Projektmanagement: Kommunikation

E-Mails in Projekten

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E-Mail bietet sich als Kommunikationsform in Projekten an, drängt sich nahezu auf – nicht nur bei verteilten Projektgruppen oder unterschiedlichen Bearbeitungszeiten. Den Vorteilen stehen jedoch Risiken gegenüber, die besondere Aufmerksamkeit verlangen.

Transkript

Bisher haben wir über direkte Kommunikation gesprochen. Hierzu zählen neben dem Gespräch und dem Meeting auch Telefongespräche, Videokonferenzen und Instant Messaging oder Chatsysteme. Gerade bei verteilten Teams können moderne Kommunikationstools sehr hilfreich sein. Mal schnell eine Videokonferenz mit dem Kollegen in China, kurz eine Rückfrage via Chat an den Kunden in Kanada, die Möglichkeiten sind heute sehr vielfältig. Aber auch hier sollten Sie an die Regeln für gute Gespräche denken. Neben der direkten Kommunikation gibt es aber auch die indirekte oder asynchrone Kommunikation. Bei der asynchronen Kommunikation erfolgt der Austausch nicht zeitgleich, sondern zeitlich versetzt. Der bekannteste Vertreter dieser Kommunikationsart ist, Sie ahnen es schon, die E-Mail. Laut einer Studie aus dem Jahr 2013 ist die E-Mail, die am häufigsten benutzte Kommunikationsform in Projekten, noch vor dem persönlichen Gespräch. Dies ist für mich Grund genug, das Thema E-Mail im Rahmen dieses Trainings etwas mehr zu beleuchten. Ein entscheidender Unterschied zum persönlichen Gespräch liegt darin, dass keine nonverbalen Botschaften mit einer E-Mail geschickt werden. Die Folge davon ist, dass die Nachrichten versachlicht und kurz gehalten werden. Vielleicht kennen Sie ja Beispiele wie dieses. Aber hierin liegt auch ein großes Problem. Durch den Umstand dass die emotionale Komponenten in E-Mails oft nicht offensichtlich ist, kann die Nachricht sehr leicht falsch verstanden werden oder anders formuliert, wir übermitteln eine Information an den Adressaten und setzen dabei voraus, verstanden zu werden, ohne es verifizieren zu können oder zu wollen. Zudem ist es natürlich deutlich einfacher, jemandem via E-Mail ein Nein zu schicken, als es ihm ins Gesicht zu sagen. Ein weiteres Problem der E-Mail-Kultur ist der Faktor Ungeduld. In der digitalen Kommunikation wird eine prompte und unverzügliche Reaktion erwartet. Aber warum eigentlich? Der Vorteil der asynchronen Kommunikation liegt doch darin begründet, dass sie nicht sofort beantwortet werden muss, sondern überlegt stattfinden könnte. Mein Tipp an dieser Stelle: Handeln Sie frei nach dem Mahatma Gandhi Motto: Es gibt wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen. Lassen Sie sich Zeit beim Beantworten einer Antwort. Überlegen Sie besonders bei emotionalen E-Mails Ihre Antworten sorgfältig, um keine unnötigen Eskalationen zu provozieren. Wenn wir schon beim Thema sind, ein weiteres Problem von E-Mails sind Eskalationen. Vielleicht kennen Sie diese endlosen E-Mail-Schlachten mit immer wachsender Verteilergröße. Ich habe noch nie erlebt, dass Zuspitzung dieser Art jemals ein Problem sinnvoll gelöst hätte. Greifen Sie in diesen Situationen also besser zum Telefonhörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch. Aber ich möchte die E-Mail als Kommunikationsmedium nicht grundsätzlich verteufeln. Deshalb möchte ich Ihnen ein paar Tipps für den sinnvollen Uumgang mit E-Mails im Projekt geben. Reservieren Sie sich Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails. Denken Sie daran, dass Sie nicht sofort auf alles reagieren müssen. Üüberlegen Sie genau, ob die E-Mail das richtige Kommunikationswerkzeug ist. Vielleicht ist das persönliche Gespräch oder der Telefonanruf doch die bessere Variante. Schalten Sie alle Signale aus, die auf neue Nachrichten hinweisen. Die Neugier ist eine starke Triebfeder, aber letztendlich lenkt sie nur von der aktuellen Tätigkeit ab. Verhindern Sie Spam, beziehungsweise ein Informationslawine, indem Sie Antwort an alle oder Kopie an nur dann verwenden, wenn es wirklich nötig ist. Formulieren Sie klar und verständlich, aber verwenden Sie auch bewusst Emotionen, um den fehlenden, nonverbalen Charakter in der E-Mail-Botschaft zu transportieren. Achten Sie auf die Form und vermeiden Sie Rechtschreibfehler. Und zu guter Letzt, vermeiden Sie lange E-Mails. Sie kennen das doch auch, dass Ihr Kommunikationspartner nur bis zum ersten Punkt Ihre E-Mail liest und dann antwortet, der zweite und dritte Punkt aber unbeantwortet und vermutlich sogar ungelesen bleiben.

Projektmanagement: Kommunikation

Nutzen Sie Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg. Lernen Sie Erfolgsfaktoren für das Stakeholdermanagement, Teaminformation, Meetingmoderation und Projektmarketing kennen.

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Erscheinungsdatum:29.05.2017

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