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Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Druckvorbereitungen treffen

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Bevor Sie eine Excel-Tabelle ausdrucken, sollten Sie eine Reihe von Vorbereitungen treffen. Lernen Sie hier, wie Sie einen Drucktitel vergeben, einen Druckbereich definieren und welche Druckoptionen Sie festlegen können.
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Transkript

Hier auf dem Bildschirm sehen Sie eine Arbeitsmappe in der Ansicht Seitenlayout. In dieser Ansicht können Sie prüfen, wie sich die Daten auf die Druckseiten verteilen und Sie können eine Kopf-oder Fußzeile einfügen. In dem Fall habe ich das bereits erledigt, hier sehen Sie eine Kopfzeile, hier eine Fußzeile und das Ganze ist ein dreiseitiges Dokument. Das Dokument enthält eine Tabelle, dann hier ein Firmenlogo und auf der dritten Seite noch ein Diagramm. Wenn Sie soweit gekommen sind, möchten Sie wahrscheinlich Ihr Dokument endlich drucken. Aber vorher müssen Sie noch zwei wichtige Überlegungen anstellen. Die erste Überlegung ist, was genau möchten Sie drucken. Dazu wechsle ich wieder zurück in die Ansicht Standard. Dazu klicke hier in der Statusleiste hier auf die Schaltfläche, denn wenn ich die Arbeitsmappe einmal in der Ansicht Seitenlayout angezeigt habe, dann zeigt mir Excel auch in der Ansicht Standard welche Daten auf welcher Seite gedruckt werden. Ich blättere hoch zum Dokumentanfang. Welche Daten möchte ich drucken? Möchte ich alles drucken, das heißt die Tabelle und die grafischen Elemente, oder möchte ich beispielsweise nur die Tabelle drucken. Ich möchte nur die Tabelle drucken, dazu markiere ich sie, ziehe mit gedrückter Maustaste über die Tabelle. Dann wähle ich auf der Registerkarte Seitenlayout die Schaltfläche Druckbereich, und dann den Befehl Druckbereich festlegen, um den Druckbereich zu definieren. Sollten Sie später einmal alles drucken wollen, vergessen Sie nicht, den Druckbereich wieder aufzuheben. Dazu klicken Sie auch wieder auf der Registerkarte Seitenlayout auf die Schaltfläche Druckbereich und dann auf den Befehl Druckbereich aufheben. Der Druckbereich ist definiert, es ist nun klar, was gedruckt werden soll. Die zweite Überlegung betrifft die Verteilung der Daten. Ich klicke hier mal auf die Zelle A1. Auf der ersten Seite wird der Firmenname gedruckt, und die Produktbezeichungen. Auf der zweiten Seite fehlen diese Informationen, das heißt auf der zweiten Seite fehlen wichtige Bezugsdaten. Diese Daten können Sie aber über einen sogenannten Drucktitel liefern. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout auf die Schaltfläche Drucktitel. Excel öffnet das Fenster Seite einrichten. Das steht nun hier etwas im Weg, ich ziehe es mit gedrückter Maustaste zur Seite. Hier oben sehen Sie den Druckbereich, den wir vorher definiert haben und hier unten können Sie den Drucktitel definieren. Sie können Wiederholungszeilen und Wiederholungspalten angeben, das heißt Zeilen und Spalten, die auf jeder Druckseite wiederholt werden sollen. In diesem Fall möchte ich nur eine Wiederholungsspalte wählen, und zwar die Spalte A, um den Fimennamen und die Produktbezeichnungen auf jeder Seite anzuzeigen. Dann klicke ich hier in das Feld Wiederholungsspalten links, dann auf die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren. und nun markiere ich hier die Spalte A. Das wird hier oben übernommen. Nun vergrößere ich das Ganze wieder, indem ich hier klicke und Sie sehen: die Wiederholungsspalte wurde übernommen. Zusätzlich kann ich dann noch Druckoptionen definieren, zum Beispiel kann ich wählen, ob Gitternetztlinien gedruckt werden, ob es ein schwarz-weiß Druck sein soll, oder ob der Druck in Entwurfsqualität erfolgen soll, das heißt ich spare damit Tinte und ob die Zeilen- und Spaltenüberschriften ebenfalls gedruckt werden sollen. Mit Zeilen- und Spaltenüberschriften sind die Spaltenbuchstaben und die Zeilennummern gemeint. Zusätzlich kann ich die Seitenreihenfolge des Drucks ändern. Angenommen, ich möchte das gesamte Arbeitsblatt drucken, dann würde ich das Ganze hier ändern, denn dann möchte ich zuerst von links nach rechts drucken, das heißt erst wird meine Tabelle gedruckt und dann die grafischen Elemente. Aber ich habe den Druckbereich hier oben festgelegt, ich drucke sowieso nur die Tabelle. Die Wiederholungsspalten sind definiert und ich bestätige das Ganze durch Klicken auf OK. In der Ansicht Standard kann ich dann hier gar nichts erkennen. aber wenn ich zur Ansicht Seitenlayout wechsle, dann kann ich sehen, dass es funktioniert hat. Die Spalte A wird auf der zweiten Seite wiederholt. Ich fasse kurz zusammen. Wenn Sie nur Teile eines Arbeitsblattes drucken wollen, dann können Sie die entsprechenden Daten markieren und auf der Registerkarte Seitenlayout einen Druckbereich definieren. Sollen Zeilen oder Spalten auf der ersten Seite auf allen Folgeseiten wiederholt werden, legen Sie auf der selben Registerkarte zusätzlich noch einen Drucktitel fest.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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