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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

E-Mail-Funktionen aktivieren

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Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie die Farm für den Empfang und den Versand von E-Mails konfigurieren können.

Transkript

SharePoint-Server bietet die Möglichkeit, Emails zu versenden, sowie auch Emails zu empfangen, und Dokumentanhänge der Emails dann in Dokumentbibliotheken zu speichern. Welche Schritte für die Einrichtung dieser Funktionalität erforderlich sind, gehe ich im Folgenden mit Ihnen durch. In der SharePoint-Server- Zentraladministration finden Sie unter "Systemeinstellungen" im Abschnitt "E-Mail und Textnachrichten" die Möglichkeit, den Server bzw. die Farm für ausgehende und eingehende Emails zu konfigurieren. Damit eingehende Emails verarbeitet werden können, muss ein SMTP-Server zum Empfang der Email vorgeschaltet werden, das heiβt, der SharePoint-Server be- herrscht selbst nicht das SMTP-Protokoll, sondern setzt dabei auf den mit Windows ausgelieferten SMTP-Server auf. Dieser kann installiert werden über den Servermanager, dort findet man im Menü "Verwalten" den Befehl "Rollen und Features hinzufügen" und kann nun im Abschnitt "Features" das Feature "SMTP-Server" aktivieren, um es auf der Maschine zu installieren. Hier ist es sinnvoll, Verwaltungstools einzuschlieβen, um dann das Feature vollständig hinzuzufügen, und damit später auch eine Managementkonsole da ist, mit der man den SMTP-Server anpassen kann. Sobald das SMTP-Feature erfolgreich auf dem Server installiert wurde, besteht die Möglichkeit, in der Zentraladministration unter "E-Mail- und Textnachrichten" die Einstellungen für eingehende Emails zu konfigurieren. Hier kann der Haken gesetzt werden bei "Empfang von Email für Websites auf diesem Server aktivieren" auf "Ja". Und im Einstellungsmodus kann man wählen, ob man das Verzeichnis für eingehende Mails selbst angeben möchte, oder ob es automatisch anhand der Standardeinstellungen gewählt werden soll. Dahinter steckt eigentlich nichts anderes, als dass eingehende Emails jetzt vom SMTP-Server im Verzeichnis "C - inetpub - mailroot - Drop" abgelegt werden. Hier drin, in diesem Verzeichnis, finden sich später .eml - Dateien, und sobald eine neue .eml-Datei hier drin abgelegt wird, kriegt der SharePoint-Server das mit, und verarbeitet diese Mail. Das bedeutet aber auch, dass der SMTP-Dienst auf dem gleichen Server installiert werden muss, auf dem sich auch die Zentraladministration befindet, sonst kann es nicht richtig funktionieren. Schaltet man um auf "Erweitert", sieht man genau diese Optionen etwas weiter unten, hier kann man dann den Ordner für die Emailablage angeben. Bleibt man auf "Automatisch", wird die Eingabe dieses Ordners nicht ermöglicht. Die Option "SharePoint- Verzeichnisverwaltungsdienst zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten verwenden?" kann eingestellt werden auf "Ja". Hier muss dann ein Active Directory Container, eine Organisation Unit angegeben werden im AD, mit der dann der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst für jede Adresse, die man einrichtet in der SharePoint-Farm, auch einen entsprechenden Adress-Kontakteintrag erstellt, bzw. die entsprechenden SharePoint-Gruppen auch in Active Directory-Verteilergruppen repliziert werden, und umgekehrt. Unter "SMTP-Posteingangs-Mailserver" muss die Adresse des Mailservers angegeben werden, auf dem der SMTP-Dienst installiert ist, und unter dem der Mailserver letztendlich auch erreichbar ist. Die klassischen Mailserver-Optionen "nur Nachrichten von authentifizierten Benutzern akzeptieren" sollte ausgewählt sein. "Die Erstellung von Verteilergruppen auf SharePoint-Websites zulassen" kann mit "Ja" eingestellt werden, denn hier werden dann die Gruppen, die in SharePoint abgebildet sind, eben entsprechend auch im Active Directory hinterlegt. Die Anzeigeadresse des Posteingangsservers ist das, was letztendlich auch der User beim Erstellen einer Email-Adresse sieht, und unter "Sichere Emailserver" kann angegeben werden, von welchen eingehenden Mailservern, von welchem SMTP-Servern eingehende Mails überhaupt aktzeptiert werden sollen, um zu verhindern, dass hier eventuell ein Open Relay geschaffen wird. In der Regel wird es ja so sein, dass das Unternehmen einen groβen Mailserver oder einen Exchange Server betreibt, der dann SharePoint-spezifische Mailserver nur über eine entsprechende Subdomain weiterleitet, und man könnte dann hier eben entsprechend die IP-Adresse des Exchange-Servers eintragen, um zu verhindern, dass sich Sicherheitslöcher öffnen. Die abschlieβende Konfiguration kann man hier mit "OK" bestätigen. Um den Mailserver letztendlich noch im Detail zu konfigurieren, muss man über die Verwaltungsprogrammgruppe im Windows-Server die "Internetinformationsdienste 6.0 Manager"-Konsole starten. Diese wird mitinstalliert, wenn man bei der Option "SMTP" diese Option "Verwaltungskonsole mitinstallieren" gewählt hat. Das ist etwas ungewöhnlich, dass man für die Verwaltung von Mailserverdiensten die interne "Informationsdienste- Manager"-Konsole starten muss. Das hängt aber damit zusammen, dass der SMTP-Dienst seit jeher Bestandteil der Internet-Informationsdienste war, und das SMTP-Feature nicht wirklich neu aufgelegt wurde mit Windows Server 2012. Dementsprechend muss man hier mit der alten Internet-Informationsdienste- Managementkonsole auf das SMTP-Feature zurückgreifen, und kann jetzt dann über die Eigenschaften den SMTP-Server konfigurieren, eigene IP-Adressen zuweisen, den Zugriff steuern, wie die Authentifizierung vonstatten gehen soll, TLS gegebenenfalls mit Zertifikat konfigurieren, Relayeinschränkungen, all das was eben auf Emailserver-Ebene erforderlich ist. Wichtig ist, dass man weiβ, dass man über die Internet-Informationsdienste 6.0 Managerkonsole in die Verwaltung des SMTP-Dienstes einsteigen kann, und dort dann mit den Fachkenntnissen eines Mailserveradministrators die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen. Zurück im SharePoint kann man unter "Systemeinstellungen" - "E-Mail- und Textnachrichten" dann die Einstellungen für ausgehende Email konfigurieren. Hier muss nun ein SMTP-Server angegeben werden, über den der SharePoint ausgehend Emails verschickt. Das könnte zum Beispiel auch der Mailserver sein, der eben über das SMTP-Feature eingerichtet wurde. Die Absenderadresse muss hier angegeben werden, notfalls eine Antwortadresse. Das bedeutet: wenn jemand eine Mail vom System erhält und auf Anworten klickt, wohin wird diese dann geschickt? Neu in SharePoint 2016 ist, dass TLS-Verbindungsverschlüsselung jetzt aktiviert wird, das heiβt also eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen diesen beiden Servern. Dann muss noch der VZP-Port angegeben werden, in der Regel der Standard-VZP-Port, und der Zeichensatz für Emails. Wichtig ist, dass der SharePoint-Server an dieser Stelle kein SMTP-Client ist, sondern dass die Kommunikation zwischen beiden auf Relay-Ebene vonstatten geht. Das heiβt also, der Mailserver muss der IP-Adresse des SharePoint-Servers eintsprechend vertrauen, ansonsten werden Mails abgelehnt. Eine Authentifizierung ist hier nicht möglich. Unter "Mobiles Konto konfigurieren" besteht die Möglichkeit, eine URL eines Textnachrichtendienstes anzugeben. Hier muss von extern ein entsprechender Nachrichtendienst beauftragt werden, der dann die URL, den Benutzernamen und das Kennwort mitteilt. Das kann man hier eingeben, und dann gegebenenfalls den Dienst testen. Wenn die Emaileinstellungen vorgenommenn wurden, und der Server auch für eingehende Email konfiguriert wurde, können die Site Owner jeweils in den Dokumentbibliotheken einer Website in den Bibliothekseinstellungen die Option "Einstellungen für eingehende E-Mail" aufrufen, und dort eine Emailadresse für diese Bibliothek vergeben. Der Owner kann auch festlegen, wie mit Anlagen umgegangen werden soll, also Attachments aus den Emails. Ob die in einen eigenen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob sie nach Emailbetreff gruppiert werden sollen usw. Das sind aber alles Optionen, die den Farm-Administrator nicht mehr betreffen, sondern diese Entscheidung, ob die Dokumentbibliothek Emails empfangen soll, und welche Emailadresse vergeben werden soll, trifft letztendlich dann der Site Owner, eine Rolle außerhalb der IT-Abteilung. Damit ist die Farm für den Empfang und für das Versenden von Emails vollständig konfiguriert.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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