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Dokument freigeben

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Bei gleichzeitiger Arbeit an einem gemeinsamen Word-Dokument werden in Word sogar die Cursor-Positionen aller anderen Bearbeiter angezeigt. Änderungen erscheinen zudem in Echtzeit.

Transkript

Eine der Stärken von Word 2016 ist die Fähigkeit, Dokumente mit mehreren Personen wirklich gemeinsam zu bearbeiten. Gemeinsam meint auch live und gleichzeitig. Dazu muss es allerdings auf einem OneDrive-Server gespeichert werden. Das können Sie mit Datei - Speichern unter machen, oder Sie klicken direkt hier oben auf Freigeben, woraufhin sich dieser Arbeitsbereich öffnet, in dem Sie erstmal nichts anderes machen können, als dieses Dokument eben dort zu speichern, in der Cloud, also ein Klick hier, dort auf OneDrive, in das passende Verzeichnis wechseln, und ich werde dieses Dokument jetzt auch mal namentlich kennzeichnen, dass ich das auseinanderhalten kann. Das ist das Dokument, das gemeinsam bearbeitet wird, und mit Speichern. Es dauert dann einen kleinen Moment, dort auf den Server abgelegt wird. Danach verändert sich der Arbeitsbereich, und Sie können jetzt für dieses Dokument entscheiden, wer was alles machen darf. Zum Beispiel kann ich eine Person einladen. Ich werde mich jetzt der Einfachheit halber selber einladen. Dann habe ich auf dem gleichen Rechner die Möglichkeit, Ihnen das alles zu zeigen. Nach dem "OK" erhält dieser Trainer, oder ich selber, in dem Fall, eine Email, und ich kann entscheiden, was er machen darf. Ob er wirklich vollen Zugriff auf Schreibzugriff hat, oder nur zugucken darf. Ich bleibe bei dem "Kann bearbeiten, Vollzugriff," kann noch eine weitere Notiz hinzufügen, denn das Ganze wird ja als Email verschickt, was immer Sie schreiben wollen. Mit Freigeben würde diese Email abgeschickt, hier gibt es noch eine weitere Option, das heiβt ich lasse hier die Änderung auf Immer stehen, das ist wirklich live, das lohnt sich bei Word. Ansonsten müsste man jeweils immer gefragt werden oder würde keine Änderungen sehen. Das macht bestenfalls Spaβ, wenn der Server oder der Online-Zugriff sehr, sehr langsam ist. Ich lasse es auf "Immer" stehen, und wenn ich jetzt auf "Freigeben" klicke, dann werde ich Ihnen als nächstes Outlook zeigen, und zwar relativ schnell, weil dort nämlich eine Email ankommt, die dem zweiten Mitarbeiter, der bin ich dann, da ist sie schon, sagt, welches Dokument freigegeben ist und wie er da drankommt. Diese Email enthält hier einen Link, da kann ich jetzt einfach draufklicken, und lande dann in dem entsprechenden Browser, hier also Edge, und sehe das Dokument schonmal, an dem ich mitarbeiten könnte. Im Moment ist es noch ein "könnte", denn ich muss gezielt umschalten, dass ich das Dokument bearbeiten will, und das kann durchaus auch online sein. Es kann ja sein, dass der Zweitbearbeiter kein Word hat, dann wechselt er hier auf "In Word Online Bearbeiten", und kann jetzt gleichzeitig mitarbeiten. Das ist jetzt ein wenig schwierig wegen der Namensgleichheit, also ich sehe jetzt, der andere Lorenz Hölscher bearbeitet das sozusagen auch. Dieses "gleichzeitig" möchte ich Ihnen zeigen, deswegen muss ich die erstmal aus dem Vollbild rausnehmen. Outlook brauchen wir jetzt gar nicht mehr, und das Word brauchen wir nur noch halb so groß, Das war das falsche geworden, den möchte ich auf der anderen Hälfte des Bildschirms sehen, und einfach hoffen, dass genug Platz ist. Hier dieser Arbeitsbereich kann jetzt auch ein bisschen weg, um Platz zu gewinnen, und das Ganze darf vielleicht etwas kleiner werden. Sie sehen rechts vielleicht schon Fähnchen erscheinen. Hier dieses grüne Fähnchen sagt mir, Achtung, der andere Bearbeiter, wo es hier blinkt, hat seinen Cursor gerade an dieser Stelle stehen. Wohingegen dieser mit dem roten Fähnchen sieht: Achtung, der da drüben hat seinen Cursor da oben stehen. Ich muss also ein bisschen gucken, bevor ich anfange, zu schreiben, dass nicht der andere Bearbeiter den Cursor gerade an der gleichen Stelle hat. Also ich werde hier mal mit dem Cursor gezielt weggehen, dann kann ich nämlich hier an dem obersten Text ändern, und gucken Sie mal parallel auf der anderen Seite, Das ist das, was ich mit gleichzeitig meine. Während ich schreibe, synchronisiert der Server das so, dass der andere Bearbeiter das sogar sofort sieht, während ich tippe. Und anders als wenn Sie das lokal machen, sorgt der Server dafür, dass es auch alles immer sofort gespeichert wird. Sie müssen sich also nicht darum kümmern, dass Sie immer erst nach dem Speichern die entsprechende Synchronisation sehen. Das funktioniert auch andersherum, wenn ich das also hier markiere, und dann aber aufpassen muss, dass ich den Cursor hier nicht drinstehen habe auf dieser Seite, dann kann ich hier irgendwas am Text ändern, Überschriften passend zur neuen Gestaltung, und dann wird es drüben entsprechend direkt synchronisiert. Da Sie sich nicht mehr um das Speichern kümmern müssen, können Sie auch jeweils die Bearbeitung einfach verlassen. Im Moment sehen Sie hier zum Beispiel an der kleinen 2, es arbeiten zwei Personen daran. Jetzt werde ich auf dem Server die Bearbeitung verlassen, also einfach ungeniert schliessen, keine Rückmeldung, wenn ich das jetzt wieder im Vollbild mache, und einen kleinen Moment warte, bis er das sozusagen gemerkt hat, dass der andere nicht mitspielt, dann sehe ich jetzt die Nachricht, dass die andere Person aufgehört hat, und gleich verschwindet auch dort die 2, dass also nicht mehr zwei daran arbeiten. Damit kriegen Sie auch immer bescheid, wer an dieser Stelle mit Ihnen arbeitet, man muss nicht extra anrufen, oder eine Email schicken. Wenn der Server mal sehr langsam sein sollte, und Sie wie jetzt zum Beispiel das Gefühl haben, das sollte doch langsam synchronisiert sein, dann sehen Sie hier oben, dass sich das Speichern-Symbol verändert hat. Da ist immer so ein kleiner Doppelpfeil dran. Wenn ich hier draufklicke, dann wird der Server sozusagen gezwungen, und jetzt gibt es hier diese Bestätigung, dass an der Stelle die zweite Person nicht mehr mitarbeitet, und damit ist auch die 2 verschwunden. Das ist also ein bisschen abhängig davon, wie schnell der Kontakt zum Server ist. Insgesamt eine sehr angenehme, wirklich intuitive Bearbeitung mit zwei Dokumenten, Sie sehen immer sofort, wo der andere seinen Cursor hat, und ob und was er geändert hat.

Von Office 2010 auf Office 2016 umsteigen

Lernen Sie die Änderungen und Neuerungen in Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 und Outlook 2016 kennen, so dass der Umstieg von 2010 mühelos gelingt.

2 Std. 33 min (48 Videos)
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