Outlook 2016 Grundkurs

E-Mail-Anhänge und OneDrive bzw. Sharepoint

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Fügen Sie einer Nachricht Grafiken/Bilder, Hyperlinks oder auch Outlook-Elemente hinzu. Über das Menüband Nachricht wechseln Sie in die Gruppe Einfügen. Erfahren Sie, wie Sie in diesem Zusammenhang OneDrive bzw. Sharepoint nutzen.
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Transkript

Ihren Nachrichten können Sie Dateien, Grafiken, Bilder, Hypelinks oder auch Outlook-Elemente hinzufügen und versenden. In diesem Video zeige ich, wie das genau funktioniert. Zunächst geht es um das Einfügen von Grafiken und Bildern. Sie können Grafiken direkt hier unten im Nachrichtentext einfügen oder als Datei-Anhang einfügen. Im Nachrichtentext lassen sich die Grafiken vor dem Senden noch bearbeiten. Damit in meinem Beispiel das Bild an der richtigen Stelle positioniert ist, bringe ich die Einfügemarke, also den Cursor an die richtige Position. Dafür klicke ich einmal unterhalb des Textes. Zum Einfügen eines Bildes klicke ich direkt in das Register "Einfügen", und in der Gruppe "Illustrationen" klicke ich direkt auf "Bilder". Ich lande direkt im Ordner Bilder und wähle jetzt eine Grafik aus, bestätige dann mit "Einfügen", und die Grafik wurde hinzugefügt. So richtig ist sie nun nicht positioniert, also sie ist mir zu dicht am Text. In diesem Fall klicke ich einmal hinter die Textzeile und drücke die Enter-Taste. Klicke ich jetzt die Grafik an, dann ist die markiert, und es erscheint oben zusätzlich das Register "Bildtools" "Format". Klicke ich außerhalb der Grafik, verschwindet das Register wieder. Ich könnte jetzt über das Register "Bildtools" "Format" hier bei den Bildformatvorlagen das Bild nochmal formatieren. Sie sehen, wenn ich hier rübergehe über die einzelnen Vorlagen, wie sich meine Grafik verändert. Aber das möchte ich in diesem Beispiel gar nicht. Ich klicke nochmal hier oben in das Register "Format", um das Menü zu schließen. Wenn Grafiken von der Auflösung her seh groß sind, ist das viel wichtiger, dass die Grafik komprimiert wird. Das bedeutet, dass die Grafik soweit runtergerechnet wird, dass die Auflösung kleiner wird, denn wenn eine Grafik sehr groß ist, kann das beim Emfänger eine sehr lange Ladezeit hervorrufen. Und um das zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, und zwar auch in den Bildtools Format in der Gruppe "Anpassen" finde ich die Schaltfläche "Bilder komprimieren", und hier klicke ich einmal direkt auf die Schaltfläche, und es öffnet sich ein Kontextmenü. Standardmäßig ist das immer eingestellt, dass die Komprimierungsoptionen nur für dieses Bild übernommen werden. Wenn Sie jetzt mehrere Grafiken eingefügt haben, können Sie dieses Häkchen auch entfernen. Dann zählen diese Einstellungen, die Sie hier vornehmen, für alle Bilder, die hier innerhalb des Nachrichtentextes angefügt sind. Hier im unteren Bereich bei der Zielausgabe können Sie die Qualität festlegen. HD und Drucken, das ist eine sehr hohe Qualität. Dann werden die Bilder nicht runtergerechnet und bleiben von der Qualität so bestehen, wie sie im Original sind. Aber die Ladezeit kann dann sehr lange dauern. Im Bereich "Web" besteht immer noch eine hohe Qualität, und die Auflösung ist für Internet Websites oder Projektoren Beamer sehr gut geeignet. Die Zielausgabe E-Mail, hier wird die Auflösung so verkleinert, dass die Grafik zwar auf dem Bildschirm eine gute Qualität besitzt, aber wenn Sie die Grafik ausdrucken würden, dann wird die Qualität nicht mehr optimal. Wenn ich alle Einstellungen hier vorgenommen habe, bestätige ich mit "OK". Im nächsten Schritt möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie einen sogenannten Hyperlink zu einer bestimmten Website im Internet eingeben. Dazu benötigen Sie immer die Internetadresse oder auch URL genannt. Ich positioniere wieder die Einfügemarke, den Cursor, in diesem Fall unter dem Bild und gebe eine Webadresse ein. Wenn ich jetzt am Ende mit "Enter" bestätige, dann wandelt Outlook automatisch meine Eingabe in einen sogenannten Hyperlink um. Der Empfänger kann später direkt auf den Link klicken und landet dann direkt bei Microsoft. Sie haben auch die Möglichkeit, URl-Adressen beziehungsweise die Internetadressen direkt im Browser anzuklicken, zu markieren und zu kopieren. Und dann können Sie die ebenfalls hier in die Nachricht einbinden. Ich habe da schon mal was vorbereitet. Ich habe im Endeffekt eine Adresse kopiert und füge sie jetzt mit STRG+V ein. Und Sie sehen, die URL ist hier etwas lang. Aber auch wenn ich hier mit "Enter" bestätige, wandelt Outlook das zu einem Link um. In den ersten Beispielen habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Bilder direkt im Nachrichtentext einfügen können oder auch wie Sie Hyperlinks einfügen. Und im nächsten Schritt möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Grafiken, Bilder als Anlage in einer E-Mail-Nachricht anfügen können. Dafür klicke ich im Register "Nachricht" direkt in der Gruppe "Einfügen" auf die Schaltfläche "Datei einfügen". Im unteren Bereich wähle ich "Diesen PC durchführen" und wechsle für die Grafik einmal hier in die Bibliothek-Bilder. Ich öffne den Ordner, wo ich die Grafik gespeichert habe, wähle die Grafik aus und klicke auf "Einfügen". Sie sehen, die Grafik wurde jetzt angefügt. Aber in diesem Bereich lässt sich die Grafik jetzt nicht komprimieren. Das Komprimieren können Sie jedoch vorher gegebenenfalls in einem anderen Office-Programm vornehmen und dort als neue Grafik speichern und später hier einfügen. Sie können auch andere Dateien einer E-Mail-Nachricht einfügen. In meinem Beispiel möchte ich eine PowerPoint-Präsentation der Nachricht hinzufügen. Dafür klicke ich wieder im Register "Nachricht" in der Gruppe "Einfügen" direkt auf die Schaltfläche "Datei anfügen". Ich wechsle wieder ganz unten auf den Eintrag "Diesen PC durchsuchen". Danach wechsle ich in die Bibliothek "Dokumente", denn dort liegt meine PowerPoint-Präsentation, und ich wähle sie aus und klicke auf "Einfügen". Die PowerPoint-Präsentation wird hier direkt angezeigt und wurde somit der Nachricht hinzugefügt. Einen Hinweis möchte ich Ihnen an dieser Stelle geben. Wenn der Empfänger nicht über die Programme verfügt, mit denen Sie die Datei erstellt haben, kann der Empfänger die Anlagen nicht öffnen. Also würde ich jetzt diese Nachricht mit meiner PowerPoint-Präsentation an jemanden senden, der nicht über PowerPoint verfügt. Die Person kann die Präsentation nicht öffnen. Sie können in solchen Fällen die Dateien gegebenenfalls in ein anderes Format umwandeln wie beispielsweise PDF. In E-Mail-Nachrichten lassen sich auch Outlook-Elemente hinzufügen. Das bedeutet, dass Sie E-Mail-Nachrichten mit oder ohne Anhang, die Sie erhalten haben, als ganze Nachricht, also komplett, versenden können. Ich klicke dafür im Register "Nachricht" in der Gruppe "Einfügen", dieses Mal auf die Schaltfläche "Element einfügen". Ich habe hier die Möglichkeit, Visitenkarten anzufügen, also aus den Kontakten beziehungsweise aus dem Modul Personen ich könnte Kalendereinträge versenden, und im unteren Bereich möchte ich jetzt eine Nachricht suchen. Ich klicke also auf "Outlook-Element". Mir wird im oberen Bereich einmal mein Posteingang gezeigt. Und die Nachricht, die ich versenden möchte, inklusive Anhang, die befindet sich in meinem Posteingang, und die ist von meinem Kollegen Gregor und besitzt einen Anhang. Ich blättere im unteren Bereich und suche diese Datei. Ich sehe hier einmal eine Nachricht von Gregor inklusive Datei-Anhang. Der Salesreport, genau diese Nachricht habe ich gesucht. Ich wähle die Nachricht aus und klicke einmal im oberen Bereich auf "OK". In diesem Fall wurde nicht die Datei einfach nur angehangt, sondern in diesem Fall wurde die komplette Nachricht hinzugefügt. Das bedeutet, wenn meine Kollegin Frau Fabian hier doppelt drauf liegt, öffnet sich die gesamte E-Mail, und sie sieht auch direkt den Datei-Anhang. Ich schließe die Nachricht noch einmal. Also, Sie sehen, Sie haben die Möglichkeit, Grafik oder Bilder direkt in den Nachrichtentext einzubinden. Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen oder eben halt auch Outlook-Elemente. Ich möchte doch nochmal kurz auf die Visitenkarten eingehen, und zwar wenn ich nochmal im Register "Nachricht" in der Gruppe "Einfügen" auf die Schaltfläche "Element anfügen" klicke, und ich gehe jetzt auf "Visitenkarte", dann hätte ich jetzt die Möglichkeit, hier direkt andere Visitenkarten auszuwählen. Ich lande in meinem persönlichen Adressbuch. Auch hier oben hätte ich die Möglichkeit, beispielsweise bei mir jetzt hier auf die "Skype for Business-Kontakte" zu wechseln. Ich bleibe aber einmal in meinen Kontakten und könnte jetzt eine Visitenkarte auswählen und diese entsprechend hier anhängen. Die Situation kommt häufiger vor, dass eben halt ein Kollege von unterwegs anruft und nach bestimmten Kontaktinformationen zu bestimmten Personen fragt. Und so hätten Sie die Möglichkeit, dem Kollegen und der Kollegin kurz eine Visitenkarte der entsprechenden Kontaktperson zuzusenden. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Dateien, Grafiken und Bilder sowie Hyperlinks einer Nachricht anfügen können.

Outlook 2016 Grundkurs

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4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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