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Outlook 2013 Grundkurs

E-Mails beantworten und weiterleiten

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Empfangene E-Mails können direkt im Lesebereich von Outlook 2013 oder in einer geöffneten Nachricht über einen dafür vorgesehenen Bereich im Menüband beantwortet oder weitergeleitet werden.
06:02

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen erklären, wie Sie Nachrichten richtig beantworten, oder weiterleiten können. Sie können direkt über den Lesebereich auf eine E-Mail antworten, oder eine E-Mail-Nachricht an eine andere, oder mehrere Personen weiterleiten. Jedoch gibt es beim Antworten einer E-mail-Nachricht Folgendes zu beachten: Wurden Sie vom Absender direkt angeschrieben, sodass Ihr Name im Feld "An" erscheint? Dann, wollte der Absender Ihnen die Information zukommenlassen, und erwartet ggf. eine Antwort von Ihnen? Wurden Sie jedoch nur in Kopie, also in "Cc" gesetzt, dann möchte der Absender Ihnen zwar die Information zukommenlassen, erwartet aber keine Antwort von Ihnen. Wenn eine E-Mail-Nachricht mehrere Empfänger besitzt, sollten Sie überlegen, ob Sie allen antworten, also allen Personen und Gruppen, die angeschrieben wurden, oder ob Sie nur dem Absender antworten wollen. Dafür gibt es die Schaltflächen "Antworten" und "Allen antworten". Meistens ergibt sich die Frage "Antworten" oder "Allen antworten" aus dem Nachrichtentext. Wenn Sie also auf "Antworten" klicken, wird nur der Absender der Nachricht hinzugefügt. Sie könnten jetzt weitere Personen hinzufügen, z.B. in Kopie setzen, wenn Sie antworten. Wenn diese Personen nicht unmittelbar zuvor als Empfänger schon in der E-Mail standen. In diesem Fall verwerfe ich die E-Mail noch einmal, und möchte Ihnen zeigen was passiert, wenn ich auf "Alle antworten" klicke. Sie sehen, der Absender und weitere Empfänger werden automatisch der E-Mail hinzugefügt. Da ich Ihnen jedoch zeigen möchte, wie Sie antworten können, wenn die E-Mail-Nachricht durch ein Doppelklick geöffnet wird, verwerfe ich diese E-Mail noch einmal. Ich klicke im Posteingang doppelt auf die E-Mail. Sie wird im Vollbildmodus dargestellt, und ich habe im oberen Bereich das Menüband mit der Gruppe "Antworten". Auch hier finde ich die Schaltflächen "Antworten", "Allen antworten" und "Weiterleiten". In diesem Beispiel antworte ich. In diesem Fall bekommt nur der ursprüngliche Absender eine Antwort von mir. Ich kann beginnen, mit dem "Antworten"-Text. Nur hier auch nochmal ein kleiner Tipp: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, so blättern sie bitte nicht im Nachrichtentext ganz nach unten, und setzen Ihre Antwort unterhalb des ursprünglichen Textes. Es ist so vorgesehen, dass man oben, direkt in das Nachrichtentextfeld klicken kann, und hier die Antwort eingeben kann. Sobald ich den Nachrichtentext verfasst habe, klicke ich auf die Schaltfläche "Senden". Zusätzlich möchte ich diese E-Mail noch einmal an einen Kollegen weiterleiten. Ich klicke in der geöffneten E-Mail auf die Schaltfläche "Weiterleiten". Wie bei einer neuen E-Mail muss ich nun die Empfängerdaten eingeben. Ich könnte die E-Mail-Adresse direkt eintippen in das Feld nebenan, oder neben "Cc". Ich kann aber auch die Adressbücher verwenden. Ich klicke dafür auf "An". Im Bereich "Adressbuch" im Dialogfeld habe ich die Möglichkeit, auf die verschiedenen Adressbücher zuzugreifen. Die globale Adressliste, die von der IT-Abteilung verwaltet und gepflegt wird, wird mir hier standardmäßig angezeigt. Ich habe aber auch die Möglichkeit, auf mein persönliches Adressbuch "Personen" in Outlook zugreifen. Dafür müsste ich hier einmal auf "Kontakte" klicken. Ich suche nun einmal nach dem Kollegen über die Suchleiste. Und bestätige mit "Enter". Ich habe hier die falsche Adressliste ausgewählt. Ich wechsle noch einmal in die globale Adressliste. Da habe ich schon den Kollegen. Ich klicke ihn nur einmal an, bzw. doppelt, und er wird in das Feld "An" gesetzt. Ich bestätige mit "OK". Nun folgt wieder der Nachrichtentext. Dafür klicke ich wieder in das Nachrichtentextfeld. Nachdem ich den Nachrichtentext eingegeben habe, klicke ich auf "Senden". Ich schließe die ursprüngliche Nachricht, befinde mich wieder in meinem Posteingang. Im nächsten Schritt möchte ich Ihnen einmal kurz noch zeigen, wie Sie Signaturen einer E-Mail hinzufügen können, wenn Sie antworten oder weiterleiten, wenn diese Einstellung nicht automatisch festgelegt wurde von Ihnen. In diesem Fall möchte ich die E-Mail noch einmal weiterleiten. Sie sehen, im oberen Bereich, das Menüband. Wir befinden uns in "Verfasser-Tools", im Register "Nachricht", und hier gibt es die "Signaturen". Meine Signatur, die ich angelegt hatte, klicke ich nur ein einziges Mal an, und diese wird jetzt dieser E-Mail hinzugefügt. Ich habe die Möglichkeit, jetzt den Text noch einmal einzugeben, und kann dann, nachdem ich den Empfänger hinzugefügt habe, die Nachricht senden. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, wie Sie Nachrichten richtig beantworten oder weiterleiten können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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