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Selbstmanagement mit macOS

Die Vorlage der Kontaktinformationen definieren

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Die Kontaktverwaltung wird mit der Kontakte-App von macOS organisiert. Machen Sie sich anhand dieses Videos mit der individuellen Anpassung der Kontaktvorlage speziell für das geschäftliche Umfeld vertraut. Erfahren Sie außerdem, wie Sie selbst individuelle Felder wie beispielsweise eine Kundennummer dauerhaft anlegen können.

Transkript

Adress-, Kommunikations- und Kontaktinformationen können in dem Programm "Kontakte" verwaltet werden. Ich starte das Programm einmal durch Klick auf das Kontaktbuch-Icon und möchte direkt auf ein kleines Problem aufmerksam machen, was meiner Meinung nach jeder im beruflichen Umfeld haben wird. Schauen wir uns dazu einmal die bereitgestellten Datenfelder einer Kontaktinformation etwas genauer an und klicken hier auf "Bearbeiten". Nun das Erste, was Ihnen wahrscheinlich auch auffallen wird, ist, dass wir zwar ein Datenfeld zur Eingabe der Firmierung beziehungsweise des Firmennamens haben, aber beispielsweise keines für die Position des Kontaktes in der Firma. Ebenso fehlen Felder, wie "Titel" oder für den Titel, weitere Felder zur Speicherung auch individueller Informationen. Doch vieles kann man sich tatsächlich auch nachträglich einstellen und sogar Dauerhaft in einer Vorlage speichern. Schauen wir uns in diesem Video einmal an, welche Möglichkeiten diesbezüglich das Programm bereitstellt. Um ein Feld diesem Kontakt zuzuordnen, haben Sie die Möglichkeit, über den Menüpunkt "Visitenkarte" "Felder hinzufügen" zu gehen. Also wenn man jetzt zum Beispiel tatsächlich die Position oder die Abteilung speichern möchte, dann könnte man das einfach in "unverständlich" dieser Form tun, und dann eben entsprechend hier reinschreiben "Leiter Einkauf" zum Beispiel. Und jetzt habe ich aber eben, ja, genau das Problem, dass ich bei meinen zu speichernden Kontaktinformationen eigentlich immer wieder die Abteilung brauche, ich brauche die Position in dem Unternehmen. Das Meiste, was wir ja auswählen können, haben wir hier bereits drin, auch wenn es vielleicht manchmal ein bisschen verborgen ist, aber ich kann ja immer noch zum Beispiel hier mir unterschiedliche Einträge und sogar "Eigene" definieren. Das heißt, ich kann beliebige Felder hinzufügen und diese dann auch nochmal separat benennen. Nun gibt es aber tatsächlich die Anforderung, wie ich gerade sagte, dass ich das bei fast allen Feldern in einer grundlegenden Einstellung haben möchte oder bei fast allen Kontaktformularen in einer grundlegenden Einstellung. Und das mache ich über genau den gleichen Menüpunkt, "Visitenkarte" "Feld hinzufügen" und dann haben wir ja ganz unten "Vorlage bearbeiten" So und da gehe ich jetzt tatsächlich dann hin und füge auf jeden Fall mal die Position hinzu, ich füge die Abteilung hinzu und in der Regel auch den Titel. Besitzt ein Kontakt keinen Titel, kann ich einfach das Feld leer lassen, muss aber durch das jetzige Hinzufügen später nicht jedes Mal das Feld aus der Menüleiste auswählen, wenn ich es brauche. Weiterhin nutze ich einen Trick, um ein Feld zu verwenden, das in der Form, in der ich es benötige, nicht von Mail bereitgestellt wird. Ich habe schon mehrfach darauf hingewiesen, dass ich sehr viel mit Projekten zu tun habe, und ich möchte die Kontakte, die ich habe, auch dann beispielsweise Projekten oder als Lieferanten oder als Kunden, wie auch immer, zuordnen und so fehlen mir ganz häufig Felder, wie zum Beispiel Kundennummer oder aber auch Felder, wie der Projekt-Zuordnung, an denen die Personen mitarbeiten. Und das kann man zum Beispiel durch einen kleinen Trick umgehen. Ich habe hier nicht mehr sehr viele Felder, die ich auswählen kann, aber unter anderem eines mit einem zugehörigen Namen, so heißt das, und wenn ich das jetzt mal auswähle, dann bekomme ich hier den zugehörigen Namen "Mutter". Okay, jetzt brauche ich so was in der Regel nicht, aber man sieht, hier unten gibt es auch noch die Möglichkeit, sich eigene zu definieren. So und da verwende ich, ganz ehrlich gesagt, häufig die Möglichkeit, dass ich mir jetzt hier die Kundennummer, K-Nummer, so, eintrage, ja, natürlich ohne, jetzt habe ich schon drin, das wollte ich jetzt nicht, aber das hat er auch nicht genommen, Gott sei dank, also Kundennummer, so, das übertrage ich mal und da nehmen wir noch ein Feld, ein weiteres Feld hinzufügen, hier an der Stelle und das ist "Projekt", so. Und jetzt habe ich diese Felder fester definiert, ja und ich kann das natürlich jetzt auch anpassen, ich kann also dann jederzeit sagen, ich brauche ein zweites zugehöriges Feld, und das sollte eben auch hier nicht "Mutter" sein, sondern eben, ja, jetzt hat er die Kundennummer wieder raus, also nochmal "Kundennummer", so. Und dann habe ich jetzt zwei Felder, "Projekt" und "Kundennummer" fest definiert. Schauen wir uns das an, wie das nun in der Karte selber aussieht, und zwar wird das aber erst dann deutlich, wenn man auf einen neuen Kontakt klickt. Also ich lege jetzt einen neuen Kontakt an, so, und jetzt sieht man, sind Projekt- und Kundennummer, sowie hier oben meine Einstellungen, bereits in diesem neuen Feld enthalten, und bei einem vorhandenen Feld ist das erst nach einem zweiten Schritt, also ich muss quasi das Ganze so aktualisieren, vorhanden, aber jetzt kann ich die Sachen entsprechend ausfüllen und wir gehen nochmal ganz kurz hier zum Beispiel rein bei der Kundennummer und sagen jetzt "4712", Projekt "Zugehöriger Name" ist Projektnummer "423" zum Beispiel, ja, okay. Das bestätige ich jetzt mal und jetzt suche ich mir noch eins, zwei andere einfach mal aus, die ich dann auch dann entsprechend mit dem Projekt belegen kann, also zum Beispiel "423", auch den nehme ich mal, das ist aber kein Kunde, und vielleicht noch die Anneliese, auch die bekommt diese Projekt "423"-Zuweisung und dann sind wir zunächst einmal fertig. Ja, aber wenn wir uns das Ganze nun anschauen, jetzt habe ich wirklich individuell, hier stehen, das ist der Volker Bergen aus der Busgardt GmBH, ist der Leiter des Einkaufes, das ist ein Kunde, mit dieser Kundennummer, der ist auch einem Projekt zugeordnet, und Sie sehen, über diesen Trick mit zugehörigen Namen kann man sich ganz individuelle, fertige Vorlagen gestalten, die dann zukünftig natürlich auch, ja, die Speicherung vieler individueller Informationen ermöglichen.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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