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Delve Grundkurs

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Relevante Dokumente können Sie bereits auf der Startseite sehen und öffnen. Woher diese Dokumente kommen und warum der Titel manchmal anders lautet, als der "Speichername", das erklärt dieses Video.

Transkript

Hatten Sie schon das Problem, dass Sie Dateien und Dokumente erstellt haben, die eventuell der Kollege oder die Kollegin ebenfalls erstellt hat? Dass es sozusagen zu doppelter Arbeit gekommen ist? Sie haben eventuell nicht gewusst, dass der Kollege oder die Kollegin das Dokument erstellt oder bearbeitet hat, und Sie haben es parallel ebenfalls erstellt. Das ist ein Grund für Delve, beziehungsweise das kann durch Delve verhindert werden. Office Delve findet für Sie personalisierte Inhalte im ganzen Office 365. So also im Sharepoint-Bereich in OneDrive for Business, aber auch in Exchange und Yammer. Basierend auf den individuellen Berechtigungen werden Ihnen diese angezeigt und auch vorgeschlagen. Dadurch ersparen Sie sich viel Zeit und können Delve als zentrale Dokumentenplattform nutzen. Sie können hier alle Dokumente suchen, egal, in welchem Office 365-Bereich Sie liegen. Sie müssen sich also nicht mal den Speicherort von dem Dokument merken. Auch der Titel ist nicht relevant. Sie können nach Inhalten, natürlich auch nach Titeln oder auch nach Kollegen suchen und so schnell Ihre Dokumente finden. Nutzen Sie also das Tool Delve für große Zeitersparnisse. Wir befinden uns bereits auf der Startseite von Delve und können uns jetzt hier nun einmal die Startseite anschauen. Auf der ersten Seite sehen Sie beliebte Dokumente. Die Dokumente werden immer mit einem Vorschaufenster angezeigt. Darüber befindet sich immer der Autor beziehungsweise der letzte Bearbeiter. Zusätzlich wird Ihnen angezeigt, wann dieses Dokument geändert wurde. Wenn ich etwas weiter runter scrolle, sehe ich auch, zum Beispiel, wie viel Mal dieses Dokument angezeigt wurde. 33 mal angezeigt bedeutet aber nicht, dass 33 verschiedene Benutzer dieses Dokument angeschaut haben, nein. Es kann auch von den gleichen Benutzern 33 mal aufgerufen worden sein. Links daneben sehe ich auch, in welchem Bereich sich dieses Dokument befindet. In diesem Fall, in Marco Breiers OneDrive. Das OneNote-Notizbuch links neben an ist im Team Sales gespeichert. Rechts davon, im Marketing. Scrolle ich etwas weiter runter, kann ich so weitere Dokumente sehen. Aus Delve heraus kann ich auch die Dokumente öffnen. Gehe ich jetzt, zum Beispiel, an den Anfang der Seite zurück, fahre hier mit der Maus über die Dokumentenvorschau und klicke dann rechts unten auf Öffnen. Es öffnet sich dann ein neuer Tab, erstmal in Word Online im Lesemodus, und hier kann ich das Dokument nun sehen. Das Dokument könnte ich jetzt bearbeiten, indem ich oben in Word Online auf Dokument bearbeiten klicke und dann in Word oder auch im Browser bearbeite. Ich muss also nicht an den jeweiligen Speicherplatz und von dort das Dokument aufrufen -- ich kann es direkt aus Delve öffnen. Ich möchte dieses Dokument jetzt nicht bearbeiten und gehe deshalb wieder zurück und schließe diesen Tab. Ich befinde mich wieder auf meiner Delve-Startseite. Was ist eigentlich, wenn ich jetzt ein neues Dokument in einer Sharepoint-Bibliothek oder in meinem OneDrive erstelle? Nun, bis es hier auftaucht, dauert es bis zu einer Stunde. Und wie kommt egentlich der Titel in dem Word-Dokument oder in den Dokumenten zustande? Ja, im Falle von Word, zum Beispiel, liegt es zum Teil an der Formatierung. Je nach der Formatvorlage wird dieser Titel dann hier angezeigt. Erst der Text, der mit einer Titel-Formatvorlage formatiert ist, oder der Text, der mit einer Formatvorlage Überschrift 1 formatiert ist. Text, für den eine große Schriftart verwendet wurde, auch wenn Sie, zum Beispiel, eine Titelformatvorlage oder eine Formatvorlage verwendet haben, kann der Text mit einer größeren Schriftart als Titel ausgewählt werden. Wenn im Dokument kein in Frage kommender Text zur Verfügung steht bzw. gefunden wurde, wird die Titeleigenschaft aus dem Word-Dokument genommen. Die Titeleigenschaft ist dieselbe wie der Sharepoint-Titel. Wird auch diese nicht gefunden, wird der Datei- oder der Dokumententitel verwendet. Im Falle von PowerPoint, wird der Titel von der Titellayoutfolie genutzt oder der Titel von der ersten Folie. Auch der Text, für den eine größere Schriftart verwendet wurde, auch wenn Sie einen Titel von der Layoutfolie oder der ersten Folie haben, kann dieser Text ausgewählt werden. Wenn kein in Frage kommender Titel gefunden wird, wird die Titeleigenschaft verwendet. Wenn Sie die Titeleigenschaft nicht festgelegt haben, wird auch hier der Dateiname verwendet. Bei Excel ist es so, dass die Titeleigenschaft für die Arbeitsmappe als Titel festgelegt wird. Wenn Sie die Titeleigenschaft nicht festgelegt haben, wird der Dateiname verwendet. Sie können also Delve nutzen, um doppelte Arbeit zu vermeiden, bzw. für Sie relevante Inhalte anzeigen zu lassen. Nutzen Sie die Chance und stöbern Sie doch gleich mal in den für Sie relevanten Informationen.

Delve Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie mit der Office 365-App Delve Ihre Produktivität steigern.

59 min (10 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.08.2017

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