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Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Die Tabelle sortieren

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Word-Tabellen können Sie sortieren, bis zu drei Kriterien können dabei für die Sortierreihenfolge festgelegt werden. Interessant sind auch die Tipps, wie Sie die ursprüngliche Sortierfolge jederzeit wiederherstellen können.
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Transkript

Ich habe in dieses Dokument eine Tabelle eingefügt, die nach Wandertouren geordnet ist. Hier sehen Sie Tour eins bis acht. In den übrigen Spalten stehen Ausgangspunkt und Ziel, Höhenmeter Auf- und Abstieg, Strecke in Kilometer und reine Gehzeit. Es kann nun sein, dass Sie Aspekte betonen wollen, zum Beispiel die Touren nach Höhenmeter Aufstieg anzeigen oder nach reiner Gehzeit. Das heißt, Sie möchten Ihre Tabelle sortieren. Im Folgenden möchte ich Ihnen zeigen, wie das geht. Sobald sich die Einfügemarke in der Tabelle befindet, zeigt mir Word zwei kontextabhängige Registerkarten, "Tabellenentwurf" und "Layout", zum Bearbeiten der Tabelle an. Sortieren können Sie auf der Registerkarte "Layout". Da wähle ich hier im Bereich "Daten" den Befehl "Sortieren". Word zeigt das Dialogfeld "Sortieren" an, ich ziehe es ein bisschen auf die Seite und kann dann hier bis zu drei Sortierstufen wählen. Ich möchte hier mal nur nach einer anderen Spalte sortieren, und zwar nach "Höhenmetern – Aufstieg". Ich wähle diese Spalte, Word erkennt, dass die Spalte Zahlen enthält, alternativ könnte ich hier noch "Text" oder "Datum" wählen, aber wie gesagt, die Spalte enthält Zahlen und kann entweder aufsteigend oder absteigend sortieren. Aufsteigend bedeutet, dass die Tour mit den geringsten Aufstiegshöhenmetern ganz oben angezeigt wird, die mit den meisten ganz unten und absteigend ist umgekehrt. Word hat hier automatisch erkannt, dass die Liste Überschriften enthält. Sie haben hier zwei Optionsfelder, "Keine Überschrift" und "Kopfzeile". Mit "Kopfzeile" ist eigentlich "Überschrift" gemeint und das ist hier richtig, da die Tabelle Überschriften enthält. Dann ist alles hier korrekt eingestellt, ich möchte nach "Höhenmeter -Aufstieg" in aufsteigender Reihenfolge sortieren. Ich bestätige mit "OK", klicke mal an eine andere Stelle, um die Markierung aufzuheben und schon sehen Sie, die Tour mit den wenigsten Aufstiegshöhenmetern steht ganz oben und dann werden es immer mehr. Word hat auch erkannt, dass hier unten eine Ergebniszeile ist und hat diese Zahl nicht mit in die Sortieren einbezogen. Um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen, sortiere ich die Tabelle einfach nochmal. Da habe ich aber das Problem, dass diese Zeile hier mit einer Leerzelle beginnt und es sein kann, dass Word das mitsortiert. Deshalb markiere ich die Touren samt Überschrift und dann auf der Registerkarte "Layout", unter "Daten" auf "Sortieren", wähle hier meinen Sortierschlüssel, das ist hier die "Touren". Word erkennt hier, dass es Text ist. Ich ziehe es noch weiter herüber. Ich möchte es aufsteigend machen, also von Tour eins bis Tour acht. Es hat wieder die Überschrift erkannt, ich bestätige mit "OK" und schon habe ich wieder meine ursprüngliche Sortierreihenfolge. Ich möchte das Sortieren noch an einem anderen Beispiel zeigen. Ich wechsle zu einem anderen Dokument, im Menü "Fenster" auf das Dokument "Tabelle sortieren". Hier sehen Sie eine Tabelle mit Namen, Vornamen und Stadt. Das Ganze möchte ich jetzt sortieren, platziere die Einfügemarke in der Tabelle, hier auf der Registerkarte "Layout", und wähle unter "Daten", "Sortieren". Dann kann ich das hier jetzt nach Namen sortieren, Word erkennt "Text", "aufsteigend" ist auch okay. Als zweiten Sortierschlüssel möchte ich dann die Vornamen Wählen, dasselbe hier, "Text" und "Aufsteigend" und als dritten Sortierschlüssel die "Stadt". Word hat auch erkannt, dass es eine Überschrift hat, ich bestätige mit "OK", worauf mir Word das sortiert. Ich sehe, dass – ich klicke einmal hinein, "Meier, Beate aus Dortmund" vor "Meier, Beate aus Hamburg" kommt, weil ich eben nach diesen drei Schlüsseln sortiert habe. Dann habe ich noch mehr "Meier", Maximilian kommt hinter Beate. Also Sie sehen, alle drei Sortierschlüssel sind richtig eingesetzt worden, zuerst nach Namen, dann innerhalb davon nach Vorname, hier zweimal Beate und einmal Maximilian, und dann zusätzlich in der dritten Spalte nach Stadt, was auch richtig einsortiert worden ist. Wenn Sie eine solche Tabelle mehrfach sortieren, ist es schwer, die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Wenn die ursprüngliche Reihenfolge von Bedeutung ist, dann empfiehlt es sich, noch eine zusätzliche Spalte einzufügen, die fortlaufend nummeriert ist, damit Sie über diese die ursprüngliche Darstellung wiederherstellen können. Da habe ich auch ein Beispiel. Hier die Tabelle "Sortieren2". Das sind die gleichen Daten, wie vorher, aber ich habe hier eine Spalte mit fortlaufender Nummer eingefügt und wenn ich jetzt hier sortiere, auf der Registerkarte "Layout" unter "Daten", "Sortieren", sortiere ich zuerst nach Namen, dann nach Vorname und nach Stadt, und bestätige mit "OK". Dann sehen Sie wieder hier bei dem "Meier", dass alles richtig gemacht worden ist. Beate ist vor Maximilian, Dortmund ist vor Hamburg, Jetzt möchte ich die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen. Ich sortiere dann nochmal unter "Daten", "Sortieren", dort sortiere ich nur nach der Nummer, bestätige das Ganze, schon habe ich die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt. Sie können eine Tabelle also nach bis zu drei Sortierschlüsseln sortieren. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte "Layout" unter dem Bereich "Daten" auf "Sortieren" und definieren die Sortierschlüssel. Word erkennt in der Regel automatisch, welche Inhalte die Spalten haben, ob es sich um Zahlen, Datum oder Text handelt. Sie können entscheiden, ob Sie auf- oder absteigend sortieren wollen und hier immer prüfen, ob Word erkannt hat, ob Ihre Tabelle Überschriften enthält, denn wenn sie Überschriften enthält, wird die erste Zeile nicht mitsortiert.

Office 365 für Mac: Word Grundkurs

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6 Std. 22 min (78 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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