Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Dokumentschutz und Sicherheit gewährleisten

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Informieren Sie sich über Maßnahmen, die Ihre Dokumente vor einem versehentlichen oder unautorisierten Zugriff schützen. Dazu gehören Kennwörter für das Öffnen und/oder Bearbeiten des Dokuments und einige Sicherheitsoptionen in den Word-Einstellungen.
05:47

Transkript

Wenn mehrere Benutzer sich einen Rechner teilen und Dokumente in einem öffentlichen, das heißt, für alle zugänglichen Ordner abgelegt werden, können Sie wichtige und vor allem fertige Dokumente vor unberechtigtem Zugriff oder versehentlichen Änderungen schützen. Und Sie können bestimmen, welche Arbeiten wer im Dokument durchführen kann. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Dokumente mithilfe von Kennwörtern schützen. Dazu klicken Sie hier auf der Registerkarte "Überprüfen" auf die Schaltfläche "Dokument schützen". Hier kann ich dann ein Kennwort zum Öffnen des Dokuments einfügen. Ich schreibe ein Kennwort, das wird natürlich nicht angezeigt, falls mir jemand über die Schulter schaut, dann drücke ich die Eingabetaste, muss das Kennwort wiederholen und bestätige mit "OK", Jetzt kann also nur derjenige mein Dokument öffnen, dem ich dieses Kennwort weitergebe. Als zusätzliche Sicherheit kann ich noch bestimmen, dass auch zum Bearbeiten ein Kennwort notwendig ist. Ich gebe ich ein neues Kennwort ein, drücke die Eingabetaste, muss das Kennwort wiederholen und bestätige mit "OK". Jetzt habe ich ein Kennwort zum Ändern des Dokuments eingegeben. Also jemand, der beide Kennwörter kennt, kann mein Dokument öffnen und es bearbeiten. Zusätzlich kann ich noch definieren, welche Bearbeitungsschritte im Dokument möglich sein sollen. Dazu klicke ich auf dieses Kontrollkästchen und dann möchte ich, dass nur Überarbeitungen möglich sind. Das bedeutet, dass die Person, die das Dokument öffnen und bearbeiten kann, nur Änderungen mit Korrekturkennung eingeben kann, damit ich sofort sehen kann, ob und wenn ja, wo jemand etwas eingegeben hat. Es empfiehlt sich auch diese Einstellung noch einmal durch ein Kennwort zu schützen, weil die Person, die mein Dokument bearbeiten kann, auch dieses Dialogfeld öffnen und die Optionen hier ändern kann. Dann klicke ich hier hinein, gebe noch einmal ein Kennwort ein, drücke die Eingabetaste, wiederhole das Kennwort und bestätige mit "OK". Jetzt habe ich also ein Kennwort zum Öffnen, ein Kennwort zum Ändern und ein Kennwort dafür, dass nur Überarbeitungen im Dokument durchgeführt werden dürfen, die eben farblich gekennzeichnet sind. Ich bestätige das Ganze mit "OK". Hier oben wird aus der Registerkarte "Überprüfen" sofort die Funktion "Änderungen nachverfolgen" eingeschaltet. Ich speichere das Ganze jetzt und schließe das Dokument, um Ihnen zu zeigen, wie sich Word verhält, wenn ich das Dokument erneut öffne. Ich klicke hier oben auf "Datei" und dann auf "Zuletzt verwendet" und hier auf Dokument schützen. Und schon fordert mich Word auf, ein Kennwort zum Dateiöffnen einzugeben. Dann gebe ich hier mein Kennwort ein und bestätige mit "OK". Dann fordert Word mich auf, "Geben Sie das Kennwort ein, um dieses Dokument zu bearbeiten oder öffnen Sie es schreibgeschützt." Wenn ich weiß, ich möchte es bearbeiten und kenne das Kennwort, dann gebe ich es hier ein. Wenn ich weiß, ich möchte mir das Dokument nur anschauen, klicke ich auf schreibgeschützt und das Dokument wird schreibgeschützt geöffnet. das heißt, ich kann es lesen, aber keine Änderungen einfügen. In dem Fall möchte ich aber etwas ändern, gebe das Kennwort zum Ändern ein und bestätige mit "OK" Das Dokument wird geöffnet, ich blättere nach unten zum Text und wenn ich hier jetzt eine Änderung eingebe, zum Beispiel das Wort "Änderung", dann wird es mit einer Korrekturkennung versehen. Das liegt daran, dass auf der Registerkarte "Überprüfen" die Funktion "Änderungen nachverfolgen" eingeschaltet ist. Word bietet auch in seinen Einstellungen noch zwei wichtige Sicherheitsoptionen an, Ich klicke hier auf "Word", dann auf "Einstellungen" und dann auf "Sicherheit und Datenschutz", und zwar ist hier die erste Option schon aktiviert: "Vor dem Öffnen einer Datei, die Makros enthält, Warnung anzeigen." Das ist wichtig, denn wenn Sie von jemandem eine Datei bekommen und die Datei Makros enthält, besteht die Gefahr, dass über Makros Viren oder sonstige Malware auf Ihren Rechner übertragen werden. Deshalb sollte dieses Kontrollkästchen aktiviert sein, so werden Sie gewarnt, wenn Sie eine Datei mit Makros öffnen. Die zweite Option ist auch ganz interessant, "Warnen, bevor Datei mit Überarbeitung/Kommentaren gedruckt, geschlossen oder gesendet werden. Wenn Sie in Ihrer Datei Überarbeitungen mit Korrekturkennung eingegeben haben oder Kommentare und die Datei dann drucken oder an andere weitergeben, kann es sein, dass Sie das gar nicht möchten, und Sie hätten vorher die Überarbeitungen oder Kommentare wieder herausgenommen, weshalb es schon wichtig ist, dass Word Sie warnt, bevor Sie eine Datei weitergeben die eben noch Überarbeitungen und Kommentare enthält. Ich ändere hier aber nichts und schließe das Ganze. Gut, fassen wir kurz zusammen: Sie können selbst entscheiden, wer Ihre Dokumente öffnen und wer sie ändern darf. Denn nur an diese Personen geben Sie die entsprechenden Kennwörter weiter, die Sie auf der Registerkarte "Überprüfen" mit der Schaltfläche "Dokument schützen" vergeben können. Nutzen Sie diese Funktion, damit niemand unberechtigt auf Ihre Dokumente zugreifen oder versehentlich in Ihren Dokumenten Änderungen durchführen kann. Zusätzlich stellt Word in seinen Einstellungen in "Sicherheit und Datenschutz" zwei Optionen zur Verfügung, mit denen Sie gewarnt werden, wenn ein Dokument Makros enthält beziehungsweise noch Überarbeitungen und Kommentare enthält und Sie das Dokument drucken, schließen oder senden wollen.

Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Erstellen, bearbeiten und gestalten Sie Dokumente – vom Brief bis hin zum Buch. Sie lernen Word für Mac in Office 365 von Grund auf kennen und sehen alle wichtigen Funktionen im Einsatz.

6 Std. 22 min (78 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
Hersteller:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:06.09.2016

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!