichts angezeigt und ich kann das Fenster wieder schließen. Dauert die Synchronisierung länger, können Sie sich den Status angucken. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und dann wird hier zum Beispiel gezeigt, wie viel Mails noch hochgeladen werden müssen oder runtergeladen. Auch hier schließe ich das Fenster wieder. Für alle Konten, egal ob IMAP, POP3 oder Exchange Konten, können Sie die Arbeit von Online auf Offline schalten. Dazu klicken Sie im Menü Outlook auf den Befehl Offline arbeiten. Warum sollten Sie Offline arbeiten wollen? Stellen Sie sich vor, Sie sind auf Reisen, haben gerade keine Internetverbindung und möchten aber Mails bearbeiten. Wenn Sie das im Online Modus machen, dann erhalten Sie ständig Fehlermeldungen, dass keine Internetverbindung besteht, dass Dateien nicht hoch- oder runtergeladen werden und das kann sehr störend sein. Wenn Sie das Ganze in den Offline Modus schalten, dann können Sie in Ruhe arbeiten. Ich klicke hier mal auf Offline arbeiten. Das wird hier unten dann auch angezeigt. Offline Modus. Und wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, dann wählen Sie diesen Befehl erneut, um wieder in den Online Modus schalten und dann wird alles wieder synchronisiert und Sie sind wieder auf dem neuesten Stand. Im Offline Modus wird Ihnen hier auch immer angezeigt, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat. Ich wähle den Befehl noch mal und dann bin ich wieder im Online Modus. Sie können also für POP3 und IMAP Konten bestimmen, in welchem Zeitabstand neue Mails heruntergeladen und im Postausgang befindliche Mails gesendet werden. Dazu wählen Sie einfach auf der Registerkarte Extras, den Befehl Konten. Hier markieren Sie das richtige Konto, klicken auf Erweitert und stellen hier dann ein anderes Zeitintervall ein. Zusätzlich können Sie, wenn Sie ein hohes Intervall eingeschaltet haben, auf der Registerkarte Start jederzeit auf Senden und Empfangen klicken, dann wird das Konto automatisch synchronisiert. Und als Drittes können Sie, das geht für jedes Konto, Outlook in den Offline Modus einstellen. Da klicken Sie im Menü Outlook auf Offline arbeiten. Dann wird die Verbindung gekappt, Sie können Ihre Mails in Ruhe bearbeiten und wenn Sie dann wieder über eine Internetverbindung verfügen, können Sie wieder Online schalten und synchronisieren und Ihre Mails werden gesendet bzw. eingehende Mails heruntergeladen.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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