SharePoint Online Grundkurs

Die Unterschiede zwischen Bibliotheken, Listen und Apps verstehen

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Die Hauptelemente von SharePoint Online bestehen aus Bibliotheken, Listen und Apps. Lernen Sie in diesem Video, worin sich diese Elemente unterscheiden.
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Transkript

Eine SharePoint-Website besteht aus verschiedenen Werkzeugen, diese Werkzeuge werden als Apps, Bibliotheken und Listen bezeichnet. Was darunter genau zu verstehen ist, erkläre ich in diesem Video. Das Wort "App" hat Microsoft seit einiger Zeit in seine Systeme integriert. Dabei handelt es sich eigentlich um Websites, Bibliotheken und Listen. Es gibt aber Unterschiede dieser Apps, deshalb gehe ich auf die einzelnen Apps ein. In meiner Website gibt es die Bibliothek "Dokumente". Ich habe Ihnen das hier einmal direkt dahinter geschrieben, um was es sich handelt und ich wechsel durch einen Klick direkt in die Bibliothek. Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Ort zur Ablage und zum Speichern von Dateien. Innerhalb einer Bibliothek können je nach Berechtigung Dateien hochgeladen, geöffnet, aktualisiert, also bearbeitet und gelöscht werden. Eine Bibliothek ist als eine Liste anzusehen, in der die einzelnen Dateien untereinander angezeigt werden. Jede Bibliothek besitzt Spaltenüberschriften, so wie bei mir hier die "Dokumentenart", die habe ich selber angelegt, aber "Geändert von" das ist zum Beispiel eine Spalte, die standardmäßig mitgeliefert wird, und mit diesen Spaltenüberschriften lassen sich die Dateien filtern und sortieren, wenn ich jetzt hier zum Beispiel auf "Dokumentenart" klicke, dann habe ich die Möglichkeit zum Beispiel die Berichte oder News zu filtern. Ich hätte auch die Möglichkeit zu sortieren und genau dazu dienen die Spaltenüberschriften. Es gibt verschiedene Bibliotheksvorlagen, die für unterschiedliche Anwendungsfälle gedacht sind, beispielsweise dient diese Dokumentenbibliothek dazu Dokumente zu speichern also Word, Excel, PowerPoint, PDF-Dateien, die können wir hier direkt ablegen. Aber es gibt beispielsweise auch Bildbibliotheken für Bilder, die im Unterschied zu der Dokumentenbibliothek über eine Miniaturvorschau oder eine Präsentationsansicht auf die einzelnen Bilddateien bietet. In Bibliotheken arbeiten sie größtenteils mit verschiedenen Sichten auf Dateien. So können beispielsweise spezielle Ansichten in einer Bibliothek erstellt werden, denen Sie Filterregeln zuweisen und damit die Dokumente auflisten, die Sie sehen möchten. Ich habe hier eine Ansicht mal vorbereitet, da geht es um die Gruppierung nach der Spalte "Dokumentenart", wenn ich die Ansicht einmal öffne, dann habe ich hier meine Berichte und meine News in sogenannten Gruppen dargestellt und wenn ich die Gruppe öffne, sehe ich die Inhalte. Ich kann jederzeit innerhalb der Bibliothek wieder eine andere Ansicht auswählen und in diesem Fall wieder alle Dokumente aufgelistet sehen. Damit sie diese Filterregeln erstellen und zuweisen können, ist es jedoch erforderlich den einzelnen Dateien weitere Eigenschaften, auch Metadaten genannt zuzuweisen. Erst dann können Sie die gewünschten Ansichten mit solchen Filterregeln, wie ich jetzt eben erstellt habe, hier oder "Gruppiert nach der Dokumentenart" aufrufen. Es ist also wichtig, dass Sie den Dateien Metadaten zuweisen und gegebenenfalls auf Ordnerstrukturen verzichten. Je nachdem, welches SharePoint- Onlinesystem Sie verwenden, werden Ihnen unterschiedliche Bibliotheken angeboten. Zusätzlich bieten alle Bibliotheken die Möglichkeit mit Versionen zu arbeiten, wodurch Sie Änderungen am Dokument nachverfolgen und gegebenenfalls eine ältere Version wiederherstellen können. Auch das ein-und auschecken von Dateien ist innerhalb von Bibliotheken möglich, damit können Sie Dokument im Schreibschutz für Ihr Team bereitstellen oder eine Datei für die alleinige Bearbeitung für sich selbst reservieren. Auch wenn Bibliotheken als Listen bezeichnet werden, so unterscheiden sich in SharePoint die Bibliotheken von Listen darin, welche Information gespeichert werden. Ich öffne einmal hier den "Teamkalender", da habe ich auch schon dahinter geschrieben, das handelt sich hierbei um eine Liste. Während Sie einer Bibliothek Dateien hinzufügen, werden innerhalb von Listen Elemente hinzugefügt. Wenn ich jetzt beispielsweise einen Termin hier eintrage, dann öffnet sich immer ein sogenanntes Formular. Das bedeutet es werden innerhalb von Listen Elemente hinzugefügt. Dem jeweiligen Element können auch Dateien angefügt werden, das ist also ähnlich, wie bei einer E-Mail Nachricht, wenn Sie da noch ein Bild oder eine Datei anhängen möchten, können Sie einem Element, wie beispielsweise dem Termin hier eine Anlage anfügen, beispielsweise eine Präsentation. Ich breche hier jetzt nochmal ab und wechsel einmal hier kurz in ein Register. Auch der Kalender verfügt über zusätzliche Ansichten, das bedeutet, dass der Kalender eigentlich im Hintergrund aufgebaut ist, wie eine Bibliothek. Auch hier besitzt der Kalender Spaltenüberschriften, nach denen ebenfalls gefiltert und sortiert werden können. Und auch innerhalb von Listen habe ich die Möglichkeit weitere Spalten anzulegen und zum Beispiel eine gruppierte Ansicht zu erstellen. Innerhalb von Listen haben Sie auch die Möglichkeit die einfache Versionierung von Elementen vorzunehmen, so dass Sie hier die Einträge nach Versionen anzeigen lassen können.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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