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Excel 2016 Grundkurs

Die Symbole bei bedingter Formatierung

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Lernen Sie in diesem Video, Formatierungen in Abhängigkeit der Werte unterschiedlich darzustellen. In den folgenden Minuten geht es um die bedingte Formatierung mit Hilfe von Symbolen.
05:33

Transkript

Willkommen bei der bedingten Formatierung. Was unterscheidet denn die klassische Formatierung von der bedingten Formatierung? In der klassischen Formatierung haben wir alle Zahlen, egal wie groß sie sind, zum Beispiel rot gemacht. In der bedingten Formatierung werden nur bestimmte Zahlen rot, konkreter: Alle Zahlen zum Beispiel kleiner 90 Euro sollen rot werden, und alle Zahlen größer als 90 Euro sollen grün werden. Man kann also die Formatierung von einer Bedingung abhängig machen. Und in unserem Beispiel wäre es zum Beispiel mal interessant, die Kostenverteilung bei den Materialkosten sichtbar zu machen. Seit der Version 2007, also auch in dieser Excel-Version, kann man nicht nur mit Farben arbeiten, sondern auch mit Symbolen. Und da das recht pfiffig ist, möchte ich auch mit diesem Thema anfangen. Also, es geht darum, dass ich eben die Verteilung der Materialkosten visualisieren möchte. Natürlich deswegen markiere ich die Materialkosten wie immer mit strg+Leertaste und gehe dann einfach unter "Start" auf "Bedingte Formatierung" und kann hier zum Beispiel über die Datenbalken mal den Farbverlauf auswählen. Und da sehen Sie: Je nach Größe der Zahlen sind die Datenbalken länger oder kürzer. Und, ganz offensichtlich, natürlich je größer die Zahl, desto größer der Datenbalken. Man kann die Farben in blau, grün, oder in rot darstellen. Und da es hier um Kosten geht, wäre es natürlich ganz pfiffig, die Farbe Rot zu wählen. Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Was ist denn der Unterschied zwischen "Farbverlauf" und "Einfarbige Füllung"? Am besten natürlich immer mit Beispielen. Dann kann man das am besten sehen. Also, wenn ich auf "Farbverlauf" gehe, sehen Sie, ich klicke da ruhig mal drauf, dann, sehen Sie, wird nach rechts hin der Farbverlauf immer heller. Im Gegensatz dazu, wenn ich auf "Bedingte Formatierung", "Datenbalken" und "Einfarbig" gehe, sehen Sie, dann ist der Datenbalken einfarbig. Nachteil hierbei ist, dass natürlich bei einfarbig die Zahlen nicht ganz so gut zu lesen sind. Deswegen sollte man immer am besten auf "Farbverlauf" klicken. Ja, dann gehen wir gleich weiter. Mal sehen, was die "Farbskalen" bringen. Und wenn ich hier mal draufgehe, dann sehen Sie einen kleinen Effekt. Nämlich, jedes Mal, wenn Sie eine bedingte Formatierung anwählen, ich klicke zum Beispiel jetzt einfach auf diese Farbskala, dann wird sozusagen eine Farbskala hinzugefügt. Und das kann ich nochmal ganz extrem machen, wenn ich auf "Bedingte Formatierung" und dann "Symbol" setze, auswähle und dann zum Beispiel mal sage: Ach, ich hätte jetzt gerne mal so einen grauen Pfeil. Dann, sehen Sie, sind jetzt hier insgesamt drei bedingte Formatierungen übereinander gelagert, in dieser Spalte, was nicht wirklich Sinn macht. Deswegen will ich Ihnen an der Stelle auch gleich zeigen: Wie kann ich denn eine bedingte Formatierung löschen? Auch kein großes Problem. Man geht auf "Bedingte Formatierung". Hier unten steht dann "Regeln löschen". Und dann können Sie jetzt sozusagen alle Regeln in den ausgewählten Zellen löschen. Sie könnten aber auch sagen, wenn Sie noch mehr Regeln auf anderen Zellen angewendet hätten, dann könnten Sie auch sagen: "Regeln in gesamtem Blatt löschen". Bei uns reicht der erste Befehl. Und wenn ich daraufklicke, sind erstmal alle bedingten Formatierungen weg. Ich kann also von neuem anfangen und schaue mir einfach die Farbskalen an. Wenn ich die erste Farbskala benutze, dann ist die größte Zahl grün und die kleinste rot. Das macht natürlich bei einer Spalte Sinn, wo Gewinn oder Umsatz drinsteht. Bei uns sind es eher die Kosten. Das heißt, große Zahlen sollen rot dargestellt werden. Deswegen gehen Sie einfach auf die zweite Farbskala. Alle anderen sind eigentlich nicht ganz so interessant. Das sind hier dann einfach unterschiedliche Farben, zum Beispiel auch einmal mit Blau dabei, und so weiter und so fort. Ich bleibe einfach mal auf der zweiten stehen, klicke darauf. Jetzt, sehen Sie, habe ich das hier ausgewählt. Und schon kann ich sehr schön sehen: Wo sind denn meine teuren Posten? Ja, ich will natürlich, habe das vorhin schon angesprochen, ich will natürlich auch hier mal weitergehen und die "Symbolsätze" noch kurz ansprechen. davor aber nicht vergessen, dass man erstmal die Regeln wieder löscht. Wir sind ja hier ein bisschen im Spielemodus. Deswegen sage ich einfach mal: "Regeln in gesamtem Blatt löschen". Wunderbar, alles weg. Mit strg+Leertaste wieder markieren, und dann kann ich mir mal die "Symbolsätze" anschauen. Natürlich, mit den Pfeilen sind wir auch nicht ganz glücklich, denn große Zahlen werden grün dargestellt und kleine rot. Das ist natürlich wie gesagt eher bei einer Spalte mit Gewinn oder Umsatz sinnvoll. Das gleiche ist auch hier beim Ampelsystem. Also, wir haben eigentlich bei der Kostenspalte nur eine Möglichkeit, nämlich hier kurz mal draufzugehen und fündig zu werden, weil es da nämlich relativ neutral ist, mit dem Blau. Wenn ich hierauf gehe, sehe ich: Aha, meine größten Zahlen haben einen ausgefüllten Symbolbereich und die kleinen Zahlen, da habe ich eben sehr viel weniger Säulen ausgefüllt. Ja, das soll es für den Anfang gewesen sein. Aber Sie sehen schon: Die Symbolsätze sind eine große Hilfe, um die Verteilung von Zahlen zu visualisieren. Wie Sie aber auch schon festgestellt haben, reichen die Standardsymbole nicht aus, um alles darzustellen. Deshalb möchte ich Ihnen im nächsten Video auch mal zeigen, wie man benutzerdefinierte Symbolsätze zusammenstellt. Und deswegen sage ich: Bis gleich.

Excel 2016 Grundkurs

Erlernen Sie Excel 2016 (für Windows) von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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