Excel 2016: Management-Reports

Dynamische Listendarstellung

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Oft ist in einem Report nicht genügend Platz, um eine lange Liste anzeigen zu können. Hier hilft ein dynamischer Listenausschnitt. Mit einer Bildlaufleiste scrollen Sie durch die Liste.

Transkript

In einem Report ist oft nicht genügend Platz, um eine lange Liste anzeigen zu können. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen platzsparenden Ausschnitt der Liste erstellen und mit einer Bildlaufleiste durch die Liste hindurchscrollen. In der vorbereiteten Übungsarbeitsmappe finden Sie zwei Arbeitsblätter: einmal die Gesamtliste (sie umfasst 100 Datensätze) und einmal das Arbeitsblatt "Listendarstellung", in der ein Auszug für die Liste bereits vorbereitet ist. Mit der Funktion "BEREICH.VERSCHIEBEN" und einer Bildlaufleiste werden die Daten aus der Gesamtliste gezogen. Die Funktion "BEREICH.VERSCHIEBEN" braucht einen Startpunkt. Der Zelle B4 gebe ich im Namenfeld den Namen "Startpunkt". "Enter". Im Arbeitsblatt "Listendarstellung" erstelle ich die Bildlaufleiste. Über die Register "Entwicklertools" mit einem Klick auf "Einfügen" klicke ich auf die "Bildlaufleiste" aus der Gruppe der "Formularsteuerelemente" und ziehe die Bildlaufleiste senkrecht auf. Sie soll später in diesem Bereich platzsparend eingefügt werden. Sie ist aktiviert. Rechtsklick. Aus dem Kontextmenü wähle ich "Steuerelement formatieren". Der aktuelle Wert soll 1 sein, der kleinste Wert - ebenfalls eine 1. Der Maximalwert - 100 wird abgeändert auf 100, 99, 98, 97, 96, damit alle Datensätze gezeigt werden und nicht mehr. Schrittweite bedeutet, wenn ich auf eine der Enden der Bildlaufleiste klicke. Seitenwechsel soll auf 10 bleiben, wenn ich in den Graubereich hineinklicke. Zellverknüpfung ist der Name des Arbeitsblattes "listendarstellung!" und dort die Zelle B5. 3D-Schattierung, um die Bildlaufleiste etwas plastischer wirken zu lassen und "OK". Ich klicke ins Arbeitsblatt und kann die Bildlaufleiste benutzen. Entsprechend wird sich diese Zahl ändern, und ich komme lange hier zum 96. Datensatz. Dann wäre es 97, 98, 99, 100. Diese vier Zellen markiere ich und gebe für diese vier Zellen folgende Formel ein: = die Vorgängerzelle+1, Strg+Enter. Ich benutze mal die Bildlaufleiste, zurück zu 1 oder eben halt komplett bis 100. Mit der Funktion "BEREICH.VERSCHIEBEN" und der Datensatznummer wird der richtige Datensatz aus der Gesamtliste gezogen. Ich markiere die Zelle D5 und gebe ein "=BEREICH.VERSCHIEBEN". Startpunkt ist die Zelle, der ich den Namen "Startpunkt" gegeben habe. Taste F3. Dort steht der Startpunkt. Okay. Semikolon. Von diesem Startpunkt ausgesehen, um 96. Zellen für dieses Beispiel nach unten versetzt und von dort um eine Spalte nach rechts. An der Stelle findet sich der Produktname "Wildfrucht, 1 kg". Ich schaue mal nach Gesamtliste, scrolle mal nach unten Datensatz "96 Wildfrucht, 1 kg". Was fehlt, ist noch der Einkaufspreis und der Mehrwertsteuersatz. Damit ich die Formel nach rechts kopieren kann, sollte ich die Adresse B5 etwas abändern. Alle Nummern stehen in Spalte 5, und mit der Taste F4 eins, zwei-, dreimal gedrückt benutze ich die Adresse $B5. "Enter". Jetzt kann ich diese Formel nach rechts ausfüllen. Im Moment wird mir der gleiche Wert nochmal angezeigt. Das liegt einfach daran, dass für diese Zelle eben nicht der Spaltenversatz 1 gilt, sondern 2 und für die rechts davon liegende Zelle nicht der Spaltenversatz 1, sondern 3. "Enter". Die drei Zellen markiere ich und fülle sie mit der rechten Maustaste am Anfasser nach unten hinauf, "Ohne Formatierung ausfüllen", damit die [] erhalten bleibt. Für den Einzelpreis vergebe ich ein Format: Registerkarte "Start" "Währung" und für die Mehrwertsteuer Registerkarte "Start" "Prozent", aber bitte mit einer Nachkommastelle. Zum Schluss wird noch die Bildlaufleiste platzsparend in die Liste eingefügt. Ich drücke die Steuertaste und klicke auf die Bildlaufleiste, nehme sie mit und drücke die Alt-Taste und halte sie gedrückt, damit sie genauer die Gitternetzlinien ausgerichtet wird. Ich drücke wieder die Alt-Taste und halte sie gedrückt, und jetzt wird die rechte untere Ecke genau positioniert. Ab jetzt ist meine Listendarstellung fertig. In der Bildlaufleiste kann ich durch die Liste durchscrollen vom ersten bis zum letzten Datensatz. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie einen Ausschnitt aus einer langen Liste platzsparend in einem Report erstellen. Mit Hilfe der Bildlaufleiste können Sie sich einen Ausschnitt in diesen Bereichen hineinscrollen. Die Länge der tatsächlichen Gesamtliste ist für die Darstellung unabhängig. Denken Sie aber dabei, dass der Maximalwert der Bildlaufleiste sich aus dem höhsten Datensatz minus der Anzahl der Datensätze plus 1 ergibt.

Excel 2016: Management-Reports

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4 Std. 7 min (38 Videos)
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