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SharePoint 2016 Grundkurs

Die Suche in SharePoint verwenden

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Verwenden Sie die Suche von SharePoint, um bestimmte Informationen innerhalb von Websites, Listen oder Bibliotheken wiederzufinden.
05:51

Transkript

Die Suchfunktionen in SharePoint Portalen sind ganz wichtig bei der täglichen Arbeit. Sie bieten uns einen sehr großen Nutzen, wenn wir mit vielen Informationen arbeiten. Wie Sie die Suche richtig einsetzen zeige ich in diesem Video. Je nachdem wie Ihr SharePoint System konfiguriert wurde, und welche SharePoint Server Version Sie verwenden, wurde gegebenenfalls, eine Suchwebsite für Sie bereitgestellt, dann haben Sie meistens hier im oberen Bereich in der globalen Navigation das Wort Suche oder Suchen oder Suchcenter, werden bei Ihnen jedoch nur die Basisfunktionen der Suche verwendet, so können Sie auf jeder Website nach bestimmten Begriffen oder Detailinhalten suchen. Bei mir ist auch nur die Basissuche installiert, das bedeutet, ich habe jetzt die Möglichkeit nur hier auf dieser Website zu suchen, wechsle ich in das Projekt SharePoint könnte ich auch nur diese Seite durchsuchen. Die Enterprise Suche bietet hier etwas mehr Komfort, weil ich hier noch einen Dropdown Pfeil hätte, wo ich dann eben halt entsprechend das gesamte SharePoint Portal durchsuchen könnte, ich könnte auch nach Personen suchen, und ich hätte zusätzlich die Möglichkeit auch nach Unterhaltungen die Suche zu starten. In diesem Fall habe ich die Möglichkeit hier direkt in das Suchfeld zu klicken, und ich habe die Möglichkeit hier Suchbegriffe einzugeben, wie beispielsweise pilot - dann werde ich direkt auf die Ergebnisseite weitergeleitet und Sie sehen hier auch schon 3 Ergebnisse, wo das Wort pilot drin vorkommt. Auf der linken Seite hätte ich die Möglichkeit das Ganze auch noch mal einzuschränken, als Ergebnistyp, wenn jetzt ein Word-Dokument dabei wäre, würde mir hier Word angezeigt werden, und wenn eine PDF-Datei dabei wäre, würde mir das hier auch angezeigt werden. Ich könnte die Autoren einschränken, und ich hätte auch die Möglichkeit noch die Zeit hier direkt einzuschränken. Ich gebe noch mal Sicherheitshalber hier konzept ein, da weiß ich, dass ich einige hochgeladen habe, und Sie sehen, mir wurden jetzt 4 Ergebnisse angezeigt. Aber was ich Ihnen zeigen wollte, dass jetzt wirklich Word angezeigt wird. Das heißt, ich kann jetzt Word anklicken und dann werden mir nur die Word-Dateien angezeigt. Wenn ich auf ein Ergebnis zeige, wird mir jetzt hier keine Vorschau angezeigt, das liegt daran, dass hier der Office Online Server nicht installiert ist, der für die Web Apps zuständig ist. Ansonsten kann es sein, dass Sie sogar eine Vorschau auf das Dokument erhalten und entsprechend sehen können, ist das jetzt das richtige Konzept, wenn ich es öffne. Dann haben wir hier im unteren Bereich noch die Möglichkeit, uns benachrichtigen zu lassen. Wenn also im Suchergebnis noch nichts vorhanden ist, was ich genau suche, dann lasse ich mich benachrichtigen, sobald zum Suchwort konzept etwas Neues hinzugefügt wird. Ich habe die Möglichkeit die Benachrichtigungen auch noch mal einzuschränken, wenn Neue Elemente in den Suchergebnissen angezeigt werden, Vorhandene Elemente werden geändert, also in diesem Fall wäre es wirklich - wenn Neue Elemente hinzugefügt werden, und ich hätte dann auch gerne eine Tägliche Zusammenfassung. Das kann ich hier eben halt entsprechend festlegen, in diesem Fall breche ich einmal ab. Und genauso haben wir hier auch die Einstellungen, wo ich festlegen kann, dass mir Suchvorschläge im oberen Bereich angezeigt werden, und zwar wo ich auf bestimmten Websites vielleicht zugegriffen habe, also dass ich da eben halt eine Auswahl an Vorschlägen schon bekomme. Dann, wie sollen die Dokumente geöffnet werden, wenn ich sie direkt in der Suche anklicke, im Browser würde bedeuten, dass die Web App installiert sein muss, beziehungsweise der Office Online Server, in meinem Beispiel hier würde das nur funktionieren, dass ich direkt die Client-Anwendung, also Word, Excel oder eben halt andere Programme dann öffnen. Die Suchsprache könnte ich festlegen, und hier im unteren Bereich sehen Sie auch noch mal die Benachrichtigungen über Suchergebnisse, wenn ich hier hineinklicke, und ich hätte da eben festgelegt, dass eine Benachrichtigung erfolgen soll, dann würde mir das jetzt hier unten angezeigt werden, ich könnte es auswählen und die Benachrichtigungen löschen. Wenn Ihnen jetzt die Filter nicht ausreichen, über das Suchergebnis, ich wechsle noch mal auf die Website, gebe noch mal kurz Konzept ein, so dass ich hier wieder lande, also wenn Ihnen hier diese Filter jetzt nicht ausreichen, dann haben Sie noch die Möglichkeit innerhalb des Suchfeldes, mit Platzhaltern, Operatoren oder auch Anführungszeichen im Suchfeld zu arbeiten, so dass Sie dann eine geringere Suchergebnisliste erhalten. Ich wechsle jetzt noch einmal kurz in eine Bibliothek. Auch innerhalb der Bibliotheken haben Sie ein Suchfeld, wo Sie nach Inhalten suchen können, und dann erhalten Sie eine gefilterte Sicht. Das bedeutet, wenn hier innerhalb der Bibliothek irgendwann mal ganz, ganz viele Dokumente liegen, dann kann ich eben anhand von Dateinamen oder von Autoren, je nachdem die Suchbegriffe eingeben, und dann wird meine gesamte Bibliothek durchsucht.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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