Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Die Optionen des Abwesenheitsassistenten

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Der Abwesenheitsassistent hat viele Optionen. Kennen Sie sie alle?
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Transkript

Und was machen Sie, wenn Sie in Urlaub gehen? Natürlich den Abwesenheitsassistenten einschalten. Lassen Sie uns den mal genauer unter die Lupe nehmen oder dieses Automatische Senden, wie es inzwischen heißt, genauer anschauen. Sie finden es unter "Datei und können dort natürlich, wenn Sie in Urlaub gehen, eine Automatische Antwort senden, ich mache es mal etwas flapsig, bin dann mal weg - sorry Leute. So etwas würde ich natürlich nicht schreiben, sondern etwas höflicher formulieren, aber ist klar was gemeint ist, das ist diese "Automatische Antwort". Die kann ich natürlich immer wieder verwenden, kann sie nach meinem Urlaub wieder ausschalten, und wenn ich das nächste Mal wieder in den Urlaub fahre oder ein langes Wochenende weg bin, einfach hier aktivieren. Es gibt zu dieser "Automatischen Antwort" auch noch Regeln. Die sind interessant, ein bisschen versteckt hier unten. Was passiert denn, wenn ich in Urlaub bin und wenn ich möchte, dass die Antworten auf bestimmte Art und Weisen - schauen wir es einfach mal an. Ich füge eine Regel hinzu und die neue Regel könnte beispielsweise, wenn sie "Von..." einer bestimmten Person kommt, an eine bestimmte Person weitergeleitet werden. Oder, alle Mails die kommen werden mit bestimmten "Hinweisen Aktion", diesem Hinweistext, behandelt, oder sie werden gleich in einen bestimmten Ordner verschoben oder kopiert. Einmal landen sie im Posteingang, einmal als Kopie in einem weiteren Unterordner, oder sie werden "Weitergeleitet" an meinen Kollegen, damit er sie bearbeiten kann, auch eine interessante Sache. Oder sie werden mit einer bestimmten "Vorlage" beantwortet. Also nicht einfach nur mit diesem Antworttext, sondern gleich mit Farben, mit einer Anlage und so weiter und so weiter. Also, interessante Sachen. Von dem "Löschen" würde ich vielleicht etwas Abstand nehmen. Dann werden Sie gelöscht, wobei ich weiß es gibt einige Firmen, die erlauben ihren Mitarbeitern während ihrer Abwesenheit E-Mails zu löschen, weil sie wissen, nach dem Urlaub sind die Mitarbeiter tagelang damit beschäftigt, alte E-Mails erstmal aufzuarbeiten und dann festzustellen, die sind ja gar nicht mehr gültig. Das heißt, so was wird dann mit einem Hinweis quittiert, mit einer Abwesenheitsnachricht, ich bin weg, Ihre E-Mail wird gelöscht, und dann muss der Andere sie nach meinem Urlaub eben noch einmal senden, wenn es dann gültig ist. Also, wenn Sie sich nicht mit dem einfachen Abwesenheitsassistenten, mit dem einfachen "Automatischen Antworten" begnügen wollen, haben Sie über die "Regeln" noch die Möglichkeit weitere Optionen einzuschalten.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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2 Std. 31 min (69 Videos)
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