Office 365: Word Grundkurs

Dokumente vor Fremdzugriff schützen

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Vertrauliche Dokumente sind nicht für jeden bestimmt. Lernen Sie hier, wie Sie ein Dokument schützen, so dass es nur von Benutzern geöffnet werden kann, die das Kennwort kennen. Aber Vorsicht: Solche Schutzmechanismen können auch umgangen werden.
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Transkript

Haben Sie sich schon mal gefragt, ob man ein Dokument sicher speichern kann? Das heißt, so im Netzwerklaufwerk abspeichern, ohne dass die lieben Kollegen, das Dokument öffnen können? Doch das geht. Sie können ein Dokument sichern, indem Sie dass Dokument - Datei Speichern unter, es trägt bereits einen Namen, nehmen wir wieder unseren Ordner Durchsuchen, dieser Name, dieser Dokumenttyp, über Tools, über die Allgemeinen Optionen, mit einem Kennwort speichern. Ich nehme mir hier ein kurzes Kennwort, OK, und er fragt mich erneut nach diesem Kennwort, damit ich auch ja das richtige Kennwort eintrage, OK. OK, Speichern, damit ist es mit Kennwort gespeichert. Ich schließe das Dokument mal, ich öffne das Dokument, ach, da ist es ja gerade, Klick, und schon werde ich beim Öffnen des Dokumentes nach dem Kennwort gefragt. Wenn ich ein falsches Kennwort eintrage, sagt er, nee, sorry, falsches Kennwort. Ich muss also Datei Öffnen, damit ich in das Dokument reinkomme, damit ich das Dokument sehen und lesen kann, das richtige, korrekte Kennwort eingeben. Es gibt noch eine zweite Version, Sie können auch über das ganze Tools nicht mit einem Kennwort zum Öffnen speichern, sondern Sie können es schreibgeschützt speichern, das heißt, jeder darf das Dokument sehen, im Prinzip ändern, aber nicht mehr speichern. Das mache ich mal, um zu zeigen was hier passiert, OK, fragt mich wieder nach dem Kennwort, OK, speicher mal bitte, schließ mal bitte, Datei Schließen, öffne es noch mal bitte, Er fragt mich nach dem Kennwort, angenommen ich wüsste es nicht, dann könnte ich jetzt, an dieser Stelle, das Dokument Schreibgeschützt öffnen. Aha, Sie sehen ich bin hier im Lesebereich, interessant, ja gut, wenn ich zurückwechsle in die Seitenlayoutansicht, na, was will er denn, ich bin doch drin, Enter - Enter, und jetzt speichere ich es mal wieder, Sie sehen hier oben schon Schreibgeschützt, Datei Speichern unter, mach mal bitte, nee, sorry Leute, das geht nicht, ihr könnt nicht einfach das Dokument unter dem gleichen Namen noch mal speichern, ihr könnt es an eine andere Stelle speichern, oder den Namen ändern, aber das Dokument, das bleibt bitte so bestehen. Das wäre dieser Mini-Schreibschutz, also ich darf es öffnen, lesen, ändern, darf es aber nicht unter dem gleichen Namen speichern, sondern unter einem anderen Namen. Prima! Hätte ich an dieser Stelle - ich mache es noch mal zu, Nicht speichern, Datei Öffne - mir dieses Dokument, hätte ich dagegen dieses Dokument mit dem Kennwort geöffnet, dann wäre ich voll qualifiziert drin, kann natürlich es wieder speichern, Klick auf speichern - jetzt schimpft er nicht, und jetzt kann ich natürlich wieder die Optionen ändern. Schauen wir uns die dritte Option an, Allgemeine Optionen, neben diesem Kennwort zum Ändern, gibt es hier unten noch ein Dokument schützen, OK - Was bedeutet das? Aha, interessant, jetzt taucht hier ein sogenannter Aufgabenbereich auf, den ich vor allen Dingen bei Formularen brauche. Das heißt, Teile des Dokumentes sollen geändert werden, aus Dropdown-Listen darf etwas ausgewählt werden, Kontrollkästchen dürfen angehakt werden, Textfelder gefüllt werden und so weiter. Aber der Rest - Finger weg! Der ist Tabu! Das heißt, ich kann in diesem Dokument zulassen, entweder Keine Änderungen, oder - tun wir mal so, als wäre es ein Formular, die Formularfelder dürfen ausgefüllt werden, und jetzt kann ich einen Schutz auf das Dokument anwenden, mit Kennwort, auch hier lege ich mal ein Kennwort drauf, ein Kennwort drauf auch hier, das Kennwort muss ich wiederholen, OK, speichere mein Dokument wieder ab, Speichern, schließe mein Dokument, schließe auch diesen Aufgabebereich, den brauche ich im Moment nicht, Öffne mein Dokument, öffne, öffne, ich habe den Schreibschutz vergessen hier zu öffnen, okay, das ist kein Problem, OK. Das machen wir raus, hier gehen wir auch raus, und jetzt sehen Sie bereits am Cursor, vielleicht hören Sie es, ich kann das Dokument nicht mehr ändern. Ich müsste jetzt hier, über die Registerkarte Überprüfen Schützen den Schutz aufheben, und den kann ich natürlich nur aufheben, wenn ich das Kennwort weiß, jetzt bin ich voll qualifiziert wieder im Dokument, prima, und jetzt kann ich es ändern. Also, drei verschiedene Schutzvarianten, Sie finden alle drei in beim Speichern, hinter den Tools Allgemeine Optionen, das erste bedeutet, es kann nur dann geöffnet werden, wenn ich das Kennwort kenne, das zweite bedeutet, es kann eigentlich immer geöffnet werden, aber nur dann geändert werden, und unter dem gleichen Namen gespeichert werden, wenn ich das Kennwort kenne, das dritte bedeutet, es kann immer geöffnet werden, aber es darf nicht geändert werden, oder genauer, nur bestimmte Teile dürfen geändert werden, diese drei Optionen finden Sie hier an der Stelle. Ein Wort zum Schluss, dieser Dokumentschutz ist leider kein sehr guter Schutz. Im Internet befinden sich sehr viele Tools, mit denen man solche Schutzmechanismen von Microsoft knacken, hacken, öffnen, unterlaufen kann, also Achtung, bitte, bitte speichern Sie in Word-Dokumenten, das Gleiche gilt übrigens auch für Excel, keine sensiblen, geheimen, privaten, vertraulichen Dinge. Es ist ein relativer Schutz, damit die neugierigen Kollegen nicht aus Versehen dieses Dokument aufmachen, und ändern oder mal eben schnell da reingucken. Es braucht schon einige Klicks, um so was zu hacken, aber es ist kein sehr guter, kein absoluter Schutz, jeder der es aufmachen will, wenn Sie so was ins Internet stellen würden, oder auf einem Netzlaufwerk veröffentlichen würden, jeder der es wollte, könnte es öffnen, wenn er sich auf die Suche macht.

Office 365: Word Grundkurs

Meistern Sie die Windows-Version von Microsoft Word in Office 365 von Grund auf und lernen Sie alles, was für die Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm wichtig ist.

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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