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SharePoint Online Grundkurs

Die Suche in SharePoint Online verwenden

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Verwenden Sie die Suche von SharePoint Online, um Informationen innerhalb von Websites, Listen oder Bibliotheken aufzufinden.
07:06

Transkript

Die Suchfunktionen in SharePonit-Portalen sind ganz wichtige Entscheidungsfaktoren. Sie bitten uns einen sehr großen Nutzen in der täglichen Arbeit mit vielen Informationen. Wie Sie die Suche richtig einsetzen, zeige ich in diesem Video. Je nachdem, wie Ihr SharePoint-System konfiguriert wurde und welche SharePoint-Onlineversionen Sie verwenden, wurde gegebenenfalls eine Suchwebsite für Sie bereitgestellt. Ich habe so eine Seite einmal angelegt und diese Seite besteht wirklich nur aus einem Suchfeld. Werden aber bei Ihnen die Basis-Suchfunktionen verwendet, so können Sie auf der jeweiligen Website oben rechts auf der aktuellen Website die Inhalte durchsuchen. Verwenden Sie die Unternehmenssuche in Ihrem SharPoint-Portal, die von den Enterprise-Onlineversionen mitgeliefert werden, so können Sie zusätzlich nach Personen, Unterhaltung oder Videos suchen. In meiner Umgebung arbeite ich mit einer Enterprise-Version und ich habe jetzt die Möglichkeit hier direkt auf diesen DropDown Pfeil zu klicken. Ich könnte alles durchsuchen, das würde bedeuten, dass hier sämtliche Websitesammlungen innerhalb meines gesamten Portals durchsucht werden, auch Drittsysteme, die gegebenenfalls eingebunden sind, wie der Fileserver können hier mit durchsucht werden, aber das ist eine ganz spezielle Konfiguration und dafür sind die Administratoren zuständig. Dann haben wir hier die Personensuche, das bedeutet, dass ich eben halt auch nach bestimmten Begrifflichkeiten suchen kann, deshalb ist es, ja auch so wichtig, dass wir unser Profil immer pflegen, dass wir hier auch aufgefunden werden. Wir können nach Unterhaltungen suchen, das sind die Newsfeeds, die Diskussionen innerhalb der Websites, oder ich kann diese Website durchsuchen. Diese Website durchsuchen steht in allen Versionen auf jeden Fall zur Verfügung und ich könnte hier jetzt einfach mal "Dokumentation" eingeben und mit Enter bestätigen und dann komme ich zur Ergebnisseite. Die ist auch sehr praktisch, ich habe die Möglichkeit auf der linken Seite den Ergebnistypen nochmal einzuschränken, das ich sage okay, ich suche auf jeden Fall ein Word-Dokument und ich suche ein Word-Dokument von einem bestimmten Autor. Zusätzlich hätte ich noch die Möglichkeit hier die Zeit einzuschränken und dann verfeinert sich im Endeffekt hier die Suchergebnisliste. Wenn ich jetzt hier zum Dokument komme, dann ist es sehr häufig so, man klickt drauf, auf das Suchergebnis und stellt fest, ach, das ist das gar nicht. Nun ist natürlich hier in meiner Vorschau das Ganze nicht ganz optimal, deshalb mache ich noch einmal folgendes, ich gebe nochmal das Grobkonzept ein und hier sieht man nämlich dann doch ein bisschen mehr. Ist es hier jetzt das Richtige? Es liegt an meiner Bildschirmauflösung, normalerweise kann ich jetzt hier auch wirklich das ganze Dokument sehen, ob es das Richtige ist. Und das funktioniert. Zusätzlich in dem Suchfeld, ob nun hier in der Ergebnisliste, oder eben halt auf der jeweiligen Website können wir auch mit Platzhaltern arbeiten, wir können Operatoren oder auch Einführungszeichen im Suchfeld eingeben, so dass eben halt die Suchergebnisse relativ eingeschränkt werden. Ich suche jetzt nochmal nach "Projekt". Da wird mir nämlich schon einiges mehr angezeigt. Und angenommen ich finde jetzt hier nicht das richtige Ergebnis, ich weiß, dass Kollegen an einem Projekt arbeiten, was für mich ganz interessant ist, dann hätte ich hier unten noch die Möglichkeit, mich benachrichtigen zu lassen, sobald, beziehungsweise von der Suche das Wort "Projekt" neu indexiert wird, werde ich auf jeden Fall benachrichtigt. Dann haben wir noch die Möglichkeit weitere Einstellungen vorzunehmen auch in der Suchergebnisseite. Ich habe die Möglichkeit Suchvorschläge hier anzeigen zu lassen oder auch dem Verlauf einfach mal zu löschen, dann, wenn ich Dokumente gefunden habe, sollen die im Browser in der Webapp geöffnet werden oder direkt in der Anwendung, also sprich Word, Excel. Dann habe ich hier die Möglichkeit die Suchsprache festzulegen und hier im unteren Bereich sind meine Benachrichtigungen. Die kann ich anklicken und, wenn ich nicht mehr benachrichtigt werden möchte, kann ich sie hier direkt löschen. Wenn ich nochmal auf eine Website wechsele und in eine Bibliothek navigiere, dann habe ich auch die Möglichkeit direkt in der Bibliothek nach bestimmten Inhalten zu suchen. Ich habe das Wort "Konzept" eingegeben und Sie sehen, mir wird jetzt alles angezeigt, was irgendwie mit dem Wort "Konzept" zu tun hat. Sie sehen die SharePoint-Suche, die kann uns um einiges weiterbringen in der täglichen Arbeit mit sehr vielen Informationen, die wir hier im SharePoint-Portal verarbeiten. Auf jeder Website steht Ihnen hier die Suchleiste zur Verfügung. Wenn Sie die Basis-Suchfunktionalitäten verwenden, dann haben Sie die Möglichkeit diese Website zu durchsuchen und, wenn Sie die Enterprise-Suche, die Unternehmenssuche verwenden, dann können Sie eben halt das gesamte SharePoint-Portal, inklusive der Websitesammlung durchsuchen, Sie können auch Personen und Unterhaltung und eben halt auch zusätzlich auf dieser aktuellen Website suchen. Denken Sie bei der Suche immer an die Platzhalter, die Sie verwenden können, wie beispielsweise das Sternsymbol oder die Einführungszeichen, die helfen nochmal weiter, um bestimmte Information wiederzufinden.

SharePoint Online Grundkurs

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Hersteller:
Software:
SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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