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SharePoint 2016 Grundkurs

Die Unterschiede zwischen Bibliotheken, Listen und Apps verstehen

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Die Hauptelemente von SharePoint 2016 bestehen aus Bibliotheken, Listen und Apps. Lernen Sie in diesem Video, worin sich diese Elemente unterscheiden.
06:12

Transkript

Eine SharePoint-Website besteht aus verschiedenen Werkzeugen, diese Werkzeuge werden als Apps bezeichnet, was das genau ist, erkläre ich in diesem Video. Das Wort App hat Microsoft seit einiger Zeit in seine Systeme integriert, dabei handelt es sich eigentlich um Websites, Bibliotheken und Listen. Es gibt aber Unterschiede dieser Apps, deshalb gehe ich auf einige von Ihnen ein. Eine SharePoint-Bibliothek, wir hier bei mir Dokumente, ist ein Ort zur Ablage und zum Speichern von Dateien, innerhalb einer Bibliothek können, je nach Berechtigung, Dateien hochgeladen oder auch direkt geöffnet werden, aber auch gelöscht werden. Eine Bibliothek ist als eine Art Liste anzusehen, in der die Dateien hier untereinander aufgelistet sind, und man hat jeweils hier Spaltenüberschriften, über die man gegebenenfalls auch filtern und sortieren kann. In meinem Beispiel habe nur ich Dateien hochgeladen, aber wenn ein SharePoint richtig am Leben ist, dann besitzt diese Bibliothek gegebenenfalls viel mehr Dateien, und werden natürlich auch von unterschiedlichen Personen bearbeitet. In diesem Fall könnte ich jetzt hier direkt auf Geändert von klicken, ich könnte von A - Z auf- und absteigend sortieren, und ich könnte hier bestimmte Dateien von bestimmten Personen auswählen. Hier im rechten Bereich habe ich schon einmal eine weitere Websitespalte hinzugefügt, um das etwas besser aufzuzeigen, es gibt hier Konzepte und ein Protokoll. Und angenommen ich habe hier über 100 Dateien abgelegt, und ich möchte jetzt eben nur die Protokolle sehen, dann habe ich die Möglichkeit über die Spalte schnell zu filtern. Sie sehen, mir werden jetzt nur noch die Protokolle angezeigt. Es gibt verschiedene Bibliotheksvorlagen, die für unterschiedliche Anwendungsfälle gedacht sind, beispielsweise dient eine Dokumentenbibliothek, die ich hier gerade verwende dazu, Dokumente zu speichern, aufzurufen und zu ändern. Von SharePoint werden weitere Bibliotheken angeboten, Sie können Bibliotheken für Bilder verwenden, die im Unterschied zu einer Dokumentenbibliothek, über eine Miniaturvorschau oder eine Präsentationsansicht auf die einzelnen Bilder verfügt. Das bedeutet also, in diese Bibliothek, die ich jetzt hier habe, diese Dokumentenbibliothek, könnte ich auch Bilder ablegen, aber ich habe eben halt nicht den Vorteil, dass ich eine Miniaturansicht besitze. In Bibliotheken arbeite ich größtenteils mit verschiedenen Sichten auf die Dateien, So können beispielsweise spezielle Ansichten in einer Bibliothek erstellt werden, denen Sie Filterregeln zuweisen und damit die Dokumente auflisten, die Sie sehen möchten. Damit Sie diese Filterregeln erstellen und zuweisen können, ist es jedoch erforderlich den einzelnen Dateien weitere Eigenschaften, auch Metadaten genannt, zuzuweisen. In meinem Beispiel habe ich das ja gemacht, dass ich hier eine Websitespalte mit bestimmten Metadaten, wie Protokoll oder Konzept, direkt erstellt habe, und dadurch dass ich den Dateien dieses Metadatum zugewiesen habe, kann ich entsprechend auch filtern. Mit diesen Filtern lassen sich allein, die für Sie gerade relevanten Dokumente schnell anzeigen. Es ist also wichtig, dass Sie den Dateien Metadaten zuweisen, und gegebenenfalls auf Ordnerstrukturen verzichten. Zusätzlich bietet jede Bibliothek die Möglichkeit mit Versionen zu arbeiten, wodurch Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und gegebenenfalls eine ältere Version wiederherstellen können, auch das Ein- und Auschecken von Dateien ist innerhalb von Bibliotheken möglich. Damit können Sie Dokumente mit Schreibschutz für Ihr Team bereitstellen, oder eine Datei für die alleinige Bearbeitung für Sie reservieren. Ich wechsle jetzt einmal in eine Liste, und zwar den Kalender, auch wenn Bibliotheken als Listen bezeichnet werden, so unterscheiden sich die SharePoint-Listen und -Bibliotheken darin, welche Informationen gespeichert werden. Während Sie einer Bibliothek Dateien hinzufügen, werden innerhalb von Listen Elemente hinzugefügt. Ein Element ist immer ein Formular, dass Sie direkt über den Browser ausfüllen und speichern können, also wenn ich jetzt beispielsweise hier einen neuen Termin eintragen möchte, dann öffnet sich ein Formular, welches ich jetzt ausfüllen könnte. Alternativ bieten Listen auch noch die Möglichkeit direkt im Browser bearbeitet zu werden, das bedeutet, hier in meine Aufgabenliste, hier im unteren Bereich, könnte ich jetzt einen neuen Vorgang eingeben, in diesem Fall beende ich einmal hier die Bearbeitung, wenn ich auf Neue Aufgabe klicke, dann hätte ich auch hier ein Formular, welches ich ausfüllen kann, also als Alternative. Und einem Formular, beziehungsweise einem Element, können wir auch Dateien anfügen, das bedeutet, wenn ich jetzt beispielsweise im Kalender bin, und ich erstelle einen neuen Termin und habe schon eine PowerPoint-Präsentation vorbereitet, dann könnte ich die dort auch schon einmal anhängen. In Listen haben Sie auch die Möglichkeit mit der Versionierung von Elementen zu arbeiten, hier ist jedoch nur die einfache Versionierung möglich.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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