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SharePoint Online Grundkurs

Die SharePoint-Aufgabenliste nutzen

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Zum Organisieren von Veranstaltungen oder zum Verwalten von Aufgaben während eines Auftrags oder eines Projekts kann Ihnen die SharePoint-Aufgabenliste behilflich sein.
05:58

Transkript

Die SharePoint Aufgabenliste können Sie für Ihren Arbeitsplatz verwenden, Wenn Sie beispielsweiese zu einem Auftrag zentral alle anfallenden Aufgaben im Team verwalten möchten. In diesem Video möchte ich Ihnen die Aufgabenliste vorstellen. Die Aufgabenliste besteht aus zwei Registerreitern. Ich habe hier die Möglichkeit Aufgaben, die hier im unteren Bereich in der Aufgabenliste erfasst wurden, zum Beispiel mir das Element anzeigen zu lassen, oder das Element zu bearbeiten, oder auch Elemente zu löschen. Im Register "Liste" habe ich hier wieder die Möglichkeit andere Ansichten mir einzustellen. Ich habe die Möglichkeit auch hier die Listeneinstellungen vorzunehmen. Die Aufgabenliste verfügt über eine sogenannte Zeitachsel, mit der wir noch später arbeiten werden, aber die eigentliche Aufgabenliste ist hier im unteren Bereich. Ich habe die Möglichkeit neue Aufgaben direkt hier über diesen Link "neue Aufgaben" zu erfassen. Ich kann aber auch jederzeit in die sogenannte Quick Edit Ansicht wechseln, wenn ich hier auf bearbeiten klicke und dann habe ich hier eine Liste, eine Tabelle, so wie man das aus Excel kennt, dass man also direkte Eingaben über den Browser machen kann. Wenn ich auf "neue Aufgabe" klicke, dann erscheint hier wieder ein Formular, welches ich ausfüllen kann und wir planen neue Marktanalysen durchzuführen und die Aufgaben beziehen sich auf den Markt und den Wettbewerb. Also ich benenne das jetzt einfach mal mit Markt und Wettbewerb [typing] So dann habe ich hier die Möglichkeit ein Anfangsdatum festzulegen. Wir starten dann nächste Woche Montag mit und anders als in Microsoft Projekt, habe ich hier die Möglichkeit auch ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Also hier in dieser SharePoint Aufgabenliste wird nichts automatisch errechnet, so wie Sie das vielleicht von Microsoft Projekt kennen. Also hier habe ich die Möglichkeit ein Fälligkeitsdatum festzulegen und wir wollen jetzt in den nächsten Monaten bis zum 31. Oktober diese neuen Marktanalysen durchfüren. Ich habe die Möglichkeit eine Aufgabe zuzuweisen. Hier möchte ich gerne die Kollegin hinzufügen. Und auch nochmal als Tipp, in den Einstellungen dieser Aufgabenliste muss die Einstellung festgelegt werden, das zugewiesene Personen auch automatisch eine Email Benachrichtigung bekommen. Standardmäßig ist das in diesen Aufgabenlisten von SharePoint nicht festgelegt, also man muss das in jeder Aufgabenliste einmal durchführen. Dann habe ich hier noch die Möglichkeit über mehr Anzeigen zu gehen. Hier hab ich die Möglichkeit, ja in einer Prozentzahl anzugeben inwieweit die Aufgabe abgeschlossen ist. Ich kann eine Beschreibung hinzufügen und wenn ich später mit mehreren Aufgaben arbeite, dann habe ich die Möglichkeit auch Vorgänger und Nachfolger festzulegen. Also in diesem Fall nur Vorgänger, so dass ich dann auch später in einem sogenannten Gantt-Diagramm mir die Verbindung anzeigen lassen kann. Das bedeutet wenn ich eine Aufgabe habe, die ich erledigen soll und vorher aber eine andere Aufgabe erledigt sein muss bevor ich mit meiner Aufgabe anfangen kann, dann kann man diese Verbindung mit "Vorgänger" versehen. Dann haben wir noch die Möglichkeit eine Priorität festzulegen und den Vorgang Status. Na, also in Bearbeitung abgeschlossen, zurückgestellt. In diesem Fall speicher ich einmal. Alle Teammitglieder können die Aufgaben eben halt zuweisen und diese Aufgaben mit einem Status und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Die Teammitglieder können die Aufgabenliste mit Microsoft Outlook verbinden. Dafür klicke ich einmal auf Liste und auch hier gibt es die Schaltfäche "Verbindung mit Outlook herstellen". Und dann könnte ich über Outlook alle mir zugeteilten Aufgaben verwalten und bearbeiten. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit eine Verbindung zu Microsoft Projekt herzustellen. So dass auch hier die Bearbeitung über den Desktop-Client möglich ist. Die Aufgabenliste selbst verfügt schon über mitgelieferte Ansichten. Das bedeutet hier gibt es alle Vorgänge. Die Ansicht, die jetzt gerade geöffnet ist. Dann habe ich hier noch die Möglichkeit "abgeschlossen" auszuwählen. Da im Moment bei mir in der Aufgabenliste noch nichts abgeschlossen ist, wird mir hier auch nichts angezeigt. Anstehend, da werden alle noch offenen Aufgaben, oder beziehungsweise in der Zukunft liegenden Aufgaben aufgelistet und wenn ich hier über das Menü gehe, über die drei Punkte, dann habe ich noch die Möglichkeit mir ein Gantt-Diagramm einblenden zu lassen, was nachher ganz interessant ist, wenn man wirklich mit Vorgängen arbeitet. Jetzt in diesem Fall gehe ich hier nochmal über die drei Punkte. Ich hab auch die Möglichkeit mir meine Aufgaben, also die Aufgaben, die mir zugewiesen sind anzeigen zu lassen. Da ich meine Aufgabe eben an die Susanne Fröhlich übergeben habe, wird mir hier natürlich auch nichts angezeigt. Genau so auch ein wichtiger Punkt "verspätete Vorgänge", wo das Fälligkeitsdatum überschritten ist, kann man sich auch hier ganz schnell anzeigen lassen.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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