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Selbstmanagement mit macOS

E-Mail-Prozesse über Regeln automatisieren

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Mit Hilfe von bestimmten Regeln können Sie in der Mail-App von macOS Prozesse automatisieren. Dadurch können Sie zusätzlich Zeit sparen und Ihre Produktivität erheblich steigern. Lernen Sie in diesem Film den Einsatz von Regeln anhand eines lokalen Postfachs und der Filterung nach bestimmten Betreffzeilen kennen.

Transkript

Greifen wir das Beispiel mit dem Praktikumsplatz noch einmal auf und spezifizieren diese Anforderung speziell an lokale Postfächer. Noch einmal für wirklich die Bedeutung, die da hintersteckt, wenn ich etwas in ein lokales Postfach hineinschiebe, also verschiebe nicht nur kopiere, dann lösche ich das aus dem ursprünglichen "Einganspostfach" und lege es lokal hier auf meinem Rechner ab und trotz alledem habe ich nach wie vorn die Möglichkeit, diese E-Mail zu suchen. Ich habe die Absenderinformationen. Es ist wie ein Ablagesystem. Beispielsweise mit dem Praktikumsplatz ich suche jetzt mal nach "Betreff enthält Praktikum", und Sie sehen,jetzt tauchen noch tatsächlich beide Mails auf, wo irgendwas mit Praktikum im Betreff drin steht. Achten Sie auf diese Schreibweise. So können Sie tatsächlich genau angeben, was Sie suchen Betreff enthält, oder E-Mail enthält, oder Absender heißt, oder einfach nur von. Probieren Sie das ein bisschen aus. Sie werden wirklich sich wundern, wie genau Sie E-Mails aus einer Liste heraussuchen können. So und diese Praktikumsanfragen, die möchte ich jetzt tatsächlich lokal abspeichern und raus aus meinem Postfach bringen. So und damit bleiben die Mails erhalten und ich habe sie aber hier aus dieser Übersicht herausentfernt und so, wir damit natürlich auch ein bisschen für ein aufgeräumtes Postfach. Jetzt gibt es allerdings ja ganz häufig Situation, wo man so etwas nicht immer manuell machen möchte, also dieses Ganze durchsuchen und kopieren macht sicherlich nicht ja immer Sinn. Und da habe ich eben das Beispiel, mit den da "Webemails" schon einmal gesagt, und diese Werb-E-Mails, die ich da regelmäßig bekomme, die haben ja schon teilweise einen Umfang am Tag, der mir das ganze Postfach zumacht. Und wir durch Geisterhand kommt doch gerade hier eine neue E-Mail rein. Ja, "Printwerbung Schneider" "Nutzen Sie unsere Werbeplakate". So anhand dieser gerade erstaunlicherweise passenden hereinkommenen E-Mails möchte ich Ihnen die Regel vorstellen, mit der man in diesem Programm-Mail solche Sachen automatisieren kann. Als Erstes brauchen wir dafür wieder ein neues Postfach und zwar "Lokal" und das nenne ich jetzt einfach mal "Werbemails". Und der Unterschied jetzt zu zum Beispiel Spam ist, dass ich diese "Werbemails" ja durchaus interessant finde. Ich möchte die behalten, oder auch zumindestens mit kurzer Zeit, weil es Angebote drin. Also, ich möchte die nicht als Spam dektarieren, ich möchte es ja aber trotzdem raushaben, und das möglichst automatisiert. So und dann habe ich nun die Möglichkeit, das über "Mail" Einstellungen vorzunehmen und genau diese Funktion aufzurufen. "Die Regeln". Ja, und das macht man dann ganz einfach, in dem man eine neue Regel hinzufügt. "Diese Regel" nenne ich jetzt auch mal "Werbemails" und jetzt muss man hier wieder genau überlegen, was man macht. Also, bei mir jetzt in der Praxis ist es so, dass ich diese Einstellung, die ich jetzt demonstriere, tatsächlich abhängig mache vom Absender, also eine konkrete Absender, E-Mail-Adresse, weil nur so habe ich wirklich die Sicherheit, dass ich die E-Mails, die mich interessieren auch dann in dem Postfach drin habe und nicht irgendwelches Werbemails oder sonstige Sachen, aber zur Demonstration ist es hier glaube ich im Moment einfacher, wenn man zum Beispiel sagt Ok. "Der Betreff", der enthält beispielsweise irgendwas mit Werbe oder Werbung, wie auch immer. Sie können aber natürlich auch jedeR Zeit "Von", oder in kompletten "Account" definieren. Also, das heißt, da gibt es schon ganze Menge Möglichkeiten, wie man so etwas machen kann. Selbst auch natürlich, wenn jetzt jemand ein ja präzisen Betreff in zum Beispiel der Signature stehen hat, wie eine Umsatzsteuer-Identnummer et cetera. Das sind alles gute Kriterien, um solche Mails direkt herauszufiltern, weil man weiß, na ja,vielleicht bekommt man 2,3,4 Absender-E-Mails, aber die Identnummer eines Unternehms, oder die Kontonummer eines Unternehms so sieht denn im ja in der E-Mail drinen halten ist, die bleibt immer gleich. Man muss halt wirklich in gutes Mittel herausfinden, so hier das schmeiße ich weg, und dann soll die E-Mail bewegt werden ins Postfach "Werbemails", und das muss ich natürlich vorher angelegt haben und kann dann das Ganze hier automatisieren. So, Sie sehen auch hier, kann ich durchaus mehrere Aktionenen durchführen. Ich kann auch nochmal sagen "diese E-Mail bitte kopieren" in ja wo auch immer hin. Ja, auch selbst das ist möglich. Ich kann automatisiert Kopien anlegen, et cetera. Das war erst jetzt mal Reichen. Ich bestätige das und nachdem ich eine "Regel" neu erstellt habe, fragt Mail mich, ob ich die darin anwenden möchte, dann sage ich selbstverständlich will ich das, und dann schauen wir uns mal an, was jetzt passiert ist. So, "Werbemails". Ja, hier haben wir zwei E-Mails mit drin, "Nutzen Sie unsere Werbeplakate", "Jetzt zuschlagen Werbeaktion", also genau so, wie ich mir vorstelle. Da haben wir noch eine über. die Werbung. Ok, gehen wir nochmal in die Regel hinein und passen die kurz an, bringe "Bearbeiten". So. "Betreff enthält Werbe", oder "Betreff enthält Werbung", zum Beispiel so genau das ist jetzt passiert. Ich wende das Ganze an und schon ist auch die E-Mail automatisiert ausgefällt hat, und ich habe die hier bei "Werbemails". Nochmal, um es zu verdeutlichen. Es findet nach Einstellung dieser Optionen, ein Verschiebevorgan der gefundenen Mails, in den lokalen Ordner "Werbemails" statt. Und jetzt habe ich dann alle Muße, wenn ich mal Zeit habe, ich sitze im Cafe, oder sonst, was ich gucke mal die "Werbemails" mal an und dann kann ich immer noch entscheiden, lösche ich die, oder was noch immer nicht damit mache, oder lösche ich die heraus, wenn ein bestimmtes Datum abgelaufen ist. Das wäre dann eine Aufgabe, die man damit verbinden kann, aber ich denke, Sie sehen, wie machtvoll und mächtig die Kombination Intelligenter, lokale Postfächer, insbesondere mit der Möglichkeit dieser Definition von Regeln ist und ja, damit kann man sich wirklich ein tolles Ablagesystem auch von Mail, oder mit Mail schaffen.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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