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Excel 2013 Grundkurs

Die Symbole bei bedingter Formatierung

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Lernen Sie in diesem Video, Formatierungen in Abhängigkeit der Werte unterschiedlich darzustellen. In den folgenden Minuten geht es um die bedingte Formatierung mit Hilfe von Symbolen.
08:19

Transkript

Willkommen bei der "Bedingten Formatierung". Was unterscheidet denn die klassische Formatierung von der Bedingten Formatierung? In der klassischen Formatierung werden alle Zahlen, egal wie groß sie sind, rot gemacht. In der Bedingten Formatierung werden nur bestimmte Zahlen rot gekennzeichnet, z.B. alle Zahlen kleiner 90 sollen rot werden, alle Zahlen größer 90 sollen grün werden. Man kann also die Formatierung von einer Bedingung abhängig machen und so z.B. Kostenverteilungen besser sichtbar machen. Seit der Version 2007, also natürlich auch in dieser Excelversion 2013, kann man aber nicht nur mit Farben arbeiten, sondern auch mit Symbolen. Da das so pfiffig ist, wollen wir mit dem Thema anfangen. Ich gehe wieder in das Beispiel der Automanufaktur Haschnik & Söhne und möchte einfach einmal die Verteilung der Materialkosten visualisieren. Dazu verteile ich sie, gehe dann auf "Start", dann "Bedingte Formatierung" und kann hier festlegen, dass ich Datenbalken habe. Wenn ich hier z.B. blau wähle, sehen Sie, dass man es schön sehen kann; grün wäre natürlich auch möglich, aber am besten man nimmt natürlich rot, da es hier ja um Kosten geht; gelb ist glaube ich selbsterklärend. Vielleicht noch kurz die Frage: Was ist der Unterschied zwischen Farbverlauf und einfarbig? Beim Verlauf ist es so, dass es nach rechts ein bisschen heller wird. Man sieht es z.B. schön bei den 8000. Ich müsste es vielleicht einmal anklicken. Zack! Wenn ich das getan habe, kann ich dem gegenüber die Farbfüllung stellen. Sie sehen, dass es rechts von den 8000 rot ist und deswegen sind manchmal die Zahlen nicht so gut zu lesen und deshalb ist natürlich Farbverlauf ein bisschen pfiffiger. Schauen wir was Microsoft noch zu bieten hat: z.B. Bedingte Formatierung und Farbskalen. Wenn ich hier einmal drauf gehe, dann sehen Sie, dass das erste bedeutet, dass große Zahlen grün werden und kleine rot. Da es hier um Kosten geht, sollten wir es vielleicht umgekehrt machen, so dass die größte Zahl rot wird und die kleinste grün. Alle anderen sind auch selbsterklärend. Das sind nämlich einfach nur andere Farben. Ich will aber noch auf ein kleines Problem aufmerksam machen. Wenn man das erste noch einmal anwählt, dann sehen Sie zwar, dass wir über die Farbskalen einen grünen Hintergrund haben ich wähle das auch einmal aus -, aber man sieht von den vorherigen bedingten Formatierungen plötzlich einen Datenbalken rot. Sie sehen also schon, wenn man mehrere bedingte Formatierungen anwendet, werden sie nicht nacheinander wieder gelöscht, sondern übereinander gelagert und das ist natürlich kein erwünschter Zweck. Deswegen will ich Ihnen auch gleich zeigen, wie man eine bedingte Formatierung wieder löschen kann. Ich markiere das, gehe auf "Bedingte Formatierung" und da steht hier "Regel löschen" und ich wähle: "Regeln in den ausgewählten Zellen löschen". Ich könnte auch, weil ich noch keine anderen Regeln angewählt habe, "Regeln in gesamtem Blatt löschen" auswählen. Also hier sind beide Befehle gleich, ich gehe aber auf eine Nummer sicher und beginne noch einmal von Neuem. Also "Bedingte Formatierung"... so lange man mit der Maus über die Schaltfläche fährt, erhält man die Autovorschau. Nur Achtung! Sobald Sie eine auswählen, haben Sie zwei überlagernde bedingte Formatierungen. Wenn es gewollt ist, super, aber meistens ist es nicht der Fall, deswegen sollten Sie da ein bisschen aufpassen. Ja, dann würde ich sagen, springen wir schon zu den Symbolsätzen, weil es ja visuell ist, ist alles ganz einfach. Dann haben wir hier die Pfeile, aber schauen Sie hier: Die große Zahl ist grün, das ist bei Kosten natürlich nicht so toll. Dann gibt es auch Ampelsysteme und so weiter. Aber gerade bei den Symbolsätzen sehen Sie, dass die Vorlagen von Microsoft nicht immer unseren Vorstellungen entsprechen. Deshalb möchten wir über "neue Regel" jetzt einmal eine eigene Definition festlegen. Damit es übersichtlich bleibt, wähle ich ein anderes Beispiel, und zwar habe ich hier ein Lagerbestand von Produkt A, B, C, D und E. Hier ist der aktuelle Bestand 15 Tonnen oder 15 Stück und die Mindestbestellmenge ist 19, also muss ich hier nachbestellen. Bevor ich überhaupt ein Symbol einfügen kann, muss ich eine Wenn-Funktion einfügen. Das ist aber kein Thema. Ich klicke hier auf den Funktionsassistenten und wähle die Wenn-Funktion, dann "O.K.". Wenn der aktuelle Bestand kleiner ist als die Mindestbestellmenge, dann soll da eine 1 stehen, ansonsten eine 0. Wenn ich es mit "O.K." bestätige und mit einem Doppelklick ausführe, sieht man, dass man bei Produkt A und Produkt C nachbestellen und die anderen haben noch genug Lagerbestand. Jetzt wollen wir zur bedingten Formatierung kommen. Ich klicke dazu auf "Bedingte Formatierung" und möchte eine neue Regel anwenden. Ich klicke deswegen hier drauf und werde gefragt, ob ich zwei oder drei Farbskalen haben möchte oder Datenbalken oder Symbolsätze. Ich wähle Symbolsätze aus und werde nach der Symbolart gefragt. Wenn ich wollte, könnte ich schon ein vorausgewähltes benutzen. Ich mache es aber ganz benutzerdefiniert und sage ich möchte gerne hier als erstes Symbol ein rotes Fähnchen haben. Beim roten Fähnchen muss nachbestellt werden und wann ist es der Fall? Natürlich wenn das gleich 1 ist. Deswegen trage ich hier 1 ein. Dabei müssen Sie aber aufpassen, es ist "Prozent" vorausgewählt. Deswegen müssen wir hier "Zahl" auswählen. Dann haben wir ein kleines Problem. Wenn wir hier Zahl auswählen, dann erscheint hier immer eine 0. Das ist nicht so schön, aber wenn man es weiß, ist es auch kein Thema. Also Excel soll ein rotes Fähnchen setzen, wenn es gleich 1 oder größer ist. Dann möchte man natürlich keine weiteren Sätze haben. Deswegen wähle ich hier "kein Zellensymbol" und auch hier "kein Zellensymbol" und kann mit "O.K." bestätigen. Es kommt hier eine kleine Fehlermeldung, weil ich etwas vergessen habe natürlich absichtlich, um es Ihnen zu zeigen, und zwar sagt Excel: "Mindestens ein Symboldatenbereich überlappt" und dann muss ich die Werte anpassen. Hier steht nämlich größer als 33%, das kann also nicht gehen. Also muss ich auch hier "Zahl" auswählen. Excel schreibt wieder eine 0. Diesmal ist es richtig. Noch einmal zum Lesen: Wenn also der Wert gleich 1 ist, dann soll es rot sein. Wenn es kleiner als 1 und größer als 0, dann soll kein Symbol erscheinen. Dann bestätige ich das Ganze mit "O.K." und schon habe ich hier ein Fähnchen. Super! Was ich ganz gerne hätte, wäre, dass natürlich die Zahlen nicht da stehen. Das brauche ich nicht unbedingt. Kein Thema! Dazu gehe ich noch einmal in meine bedingte Formatierung rein. Achtung, diesmal nicht "Neue Regel" auswählen, sondern "Regel verwalten". Sie haben ja schon eine erstellt, sonst würde es sich ja überlappen. Dann wähle ich "Regel bearbeiten". Ich habe ja nur eine, deswegen brauche ich sie auch nicht auszuwählen. Die wird automatisch ausgewählt. Hier gibt es ein Symbol, das heißt "Nur Symbol anzeigen". Wenn man hier einen Haken setzt, dann verschwinden gleich die Zahlen und man hat nur das Symbol. Wieder mit "O.K." bestätigen, noch ein zweites Mal. Wunderbar! Die Zahlen sind verschwunden. Dann noch zum Schluss, damit es schöner aussieht, vielleicht zentrieren. Super. Damit haben Sie also Ihre erste "Bedingte Formatierung" mit einem schönen Symbol erstellt. Es ist natürlich auch dynamisch. Wenn vom Produkt B 20 weggenommen werden, dann hat man hier nur noch 25 und schon ist hier ein rotes Fähnchen. Produkt C bekommt eine Lieferung von 20 Stück, also sind es 36. Schon verschwindet das Fähnchen. Tja, damit glaube ich brauche ich nicht zu sagen, dass man seine Tabellen sehr schön aufhübschen kann. Vielleicht haben Sie ein paar Dateien, die Sie anpassen möchten. Deswegen sage ich an der Stelle "Tschüss" und vielleicht bis gleich.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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