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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Dokumente (und Elemente) versionieren

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SharePoint enthält eine vollständige Versionskontroll-Funktion für Dokumente und Listenelemente. Hier lernen Sie, wie Sie diese aktivieren und nutzen können.

Transkript

SharePoint-Bibliotheken bieten einige komplett neue Möglichkeiten im Umgang mit Dateien, die Sie auch aus der Sicht des Farmadministrators kennen sollten und verstehen sollten, was sie bedeuten, damit Sie eventuell auch die Websitebesitzer in die richtige Richtung lenken können. Das Wichtigste in einer SharePoint-Bibliothek oder die wichtigste Funktion ist eigentlich die Versionskontrolle im Zusammenhang mit der Möglichkeit, gemeinsam am gleichen Dokument zu arbeiten, was bei der Ablage in Dateisystemen oder Netzlaufwerken nur mit Zusatztools beziehungsweise zusätzlichem Aufwand verbunden war. SharePoint-Bibliotheken können über die Bibliothekeinstellungen im Abschnitt Versionsverwaltungseinstellungen so konfiguriert werden, dass eine Versionskontrolle implementiert wird. Standardmäßig, das ist neu in SharePoint 2016, ist die Versionskontrolle eingeschaltet. Früher war das nicht so, da war keine Versionskontrolle aktiviert. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Owner nicht nur die Möglichkeit der Erstellung von Hauptversionen aktiviert, sondern er kann auch Haupt- und Nebenversionen tracken lassen. Nebenversionen werden dann als Entwurfsversion vom System betrachtet. Das Spannende dabei ist, dass etwas weiter unten eine Option zur Verfügung steht, wo man einstellen kann, wer Entwurfselemente in dieser Dokumentbibliothek überhaupt sehen darf. Wenn man das umstellt auf Alle Benutzer oder nur Benutzer, die Elemente bearbeiten dürfen, verhält sich das System so, dass die erste gespeicherte Version die Version 0.1 darstellt. Das heißt, es gibt noch 0 Hauptversionen und es handelt sich um die 1. Nebenversion. Durch die Einstellung, dass nur Benutzer, die Elemente bearbeiten dürfen, Entwurfselemente sehen können, nur aufgrund dieser Einstellung, werden die Benutzer mit Leserechten das Dokument noch gar nicht zu Gesicht bekommen und die Benutzer mit Bearbeiten-Rechten werden es bereits sehen. Erst wenn dann ein Benutzer mit Bearbeiten-Rechten explizit eine Hauptversion eincheckt, also 1.0 oder 2.0 oder höher, dann wird das Dokument für alle sichtbar. Eine ganz interessant Funktion, also nur um zu zeigen, was man mit der Versionskontrolle so alles anstellen kann. Weiters ist es so, dass Dokumente in SharePoint ein- oder ausgecheckt werden können. Im Menüband Dateien gibt es dazu die entsprechenden Befehle. Im Gegenzug zu klassischen Versionskontrollsystemen wie Subversion oder Visual Studio Team Foundation Server, die für Code gedacht sind, verhält sich das mit dem Auschecken und Einchecken hier eigentlich genau umgedreht. Das bedeutet, klassischerweise können mehrere Benutzer gemeinsam an einem Dokument arbeiten, bis zu 10 Benutzer gleichzeitig. Wenn das Dokument ausgecheckt ist, nur dann ist es exklusiv für einen Benutzer gesperrt. Um kurz aufzuzeigen, wie sich das gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten verhält, werde ich nun zuerst mit dem Konto websitebesitzer dieses Word-Dokument öffnen und es in den Bearbeiten-Modus setzen, in dem Fall in Word Online. Es würde sich aber ganz ähnlich verhalten, wenn man mit einer lokal installierten Word-Version arbeitet. Ich habe außerdem ein weiteres Browserfenster vorbereitet, wo ich mich am SharePoint mit dem Konto kollege angemeldet habe. Einfach um die Situation zu simulieren, dass hier der Websitebesitzer mit dem Dokument arbeitet, sinnbildlich für einen Member, für einen Kollegen, und ein weiterer Kollege sich angemeldet hat und das gleiche Dokument, ich zeige es nochmal, geöffnet hat und auch hier auf In Word Online bearbeiten gegangen ist. Wobei, wie gesagt, es wäre auch möglich, das Dokument in Word zu bearbeiten. Man sieht sofort, dass kollege die Information bekommt, websitebesitzer bearbeitet das Dokument und websitebesitzer wiederum die Information erhält, dass kollege dieses Dokument bearbeitet. Das bedeutet, es ist ein Informationsaustausch da. Wenn der Kollege im Dokument Änderungen vornimmt, werden die Änderungen nach kurzer Zeit direkt durchgepusht und der Websitebesitzer kann die Änderungen sehen, die der Kollege hier im Dokument vorgenommen hat. Das wiederum funktioniert aber nur mit den Online-Versionen. Mit der Offline-Word-Version müsste zuerst gespeichert werden, um einfach das Dokument erneut vom Server abzurufen. Die Information aber, wer am Dokument arbeitet und dass Kollegen am Dokument arbeiten, funktioniert wunderbar. Wenn Kollegen Passagen ändern, werden die hier auch gesperrt. Das heißt, mit SharePoint ist grundsätzlich das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten unkompliziert möglich und in den Online-Versionen werden die Änderungen direkt auch anderen gezeigt und man kann wirklich komfortabel gemeinsam am gleichen Dokument arbeiten. Natürlich dann auch noch die Word-Nachverfolgungsfunktionen nutzen. Das aber überlasse ich den Kollegen aus der Office-Abteilung, Ihnen diese Themen näherzubringen. Gut, wenn der Kollege das Dokument schließt, die Dokumentbearbeitung wieder beendet, erhält der Websitebesitzer eine Information, die Information wird hier oben auch weggenommen. Auch der Websitebesitzer beendet die Bearbeitung des Dokuments. Nun möchte aus welchen Gründen auch immer der Kollege websitebesitzer das Dokument schützen, also allein bearbeiten. Er möchte irgendwelche Änderungen umsetzen und möchte vermeiden, dass ihm jemand in die Quere kommt und mit ihm gemeinsam irgendwelche Änderungen umsetzt. Beziehungsweise, er möchte vielleicht auch vermeiden, dass die Änderungen, die er ins Dokument speichert, für alle anderen Kollegen schon sichtbar sind. Um das zu erreichen, wird er das Dokument Auschecken. Mit dem Auschecken ist das Dokument nun exklusiv für die Bearbeitung von allen anderen gesperrt. Das heißt, der Kollege websitebesitzer kann das Dokument öffnen, er kann es in den Bearbeiten-Modus setzen. Der Kollege, der mit dem Websitebesitzer am Dokument arbeitet, kann das Dokument auch öffnen, wird aber, wenn er versucht, es zu bearbeiten, eine Fehlermeldung erhalten, dass das Dokument von einem anderen Kollegen ausgecheckt ist, er kann es nur in der Leseansicht öffnen. Die Information, wer das Dokument ausgecheckt hat, ist ersichtlich aus diesem kleinen Symbol. Wenn man mit der Maus darüberfährt, erhält man die Information. Beziehungsweise es ist auch eine Spalte, die in Ansichten verwendet werden kann. Das heißt, der Kollege kann dieses Dokument jetzt nicht ändern. Wenn nun der Websitebesitzer hier Änderungen vornimmt, das Dokument speichert, wird dennoch der Kollege, wenn er das Dokument öffnet, nur die zuletzt eingecheckte Version sehen. Das bedeutet, Kollege websitebesitzer kann das Dokument wieder öffnen, sieht seine letzten Änderungen, kann es weiter modifizieren und ändern, eventuell über Tage hinweg. kollege oder alle anderen Kollegen, egal wer, auch die Website Owner; egal mit welchen Berechtigungen man dieses Dokument öffnet, man wird nur die Änderungen sehen, die zuletzt eingecheckt wurden. Erst wenn der Websitebesitzer seine Änderungen tatsächlich umsetzt, das heißt, diese Dokumentversion, die er jetzt erzeugt hat, auch tatsächlich wieder eincheckt; je nachdem was er jetzt eincheckt, Haupt- oder Nebenversion; bei Nebenversion wird es nur für die Kollegen sichtbar, die Schreibrechte besitzen, bei Hauptversionen für alle, die Leserechte besitzen; erst mit dem Einchecken wird nun der Inhalt dieses Dokuments tatsächlich für alle anderen Kollegen direkt sichtbar. Das bedeutet auch, und ich denke, das ist für die Farmadministratoren sehr wichtig zu wissen: Es besteht kein Grund mehr, ein Dokument an einem privaten Speicherort zu speichern, am Desktop, um zu verhindern, dass Kollegen irgendwelche Änderungen sehen. Man kann es auschecken. Das bedeutet auch, dass das Speichern von Dokumenten in mehreren Versionen mit irgendwelchen Versionskennzeichen, Dokument_v1.docx und Dokument_v2.docx, dass mehrere Dateien für das gleiche Dokument nicht gespeichert werden müssen. Es gibt keine Notwendigkeit mehr, das Dokument in unterschiedlichen Stages als unterschiedliche Dateien irgendwo zu speichern. Man kann die Versionskontrolle nutzen in SharePoint, um das Dokument an einem Speicherort abzulegen und dann gemeinsam mit den Kollegen zu bearbeiten, ohne dass eine Kopie des Dokuments erstellt werden muss. Die einzelnen Versionen des Dokuments sind ersichtlich, wenn man den Eintrag markiert, das Dokument markiert und im Menüband Dateien den Versionsverlauf aufruft. Dort kann man die einzelnen Dokumentversionen sehen und kann auch einzelne Dokumentversionen betrachten beziehungsweise wiederherstellen, also aus der Version 2 könnte man eine Version 5 machen. Und so gibt es noch viele weitere Möglichkeiten in der Arbeit mit der Versionskontrolle.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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