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Acrobat DC 2017: Neue Funktionen

Dokumente über den SharePoint-Server gemeinsam kommentieren

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Sparen Sie sich eine Menge Arbeit, indem Sie für das gemeinsame Kommentieren von PDF-Dokumenten über den SharePoint-Server gehen. Wie es im Detail geht, erklärt der Trainer in diesem Video.

Transkript

Sollen PDF-Dokumente gemeinsam kommentiert werden, so ist das mitunter immer ein bisschen unpraktisch. Klar, die Funktion selber ist schon sehr gut, aber wenn man jetztdieses PDF-Dokument an mehrere Personen klassischerweise per E-Mail verteilt und diese Personen einem dann die kommentierten PDF-Dokumente wieder zurückschicken, so ist das eben sehr mühselig, weil man jetzt nun die Kommentare aus unterschiedlichen PDF-Dokumenten zusammenführen muss. Nicht nur das, die Personen, die diese Kommentare erstellen, machen sich möglicherweise auch unnötig Arbeit, weil Sie Kommentare schreiben, die der Kollege auch schon geschrieben hat. Die Arbeit hätte man sich also sparen können. Und genau da gibt es eben die Möglichkeit, dass wir diese Kommentare über den SharePoint-Server laufen lassen und das geht ausgesprochen komfortabel und sehr einfach. Schauen wir uns das Ganze einmal an. Ich wechsle hier zu den "Werkzeugen", da gibt es nämlich die Funktion "Zum Kommentieren senden". Wenn ich nun hierauf klicke, dann gibt es hier oben "Zum gemeinsamen Kommentieren senden". Und nun habe ich hier dieses Dialogfeld. Ich wähle hier im Moment mal etwas anderes aus, weil standardmäßig ist nämlich hier oben dieser Punkt ausgewählt und wenn man das Ganze einmal gemacht hat, dann merkt sich das System die Einstellungen, sodass wir in Zukunft die Schritte, die wir in den nächsten Minuten hier eintragen, nicht immer und immer wieder eintragen müssen. Also fangen wir aber mal mit dieser Variante an, dass wir das quasi vorher noch nie gemacht haben. Nun klicken wir hier jetzt einfach auf "Weiter" und nun müssen wir jetzt hier angeben, wie das Ganze geteilt werden soll. Klassischerweise, wie ich eingangs schon erwähnt habe, eben hier über eine SharePoint-Unterwebsite. Auch die ist hier bei mir jetzt schon eingetragen. Diese Information müssen Sie gegebenenfalls sich von Ihrem SharePoint- Administrator geben lassen, wo auf dem SharePoint-Server Sie hier PDF-Dokumente abspeichern dürfen zur gemeinsamen Bearbeitung. Beachten Sie des Weiteren, nicht nur Sie müssen natürlich Zugriff auf diesen SharePoint-Server haben, sondern auch alle anderen Beteiligten müssen genau auf diesen Ordner auf diesen SharePoint-Server Zugriff haben. Wenn Sie sich da nicht sicher sind, wie bereits gesagt, dann sprechen Sie sich mit Ihrem SharePoint-Administrator ab. Ich klicke jetzt hier auf "Weiter" und nun kann ich hier ein paar Einstellungen vornehmen. Unter anderem kann ich jetzt hier festlegen, wie dieses Dokument denn verschickt werden soll. Und bei mir ist jetzt hier oben ausgewählt "Mit Adobe Acrobat senden". Das heißt, Adobe Acrobat selber kümmert sich darum, dass die E-Mails verschickt werden. Ich kann auch sagen, nein, das möchte ich nicht. Dann muss ich mich selber um das Verschicken der E-Mails kümmern. Aber ich möchte in der Tat, dass Acrobat sich die Mühe macht. Hier unten, dort kann ich nun festlegen, ob dieses PDF-Dokument mit der E-Mail, also als Anlage verschickt wird, oder ob es wirklich nur als Link verschickt wird. Wenn man das Ganze als Link verschickt, hat das insbesondere bei großen PDF-Dokumenten den Vorteil, dass hier wirklich auch das PDF-Dokument auf dem SharePoint-Server liegt, die E-Mail selber dann sehr klein ist. Hat allerdings den Nachteil, klar, die Person, die dann die E-Mail bekommt, muss zwingenderweise Zugriff auf diesen SharePoint-Server haben. Wenn das Ganze als Anlage verschickt wird, hat die Person vielleicht keinen Zugriff auf den SharePoint-Server, dann kann die Person das PDF-Dokument wenigstens lesen und auf klassische Art und Weise kommentieren und Ihnen dann dieses PDF-Dokument, beispielsweise wieder per E-Mail zukommen lassen. Also wählen wir das Ganze hier so aus und klicken nun hier auf "Weiter". Und nun kommt eben der Punkt, den Sie gerade schon gesehen haben: Ich muss das Ganze hier als Profil abspeichern. Und ich mache es mir hier jetzt einmal einfach, ich lösche jetzt von diesem Profilnamen einfach nur ein paar Zeichen und speichere das Ganze jetzt hier unter "Mein SharePoint" ab und klicke dazu jetzt hier einfach auf "Weiter". Also alle Einstellungen, die ich bis jetzt gemacht habe, die kann ich mir in Zukunft sparen und in Zukunft lande ich genau hier. Und nun gibt man hier an, an wen die E-Mail geschickt werden soll. Ich trage mich jetzt hier, wenn man so will, einmal selber ein und kann dann natürlich jetzt hier den Betreff verändern. Ich kann hier die Nachricht verändern. Das lassen wir jetzt einfach einmal in den Standardeinstellungen. Dann klicke ich letztendlich hier auf "Senden" und Acrobat selber triggert jetzt, zumindest wenn es installiert ist, Microsoft Outlook an. Also Acrobat selber verschickt genau genommen die E-Mail nicht, sondern übergibt diesen Job an Outlook. Wenn man will, kann man das auch über einen Web-E-Mailer machen, allerdings das funktioniert nicht bei beliebigen E-Mail-Anbietern, aber zum Beispiel bei Google Mail funktioniert das. Ich wähle jetzt hier oben "Standard-E-Mail-Anwendung (Microsoft Outlook)" aus und auch da möchte ich in Zukunft nicht mehr nachgefragt werden. Ich klicke jetzt hier auf "Fortfahren" und nun übernimmt letztendlich Outlook diese Aufgabe. Beachten Sie allerdings, Outlook muss auch laufen. Also wenn Outlook jetzt im Hintergrund nicht läuft, wenn das Programm nicht aktiv ist, dann wird das quasi in Outlook abgespeichert und das Dokument wird erst dann verschickt, wenn Sie Outlook wieder öffnen. Jetzt habe ich das Ganze hier herausgeschickt und ich will Ihnen das noch ganz kurz demonstrieren, wie das Ganze denn ausschaut. Um Ihnen das besser zeigen zu können, wechsle ich jetzt hier einmal auf meinen Macintosh-Rechner, dort habe ich nämlich ebenfalls Acrobat installiert. Und Sie sehen, das hier ist definitiv ein Macintosh-Rechner und auf diesem Macintosh-Rechner habe ich nun ebenfalls Acrobat installiert und dort werde ich nun einmal das freigegebene PDF-Dokument öffnen. So, ich habe nun einmal die Mail aufgerufen und Sie sehen, hier ist jetzt mein PDF-Dokument angehängt. Gerade wenn man einen Macintosh-Rechner benutzt, achten Sie wirklich darauf, dass das PDF-Dokument nun nicht mit der Vorschau geöffnet wird, sondern wirklich mit Adobe Acrobat. So und ich öffne nun hier einmal dieses Dokument und alles, was Sie jetzt sehen, sieht auf einem Macintosh-Rechner im Wesentlichen genau so aus, wie auf einem Windows-PC. Ich klicke nun hier auf "Verbinden" und nun wurde jetzt hier dieses Dokument geöffnet. Man sieht nun, dass man hier noch Informationen bekommt über den Überprüfungsserver, über die Person, die mich hier eingeladen hat und so weiter und so fort. Ich klicke jetzt hier einfach einmal auf "OK". Und nun kann ich jetzt hier einfach einen neuen Kommentar erstellen. Ich habe hier die ganz normalen Kommentarwerkzeuge und klicke jetzt hier einfach mal hin und schreibe jetzt hier einfach mal nur "Super!" hin. Das Ganze möchte ich jetzt hier erstellen. Jetzt ist dieser Kommentar hier erstellt – aber Achtung, dieser Kommentar ist im Moment nur auf meinem eigenen Rechner drauf. Ich muss jetzt hier auf "Kommentare veröffentlichen" klicken und dadurch wird dieser Kommentar nun auf den SharePoint-Server übertragen und Sie sehen, das Ganze hat nun geklappt. Wechseln wir nun einmal wieder zurück zu meinem Windows-Rechner und nun habe ich hier dieses PDF-Dokument. Da ich das Ganze jetzt quasi gleichzeitig gemacht habe, also auf dem einen Rechner etwas kommentiert habe und auf dem anderen Rechner das PDF-Dokument aber noch geöffnet habe, muss ich jetzt hier sagen, "Nach neuen Kommentaren suchen". Wenn ich das PDF-Dokument jetzt erst neu öffnen würde, würde das System selbständig nach diesen Kommentaren suchen. Ich klicke also jetzt hier darauf, "Nach neuen Kommentaren suchen" und Sie sehen, es geht wirklich ruckzuck und dann hat man hier diesen Kommentar. Man sieht, wer das Ganze kommentiert hat, man sieht den Kommentar selber und damit hat man sich wirklich ganz viel Arbeit gespart, weil diese Kommentare letztendlich nun nicht per E-Mail verschickt werden müssen, sondern auf dem SharePoint-Server landen. Und Sie haben gesehen, wenn man den SharePoint-Server einmal einrichtet, dann ist es in Zukunft wirklich ganz einfach, ganz leicht, Dokumente über den SharePoint-Server zu teilen.

Acrobat DC 2017: Neue Funktionen

Sehen Sie die neuen Funktionen von Acrobat DC 2017 in der praktischen Anwendung und setzen Sie sie direkt in Ihrer Arbeit ein.

1 Std. 18 min (16 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.06.2017

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