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Microsoft Teams Grundkurs

E-Mails in Unterhaltungen integrieren

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In Teams kann man E-Mails an einzelne Kanäle verschicken. Dazu muss man nur die E-Mail Adresse des Kanals abrufen.

Transkript

Benedikt, gibt es eigentlich auch die Möglichkeit E-Mails in so einem Team zu integrieren? Ich möchte komplett auf Drittanbieter-Tools verzichten und hätte am liebsten eine einfache Möglichkeit E-Mails zu diesem Team zu senden und das ohne großen Aufwand. Ich bin in diesem Beispiel ja immer noch der Art Director der Marketingabteilung und habe dir dazu doch vor kurzem eine E-Mail geschickt, mit einer Agenda, die es zu diskutieren gilt. Ich möchte die Agenda jetzt nicht trennen und hinzufügen, sondern die gesamte E-Mail dem Team zur Verfügung stellen. Wie kann ich das machen? Ja Marco, diese Frage kriegen wir auch von Kunden immer wieder und sehr häufig gestellt. Und gerade in Projekten ist das ja oft notwendig E-Mails einem Team zur Verfügung zu stellen. Oft findet E-Mail-Kommunikation zwischen zwei Personen statt und das restliche Team bekommt dieses nicht mit. Dies kann ich nun mit Microsoft Teams, ohne Drittanbieter-Tools zur Verfügung stellen. Und wie funktioniert das Ganze? Ich kann E-Mails weiterleiten. Dazu muss ich zunächst einmal die E-Mail des jeweiligen Kanals abrufen. Dies kann ich auf der linken Seite über das erweiterte Menü mit den drei Punkten am Kanal. Wenn ich hier drauf klicken mit der linken Maustaste, kann ich sagen, diese E-Mail-Adresse abrufen. Wenn ich diese Option auswähle und anklicke, wird mir in einem neuen Fenster die E-Mail-Adresse nach kurzer Ladezeit des Kanals gezeigt. Hier kann ich entweder per Steuerung+C kopieren oder über den Button "Kopieren". Ich schließe jetzt das Fenster, minimiere auch mal die Teams-App. Im Hintergrund befindet sich nun mein Microsoft Outlook, und wir sehen hier die von dir angesprochene E-Mail, die ich jetzt dem Team weiterleiten möchte. Also gehe ich jetzt hier auf " Weiterleiten". Aus dem Zwischenspeicher füge ich entweder mit Steuerung+V oder rechter Maustaste und "Einfügen" nun die E-Mail-Adresse aus dem Team hinzu. Klicke ich jetzt auf "Senden", wird die E-Mail an den Kanal des Teams gesendet, von dem ich die E-Mail kopiert habe. Also öffne ich nun wieder meine Team-App. Zurück in der Teams-App, sehe ich auch auf der rechten Seite, dass neue Nachrichten eingegangen sind. Wenn ich den Pfeil anklicke, sehe ich auch inzwischen die E-Mail, mit dem Anhang und der Datei. Ich sehe also sowohl den E-Mail-Body als auch die Datei selbst. Möchte ich mir die ganze E-Mail anschauen, kann ich hier auf "Mehr anzeigen" klicken. Möchte ich mir die Datei anschauen, kann ich diese hier auswählen und ebenfalls anklicken. Wo liegen aber eigentlich diese Dateien? Auch das ist relativ einfach. Oben im Register "Dateien" werden diese zusätzlich abgelegt. Alle gesendeten Dateien per E-Mail werden in dem Ordner "Email Messages" abgelegt. Klicke ich diesen Ordner an, erhalte ich sowohl die Dateien als auch den E-Mail-Text selbst hier angezeigt. Wenn ich jetzt zum Beispiel mal die Agenda aufmache, erhalte ich diese in der Vorschau angezeigt, in der Online-Web-App von Word. Es ist also nicht mal notwendig Word zu öffnen, sondern ich kann es hier direkt anschauen und scrollen. Möchte ich die Datei bearbeiten, gehe ich oben rechts auf den "Bearbeiten" Button mit dem Dropdown-Menü und kann auswählen, ob ich das in Word bearbeiten möchte oder in Word Online. Ich wähle keines der Optionen und gehe auf SCHLIESSEN, um wieder zurück in meinen Dateien zu landen. Um die Datei zu bearbeiten oder auch anzuschauen, muss ich aber im Prinzip noch nicht mal in das Register "Dateien". Ich springe noch mal zurück in das Register "Unterhaltungen", wo meine E-Mail mit Anhang angezeigt wird. Um den Anhang bearbeiten oder anschauen zu können, kann ich auch hier das erweiterte Menü, mit den drei Punkten öffnen und auch hier "In Word öffnen", "In Word Online öffnen" anwählen. Ich könnte die Datei aber ebenfalls herunterladen, nur den Link abrufen oder dies auch als Registerkarte erstellen. Alles total simpel und einfach. Ja Marco, ist die Frage damit denn beantwortet? Die Frage ist auf jeden Fall für mich beantwortet. Dies bietet mir einfach und unkompliziert die Möglichkeit E-Mails einer Unterhaltung hinzuzufügen. Somit kann jeder innerhalb des Teams auf diese genannte E-Mail zugreifen. Gerade das ist aus unserer Erfahrung eine ganz besonders wichtige Funktion. In der Vergangenheit war es doch so, dass wenn ich einer Gruppe eine Information per E-Mail zukommen lassen möchte, dann gab es in der Regel mehrere Empfänger, gegebenenfalls noch weitere auf CC oder vielleicht auch auf Blindcopy. Somit war das Kommunikationschaos vorprogrammiert. Entweder waren zu viele Personen im Verteiler oder zu wenige. Über Teams und die Möglichkeit eine E-Mail auch an einen Kanal innerhalb eines Teams zu senden, ist das Problem gelöst.

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Erscheinungsdatum:26.04.2017
Laufzeit:2 Std. 3 min (25 Videos)

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