SharePoint 2013 Grundkurs

Dokumente öffnen und bearbeiten

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Das Duo Office und SharePoint liefert zahlreiche Möglichkeiten und Funktionen, die Ihren beruflichen Alltag erleichtern. Sie erfahren in dieser Sequenz, wie Sie Office-Dokumente aus SharePoint heraus öffnen, bearbeiten oder neu anlegen können.

Transkript

Wir haben nun eine Vielzahl von Dateien in unsere Dokumentbibliothek in SharePoint hochgeladen. Alle im Team sind bereits sehr fleißig gewesen. Frau Unverhau und Frau Herzog haben ebenfalls bereits viele ihrer Dateien für unsere Zusammenarbeit hier hochgeladen. Jetzt geht es im Grunde genommen darum, herauszufinden, wie wir in SharePoint Dokumente öffnen und bearbeiten können. Um jetzt eine Datei für die weitere Bearbeitung in SharePoint zu öffnen, können Sie zum einen das Register Dateien verwenden. Hier sehen Sie, haben wir in der Gruppe Öffnen und Auschecken die Funktion Dokument bearbeiten. Im Moment ist diese Funktion komplett ausgegraut. Wir können hier nichts anklicken. Und Sie sehen, wenn ich mit der Maus über der Funktion stehe, dann bekomme ich auch diesen Hinweis. Keine Sorge, wir haben jetzt hier keinen Fehler, oder aber nicht die ausreichenden Berech- tigungen, um eine Datei öffnen zu können. Sondern diese Funktion wird erst dann aktiv, wenn ich meine gewünschte Datei für die Bearbeitung in der Bibliothek markiert habe. Dazu setze ich hier diesen Haken. Und dann achten Sie bitte mal auf das Menüband. Jetzt ist auch die Funktion Dokument bearbeiten aktiv. Ich kann sie also anklicken. In diesem Moment startet dann auch die jeweilige Applikation. Ich kann jetzt hier meine Änderungen vornehmen, neue Werte eintragen, und wenn ich dann auf Speichern klicke, dann wird diese Änderung mit SharePoint abgeglichen. Wenn ich dann soweit fertig bin, schließe ich einfach das Programm und kann mit meiner Arbeit fortfahren. Neben dem Register Dateien haben Sie aber auch die Möglichkeit, auf die Funktion zur Bearbeitung eines Dokuments direkt an der Datei zuzugreifen. Wir haben jetzt hier in der markierten Zeile eine Spalte mit drei Punkten. Hierbei handelt es sich um ein Bearbeitungsmenü. Wenn ich jetzt hier einmal draufklicke, öffnet sich ein neues Fenster. Dieses ist unheimlich praktisch, denn ich bekomme ich hier einmal eine Vorschau auf meine Datei. Ich kann jetzt hier unter anderem auch in meiner Datei blättern. Das setzt jedoch voraus, dass ich mehrere Seiten in meiner Datei haben muss. Ich sehe jetzt den Dateipfad, also wo die Datei abgelegt ist. Und gleich darunter habe ich zum Beispiel den Befehl Bearbeiten. Wenn ich diesen einmal anklicke, sehen Sie, startet auch hier wieder die Anwendung und ich kann mein Dokument bearbeiten. Sie sehen also, auch in SharePoint führen viele Wege nach Rom. Wenn Sie Ihre Dokumente bearbeiten möchten, und dann haben Sie die Möglichkeit, das entweder über das Register Dateien zu tun, oder aber Sie entscheiden sich für das Bearbeitungsmenü. Jetzt ist es aber nicht immer so, dass Sie nur bereits vorhandene Dokumente in der Bibliothek bearbeiten müssen, sondern Sie werden auch vollkommen neue Dateien erzeugen. Bislang waren Sie es gewohnt, Ihre Anwendung zu starten, ein Dokument zu erstellen, dieses zu speichern, und müssten es jetzt in SharePoint hochladen. Das sind zu viele Zwischenschritte. Nutzen Sie doch einfach die Funktion Neues Dokument innerhalb unserer Dokumentbibliothek. Hier haben Sie die Möglichkeit, aus dem Menü heraus zu entscheiden, möchte ich ein neues Word-Dokument erstellen, eine neue Excel Mappe anlegen, eine Präsentation und so weiter. Wenn ich jetzt also eine neue Word-Datei anlegen möchte, dann wähle ich hier ein neues Word- Dokument, vergebe einen Namen. Für dieses Beispiel nehme ich jetzt das Meetingprotokoll. Sie bestätigen das ganze mit OK. Und dann startet jetzt für uns Word im Hintergrund, und zwar mit der sogenannten Word-App. Es wird eine neue Datei für uns erstellt. Wir können jetzt hier erste Inhalte erfassen. Ich nehme jetzt hier wieder den Titel Meetingprotokoll. Und wenn ich dann mit meiner Arbeit fertig bin, klicke ich auf Speichern. Dieser Vorgang ist soweit abgeschlossen. Ich kann jetzt direkt auf meine Seite zurück navigieren. Sie sehen jetzt hier in der Leiste, wie heißt das Dokument, welches ich soeben angelegt habe, und haben hier den Link zurück zu Ihrer Bibliothek beziehungsweise zu Ihrer Seite. Ich klicke diesen Link einmal an und dann wird automatisch unsere Dokumentbibliothek für uns geöffnet. Sie sehen jetzt hier unten, die Datei Meetingprotokoll wurde vor ungefähr einer Minute in dieser Bibliothek angelegt und steht jetzt für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Was haben Sie in diesem Video gelernt? Wir haben Ihnen gezeigt, welche Möglichkeiten Sie haben, ein Dokument in einer SharePoint -Bibliothek für Ihre Arbeiten zu öffnen, und Sie haben gelernt, dass Sie auch vollkommen neue Dokumente aus einer SharePoint-Bibliothek heraus erstellen können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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