Office 365: Word Grundkurs

Dokumentänderungen festhalten und auffinden

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In einem Word-Dokument können mithilfe der Nachverfolgen-Funktion Änderungen eingegeben werden. Sehen Sie in diesem Film, wie Sie diese Funktion finden und worauf Sie unbedingt achten müssen, bevor Sie solche Dokumente weitergeben.
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Transkript

So, ich habe einen kleinen Text vor mir, den ich ganz gern korrigiert haben möchte. Stellen Sie sich vor, ich sei professioneller Schreiber, ich hab einige Lektoren oder Korrektoren, die mir diese Arbeit abnehmen, und eigen geschriebene Texte kann man ja auch schwer korrigieren, die nochmal drüberschauen, und etwas rein kommentieren. Nein, ich möchte nicht, dass sie mit Überprüfen, Neuer Kommentar, Kommentare in den Text einfügen, bei denen ich dann überlegen muss, soll ich das ändern oder nicht, sondern ich möchte ganz gerne, dass sie im Text selbst etwas korrigieren, das heißt, bestimmte Textteile löschen oder etwas reinschreiben, oder durch andere Textteile ersetzen. Nun, für den Zweck arbeiten Profis hier mit dem Änderungs-Modus oder Nachverfolgen-Modus. Hier in dieser Gruppe, beziehungsweise auch nebendran, finden Sie sämtliche Funktionen, die Sie dafür brauchen. Das zeigen wir Ihnen mal. Als ersten Schritt muss ich unbedingt die Änderungen nachverfolgen einschalten. So kann ich mit kontrollieren, mit protokollieren, was hier passiert. Beispiel 1. Christoph Kolumbus, den möchte ich gerne durch seinen spanischen Namen ersetzt haben, das heißt, ich lösche den Text raus, und schreibe rein, Cristóbal Colón, wunderbar, dann schreibe ich statt erster, entferne ich, eine 1. rein, genauso machen wir das unten, vierten lösche ich und schreibe hier 4. Reise, und Sie sehen am Rand schon, aha, da wird was mit protokolliert, er kennzeichnet, wo, wie, was ich hier reingeschrieben habe. Oder noch ein Beispiel, in den 1520er, das lösche ich mal, und ersetze es, in den Jahren 1520 - 1530. OK. Das heißt, Trainer hat nun in diesem Dokument drei Änderungen vorgenommen. Stellen Sie sich ein langes Dokument vor, dann wird es natürlich mühsam, ratsch ratsch ratsch ratsch zu finden, wo sind denn die Änderungen. Dafür stellt Word einen Überarbeitungsbereich zur Verfügung. Sie können sich diesen Bereich entweder horizontal anzeigen lassen, oder vertikal. Ich bevorzuge die vertikale Ansicht, weil da sehe ich nämlich die vielen, vielen Änderungen, oder einen Teil davon, und gleichzeitig noch den Text etwas besser. Wenn ich jetzt etwas herunterfahre, mit einem Klick auf die Stelle, springt er gleich dorthin, wo der Text eingefügt wurde. Klick - oder klick - springt er hierhin, nochmal zeigen? Klick - springt er hierhin. Sehen Sie das? (lacht) Zugegeben, nicht sehr gut. Deshalb brauche ich nämlich noch eine Option, ich möchte ganz gern, dass die Sprechblasen angezeigt werden, Upps - die Überarbeitungen werden ja bereits in Sprechblasen angezeigt. Ganz unten findet sich der Befehl, Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen Ja, warum werden dann die Überarbeitungen nicht in Sprechblasen angezeigt? Die Antwort findet sich noch eine Ebene darüber, hier wird nämlich nur das einfache Markup angezeigt. Wenn Sie umschalten auf Alle Markups dann, ah - jetzt glaube ich, sind die Sprechblasen da, jetzt zeigt er hier, na ja, so ein bisschen sprechblasenhaft an, wo, wer, was gelöscht hat, beziehungsweise reingeschrieben hat. Interessant, ich mach mal den Zoom ein klein bisschen kleiner, Aha, so sieht man gut, wo die Korrekturen vorgenommen wurden. Das heißt also, wenn Sie bei Markup Anzeigen die Sprechblasen sich anzeigen lassen, und Alle Markups anzeigen, beides ist wichtig, dann sehen Sie die Änderungen gut. Sie können sich auch die Überarbeitungen inline anzeigen lassen, das sieht dann so aus, das heißt, die gelöschten Texte werden durchgestrichen, die neu eingefügten mit einem Unterstrich und einer Farbe eben eingefügt. Und das finden Sie natürlich auch im Überarbeitungsbereich nochmal, jetzt springt er an die Stelle, und so sieht man es besser. Achtung, aufpassen, Markup: Wenn Sie auf Markup: Keine gehen, heißt das nicht, das keine Korrekturen im Dokument sind, sondern das bedeutet, dass er die Markups einfach ausblendet. Würde ich diesen Text nun weiterschicken, könnte ein anderer diese Markups einblenden, und würde dann sehen, wer, wann, was korrigiert hat. Oder das Original, gleiches Spiel, sehe ich eben das Dokument, wie es am Anfang war, und kann dann auch wieder die Markups einblenden. So, was passiert nun, wenn ein weiterer Korrektor am Werk ist? Manchmal wandern Dokumente durch mehrere Hände. Kein Problem, ich nenne mich jetzt einfach mal Datei Optionen, an der Stelle Trainer Trainer24. keine Ahnung, warum 24, klingt aber gut. So jetzt korrigiert Trainer24 noch etwas, zum Beispiel diese Jahreszahl, da ist er der Meinung, das war 1533, und Sie sehen, was passiert - nein, 1500 meine ich doch, nicht 1600 - Er verwendet nun automatisch eine neue Farbe, und kennzeichnet diesen Text, als Text, der von Trainer Trainer24 kommt, der Text dagegen kommt von Trainer Trainer, aha. Oder wenn ich die Markups mir anzeigen lasse, wenn ich die Sprechblasen außerhalb anzeigen lasse, dann sehen Sie hier den neuen Namen. Die unterscheiden sich natürlich normalerweise, das heißt, man kann sowohl farblich erkennen als auch hier am Namen, wer, wann, was geändert hat. Die Sache mit den Farben können Sie ausschalten, manchmal werde ich gefragt, Sie, da krieg ich quietschebunte Dokumente, da ist grün und blau und gelb und rot, das will ich nicht, eine Farbe würde mir reichen. Kein Problem, sag ich. In dieser Gruppe Nachverfolgung finden Sie hinter dem Pfeilchen Erweiterte Optionen, und da können Sie einschalten beispielweise, wie er korrigiert, zum Beispiel, alle Einfügungen werden unterstrichen, alle Löschvorgänge durchgestrichen. Sie könnten hier auch Fett wählen, oder kursiv wählen, oder doppelt unterstrichen. Nach Autor bedeutet, jeder Autor bekommt eine andere Farbe, Sie können leider nicht festlegen, Autor A bekommt blau, Autor B rot, Autor C grün, sondern Word entscheidet es. Aber Sie können festlegen, jeder Autor wird blau, jeder Autor wird blau, schauen wir uns das mal an. Okay, Sie sehen es im Hintergrund schon, jeder bekommt jetzt die gleiche Farbe. Hier neben erkennt man zwar noch, wer die Änderung vorgenommen hat, aber farblich ist es so nicht mehr zu unterscheiden. Es machen manche Leute, weil wie gesagt, die Dokumente sehr, sehr bunt sind. Noch einmal, Klick auf das Pfeilchen, Erweiterte Optionen, Wenn Sie wieder zurückgehen, bitte Nach Autor, dann entscheidet Word. Etwas weiter unten können Sie auch noch festlegen, wie die Zeilenänderungen angezeigt werden, beispielsweise mit einem Strich, auch die Kommentare können nach Autor unterschiedlich farblich gekennzeichnet werden, und ein paar weitere Kleinigkeiten, wie beispielsweise, ob Texte verschoben wurden, ob in Tabellen Zellen eingefügt wurden und ähnliches kann man mit protokollieren. Die Verbindungslinien zum Text, die haben Sie ja schon gesehen, könnte man auch ausschalten, OK, das sind die Erweiterten Optionen. Übrigens, wenn Sie hier auf Benutzernamen ändern klicken, dann landen Sie in den Word-Optionen, die Sie natürlich auch über Datei-Optionen erreichen. Und dort könnte man den Trainer jetzt wieder umbenennen, in 99, das heißt, ich gebe das Dokument wieder weiter, und mein Kollege korrigiert was, ehe sie sie, ändern wir das doch in ehe die Ureinwohner, und Sie sehen, ich bekomme wieder eine neue Farbe, weil das ist eben der dritte Korrektor, der hier am Werk war. Das heißt also, wenn Sie Änderungen nachverfolgen wollen, müssen Sie als erstes diese Option einschalten, wenn Sie ein Dokument bekommen, einen Text bekommen, mit Änderungen drin, lassen Sie sich die Änderungen anzeigen, entweder über den Überarbeitungsbereich, über die Markups, oder hier oben, über diese Markups. Sie finden die Änderungen sehr schnell über den Überarbeitungsbereich, sie finden die Änderungen aber auch mit den kleinen blauen Pfeilchen hier drüben, weiter, weiter, weiter, und können nun entscheiden, wenn Sie weiter, weiter springen, ob Sie die Änderungen annehmen und weiter springen, oder ob Sie die Änderungen ablehnen und weiter springen. Ablehnen bedeutet, bitte lasst den Text so wie er vorher war, Annehmen bedeutet, ja ist okay, du hast Recht, Korrektor, bitte übertrage seinen Text in mein Dokument rein. Zwei Tipps zum Schluß: Tipp 1: Manchmal bekomme ich Dokumente und übersehe, dass der Änderungsmodus eingeschaltet ist, das heißt, sobald ich anfange zu schreiben: Gelang es nun den Spaniern - Ach wie dumm, ich bin ja noch im Änderungsmodus, dann gehe ich natürlich zurück auf Überprüfen, und schalte diesen Änderungsmodus aus, lösche das Wort und schreibe das Wort nochmal. Das ist meistens ärgerlich - gut, zugegeben, das sind ein paar Sekunden oder einige wenige Klicks, aber das kann man ein klein bisschen beschleunigen, indem Sie in der Statuszeile mit der rechten Maustaste sich die Option Änderungen nachverfolgen anzeigen lassen, wenn Sie die Option anklicken, die ist am Anfang nämlich nicht eingeschaltet, dann zeigt der unten in der Statuszeile an, der Änderungsmodus ist im Moment aktiviert, oder klick, klick, der Änderungsmodus ist im Moment aus. Ich hab's zwar eingeschaltet bei mir zuhause, aber ich schau auch nicht immer da unten rein, aber jetzt könnte ich's, wenn ich so ein Dokument bekommen würde. Zweiter Tipp: Wenn Sie ein Dokument weitergeben, kann es ja sehr gefährlich sein, weil möglicherweise sind noch versteckte Kommentare drin, das heißt, der Kunde könnte sehen, wer, wo, was und auch wann korrigiert hat, das geht vielleicht nicht jeden was an. Natürlich kann ich hier die Änderungen alle ablehnen, oder alle annehmen, je nachdem wie Sie wollen, aber wenn Sie nicht sicher sind, sind vielleicht doch noch Änderungen drin, dann können Sie diese natürlich auch über Datei, Dokument prüfen er speichert es nochmal, ja, ist okay, und da die allererste Option Kommentare, Überarbeitung, Version und so weiter aktiviert ist, Prüfen, stellt er fest, Oh-oh, da sind noch Kommentare und Dokumenteneigenschaften drin, vor allem Kommentare und Überarbeitungen, wenn ich Sie nicht drin haben will, dann kann ich sie mit einem Schlag ja alle entfernen, und das Dokument ist wieder geputzt. Eine wichtige Sache, wenn Sie Dokumente weitergeben.

Office 365: Word Grundkurs

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7 Std. 22 min (104 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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