SharePoint 2013 Grundkurs

Die Versionshistorie in Ihrer Dokumentbibliothek

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Über die Versionierung lässt sich nachvollziehen, wer wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Sie erfahren, wie Sie die Versionierung einschalten und Versionsnummern in Bibliotheken sichtbar machen, all das und noch viel mehr sehen Sie in diesem Video.

Transkript

In Punkto Qualitätssicherung müssen wir in der Projektverwaltung darauf achten, dass alle Dokumente sowie deren Änderungen jederzeit historisch nachverfolgt werden können. Die Rede hier ist von Versionen. Und diese Informationen zur Version waren wir bislang gewohnt immer mit dem Dateinamen für eine Datei mitzugeben. Wenn jetzt mehrere Versionen zu einem Dokument erstellt wurden, hatten wir auch irgendwann eine dementsprechend hohe Anzahl an Duplikaten. Und das wurde über die Zeit betrachtet einfach viel zu unübersichtlich. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie wir in SharePoint die Funktion der Versionierung einstellen können und somit einen besseren Überblick bekommen, und jederzeit dennoch auf ältere Versionen zugreifen können. Alles, was wir dazu tun müssen, ist es, für unsere Bibliothek einmalig die Versionierung zu aktivieren. Das heißt, wir müssen unser Register Bibliothek öffnen. Und gehen dann in die Bibliothekseinstellungen. In der Gruppe Allgemeine Einstellungen finden wir hier an zweiter Stelle den Eintrag Versionsverwaltungseinstellungen. Wenn wir diesen Bereich geöffnet haben, können wir bereits sehen, dass im Moment für die Bibliothek keine Versionierung aktiv ist. Das möchten wir natürlich ändern. Und haben nun die Möglichkeit, zu entscheiden, ob wir lediglich mit Hauptversionen oder aber mit Haupt- und Nebenversionen arbeiten möchten. Wenn wir uns für die Option Hauptversionen entscheiden, werden diese natürlich numerisch, 1, 2, 3, bis x, hochgezählt. Wenn Sie jedoch auch Entwürfe zwischen den Hauptversionen benötigen, dann entscheiden Sie sich natürlich für die zweite Option. Wichtig ist natürlich, dass Sie immer im Hinterkopf behalten: Diese Versionen werden im Hintergrund in SharePoint mitgeschrieben. Das wirkt sich dann natürlich auch auf das Datenvolumen Ihrer Seite aus. Hier hat SharePoint für Sie die Möglichkeit geschaffen, einen Grenzwert für die Anzahl der Versionen zu hinterlegen. Das heißt, Sie können hier diese Option nutzen und festlegen, dass zum Beispiel nur 10 Hauptversionen hochgezählt werden sollen. Sobald dann die 10. Hauptversion erreicht ist, fällt die 1. Hauptversion raus und SharePoint fängt an, weiterzuzählen. Auf diese Weise haben Sie die Dateigröße Ihrer Seite im Griff. Für unser Beispiel entscheide ich mich, die Hauptversionen beizubehalten. Und lege hier fest, dass maximal 10 Hauptversionen hochgezählt werden sollen. Alle anderen Einstellungen können wir so weit beibehalten. Ich scrolle also runter und bestätige mit OK. Somit haben wir die Versionierung für unsere Bibliothek aktiviert. Ich öffne unsere Bibliothek und dann sehen Sie, wir sind noch nicht ganz am Ziel. Denn was mir jetzt hier fehlt, ist natürlich die Information zur Versionsnummer. Im Dateinamen steht diese nicht. Und wir müssen jetzt gucken, dass wir dennoch genau diese Information in den Vordergrund bringen. Keine Sorge, Sie müssen jetzt nicht eine neue Spalte anlegen, sondern SharePoint hat für Sie im Hintergrund bereits eine solche Spalte im Repertoire. Das einzige, was wir machen müssen, ist, wir müssen diese Spalte jetzt hier nach vorne bringen. Dazu nehmen wir eine Änderung in der Ansicht vor. Hierzu klicken wir auf diese drei kleinen Punkte und wählen die Option Ansicht ändern. Wie schon erwähnt, handelt es sich hierbei um eine Spalte. Wir müssen also lediglich gucken, wo wir die Spalte Version finden. Und die Spalte Version steht hier an unterster Stelle. Damit diese angezeigt wird, setzen wir hier einen Haken. Und mein Tipp an Sie: Setzen Sie die Spalte bitte an 2. Stelle. Die Versionsnummer ist eine sehr wichtige Information und nachdem das menschliche Auge gewohnt ist, von links nach rechts zu lesen, würden wir diese Information auch sehr schnell im Blick haben. Wenn wir jetzt hochscrollen und mit OK bestätigen, sehen wir auch sofort das Ergebnis. Wir haben jetzt hier die Spalte Version eingefügt und die Versionsnummern sind bereits für uns gepflegt. So weit, so gut. Wie entstehen denn nun diese einzelnen Versionsnummern? Wann immer ich eine Datei öffne, anpasse und dann abspeichere, werden diese Informationen an SharePoint weitergegeben. Lassen Sie uns das kurz durchspielen. Um die Datei für die Bearbeitung zu öffnen, klicke ich hier auf diese drei Punkte und dann auf Bearbeiten. Jetzt wird mein Dokument im Hintergrund geladen. Sie sehen, diese Dokumentation enthält noch keine Informationen. Ich kann jetzt hier reingehen und neue Informationen erfassen. Sobald ich mit meiner Arbeit fertig bin, klicke ich auf Speichern. Diese Informationen werden jetzt an SharePoint übertragen. Ich schließe die Datei. Und aktualisiere jetzt kurz einmal über dieses Refresh-Icon, beziehungsweise Aktualisieren-Icon, die Ansicht beziehungsweise Darstellung unserer Seite. Dann sehen Sie, durch das Speichern wird diese Version hochgezählt. Wenn Sie jetzt Informationen zu den Änderungen benötigen beziehungsweise den Versionsverlauf einsehen möchten, dann können Sie auch hier wieder den Weg über die drei Punkte gehen. Auch in diesem Menü haben wir noch einen kleinen Zwischenschritt über drei weitere Punkte. Und dann sehen Sie, hier bekommen wir den Zugriff auf den Versionsverlauf. Wenn ich hier einmal draufklicke, werden mir die Informationen geladen. Dann sehen wir an dieser Stelle, Frau Herzog hat Version 1.0 erstellt. Das erfolgte beim Upload der Datei. Ich habe die Datei soeben geändert. Und habe somit durch den Speichervorgang Version 2 erzeugt. Um jetzt einen Einblick in die Datei zu bekommen, kann ich hier über Anklicken des kleinen Dreieckssymbols sagen, zeige mir diese Datei an. Oder aber ich lasse mir die letzte Version wiederherstellen und muss somit gar nicht mal einen Backup- oder Recovery-Prozess über unsere IT starten. Und das ist wirklich unheimlich praktisch. In diesem Video haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie die Versionierung für Ihre Bibliothek einstellen können; wie Sie sich die Information zur Versions- nummer in den Vordergrund holen; und vor allem, wie Sie jederzeit Einblick in die Versionshistorie bekommen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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