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Delve Grundkurs

Dokumente auf Boards zusammenfassen

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Mittels der Boards (Themen) können Dokumente verschlagwortet werden. So kann man Dokumente aus verschiedenen Bibliotheken innerhalb von Delve den gleichen Boards zuweisen und sieht diese auf einen Blick.

Transkript

Kennen Sie das? Sie suchen Dokumente zu einem bestimmten Thema, zum Beispiel den bevorstehenden Monatsabschluss einem gewissen Marketingthema oder gewissen Vertriebsthemen. Jetzt liegen meistens die Dokumente verstreut an verschiedenen Dateiablagespeicherorten. Wenn wir den Monatsabschluss nochmal aufgreifen, liegen dazu Dokumente in der Buchhaltung, im Controlling, eventuell im Vertrieb und so weiter. Das heißt, Sie müssten erst an den verschiedenen Ablagespeicherorten Ihre Dokumente suchen und dann bearbeiten oder einsehen. Das wäre relativ zeitintensiv. In Delve sehen Sie schon mal alle Dokumente zentral von Office 365. Zusätzlich bietet Ihnen Delve die Möglichkeit, mit Boards die gerade beschriebene Problematik zu lösen. Boards ist eine Verschlagwortung aller Dokumente, das heißt, Sie können einem Dokument ein Schlagwort mitgeben und über dieses Schlagwort suchen. Ähnlich wie Hashtags aus dem Social Media Bereich. Und wie das funktioniert, das möchte ich Ihnen jetzt in diesem Video zeigen. Dazu befinde ich mich bereits auf der Startseite von Delve. Ich scrolle nun etwas herunter, um ein paar Dokumente zu sehen und sehe jetzt zum Beispiel hier auf der rechten Seite, das CorporateDesign-Dokument. In diesem Bereich des Dokumentes sehe ich unten zwei Symbole. Das rechte dieser zwei Symbole sind ein paar Papierdokumente hintereinander. Klicke ich dieses nun an, öffnet sich ein kleines, neues Fenster. Hier kann ich nun sogenannte Boards hinzufügen. Dazu muss ich einfach unten in die grau Zeile reinklicken und kann jetzt einen Text reinschreiben. Da es sich jetzt um mein CorporateDesign-Dokument handelt, nehme ich hier das Schlagwort Marketing und tippe dieses einfach ein. Nachdem ich es eingegeben habe, bestätige ich dieses mit Enter. Ich könnte nun weitere Schlagworte für das CorporateDesign-Dokument vergeben. Zum Beispiel Design. Wenn ich Design eintippe, und mit Enter bestätige taucht dieses ebenfalls oben in den Boards mit auf. So kann ich beliebige Boards für ein Dokument eingeben. Die Boards, die ich nun eingebe, sind aber auch für jeden Mitarbeiter verfügbar. Jeder Mitarbeiter kann jetzt also die Boards Marketing und Design verwenden. Da ich nun keine weiteren Boards vergeben möchte, verlasse ich nun dieses Fenster mit dem X-Symbol auf der rechten oberen Seite. In meiner Dokumentvorschau oder an meinem Dokument sehe ich nun auch bei den Boards bei dem Symbol, dass zwei Boards vergeben worden sind. Da es blau markiert ist und rechts davon eine 2 steht. Ich nehme nun nochmal das Dokument links neben dem CorpoarteDesign-Dokument, die Pressemitteilung zum Office 365-Showroom, und klicke hier ebenfalls wieder das Symbol für die Boards. Auch hier möchte ich jetzt, das Wort Marketing hinzufügen. Also klicke ich hier wieder in die Zeile rein und schreibe Marketing. In der Vorauswahl erkennt er automatisch schon mein Wort, da dieses vorhanden ist. Sollte ich einmal ein Board angelegt haben, kann ich dieses immer wieder auswählen. Ich schreibe also nicht weiter, sondern wähle dies mit der Maus aus und es wird automatisch oben hinzugefügt. Und auch hier verlasse ich wieder das Fenster mit dem X-Symbol auf der rechten, oberen Seite. Da ich bei diesem Dokument nur ein Board vergeben habe, steht hier jetzt nur eine 1 neben dem blauen Symbol. Vielleicht sind Ihnen inzwischen auf der linken Seite die Boards aufgefallen. Unterhalb der Personen finde ich nun auch die Boards Marketing, und etwas weiter darunter Design, was ich nicht mehr ganz lesen kann. Klicke ich nun einmal auf Marketing, sehe ich nun alle Dokumente, die mit dem Schlagwort Marketing, beziehungsweise dem Board Marketing versehen wurden. Auch jeder andere Mitarbeiter in Ihrem Office 365 Tenant kann nun das Board Marketing auswählen und sieht dann entsprechende Dokumente zu diesem Board. Allerdings auch nur dann, wenn er Berechtigung auf diese Dokumente hat. Sollte er also keine Berechtigung auf eines dieser Dokumente haben, kann er zwar das Board auswählen, würde dazu aber keine Dokumente sehen. Das Board kann er aber nutzen und auch an andere Dokumente anhängen. Ebenfalls kann ich dieses Board nun versenden. Im oberen Bereich stehen mir ein paar Informationen zur Verfügung und ich kann dann rechts den Link senden. Würde ich dann diesen Link senden, beziehungsweise würde ich diese Schaltfläche anklicken, würde sich mein Outlook öffnen und ich würde zusätzlich eine Email geöffnet bekommen, wo der Link zu diesem Board enthalten ist. Links davon kann ich das Board aus den Favoriten entfernen. Standardmäßig ist es so, wenn ich ein neues Board anlege, wird dieses automatisch in meine Favoriten integriert. Möchte ich dies nicht, kann ich dies hier entfernen. Was bedeutet das aber konkret? Dazu gehe ich einmal auf der linken Seite in die Favoriten Und sehe hier meine Favoritenboards. Das heißt, hier kann ich auch Marketing anklicken und gelange dann ebenfalls wieder in das Board Marketing. Sollte ich also hier aus Favoriten entfernen klicken, wird mir das nicht mehr in den Favoriten angezeigt. Zusätzlich kann ich das auch in den Favoriten mit den blauen Fähnchen entfernen. Von mir nicht angelegte Boards kann ich ebenfalls suchen und dann zu Favoriten erklären. Um das zu demonstrieren, klicke ich nochmal auf Marketing, klicke kurz hier auf Aus Favoriten entfernen. Jetzt sehe ich hier oben auch, dass ich dieses Board wieder zu Favoriten hinzufügen könnte. Im Normalfall, bin ich aber dann nicht direkt im Board. Dafür gehe ich einmal oben in die Suche und gebe hier Marketing ein. Neben den Dokumenten, die mir hier oben angezeigt werden, kriege ich etwas unterhalb hier die Boards angezeigt. Also klicke ich hier auf Marketing, gelange dann selbstverständlich wieder in das Board Marketing und kann dann hier oben wieder Zu Favoriten hinzufügen klicken. Sollten Sie zwischenzeitlich feststellen, dass ein Dokument nicht zu dem Board oder dem Thema Marketing gehört, können Sie dieses auch jederzeit entfernen. Dazu klicken Sie einfach wieder auf das blaue Symbol, beziehungsweise auf das Board-Symbol, dadurch öffnet sich wieder das kleine Fenster in dem alle Boards enthalten sind. Neben jedem der Boards ist ein X-Symbol vorhanden. Wenn man darauf klickt, wird das entsprechende Board entfernt. Im Hintergrund sehen Sie schon, dass das Dokument nicht mehr im Marketing-Board ist. So können Sie jederzeit auch Dokumente wieder von Boards oder Themen entfernen. Sie sehen also, mit den Boards können Sie Dokumente verschlagworten und auch so allen zur Verfügung stellen, sofern Sie Berechtigung haben. Boards ist eine gute Möglichkeit, um Dokumente zu einem gewissen Themengebiet zentral an einer Stelle zu sammeln.

Delve Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie mit der Office 365-App Delve Ihre Produktivität steigern.

59 min (10 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.08.2017

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