Word 2013 Grundkurs

Die Nachverfolgungsfunktion

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In einem Word-Dokument können mithilfe der Nachverfolgen-Funktion Änderungen eingegeben werden. Sehen Sie in diesem Film, wie Sie diese Funktion finden und worauf Sie unbedingt achten müssen, bevor Sie solche Dokumente weitergeben.
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Transkript

Sie können in einem Microsoft-Word- Dokument nicht nur Kommentare einfügen, um Ihren Kollegen mitzuteilen, woSie gern welche Verbesserungen, Änderungen und so weiter hätten. Sie können auch direkt in ein Dokument Änderungen einfügen, so dass der Kollege sofort sieht, wo Sie gerne was wie geändert haben. Sie können also eine sogenannte Korrekturfunktion verwenden. Word spricht von der Nachverfolgen-Funktion. In diesem Video stellen wir Ihnen diese Nachverfolgen-Funktion vor, einige Einstellungen hierzu und wie Sie damit im Team arbeiten können. Um dies zu demonstrieren, habe ich einen kleinen Text vorbereitet. Die Bürgschaft von Schiller. Da erinnern sich noch einige, Schulzeit irgendwann, lange ist's her. Gut! Diesen Text habe ich meinem Kollegen geschickt und der Kollege möchte nun einige Anmerkungen direkt im Text machen. Zum Beispiel: Dieses Wort möchte er ganz gern durch ein anderes ersetzt haben. Also wechselt er über die Registerkarte Überprüfen auf die sogenannte Nachverfolgen-Funktion. und schaltet ein, dass die Änderungen nachverfolgt werden. Wenn er nun dieses Wort hier rauslöscht, und schlugen ihn die ... sagen wir mal ... Räuber im Bande. Oder weiter unten. Drei Tage will ich dir ... statt schenken doch lieber geben. Oder noch weiter unten. Hier an der Stelle nimmt er lieber die neue Rechtschreibung. Hier genauso. Statt die Schwester machen wir lieber der Bruder draus. Oder noch weiter unten. Die Stadt wird zu einer Großstadt. Oder noch ein letztes: Kniee Die Knie – gefällt mir so besser. OK. So bekomme ich es zurück und sehe sofort am Rand, anhand der Striche, dass hier Änderungen eingefügt wurden. Beachten Sie: Die Standard-Einstellung von Word ist, dass ich unten in der Statuszeile nicht sehe, ob dieser Änderungsmodus noch aktiv ist oder nicht. Das heißt: Bekomme ich dieses Dokument zurück, wird an das Dokument die Option gespeichert, ob dieser Änderungsmodus eingeschaltet wurde beziehungsweise ob er vom Kollegen inzwischen wieder ausgeschaltet wurde. Wenn Sie dies sehen wollen, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf die Statuszeile klicken und dann die Option Nun sehen Sie unten in der Statuszeile: Oh, die Nachverfolgungsfunktion ist noch eingeschaltet. Das sehen Sie hier in der Schaltfläche, aber wenn Sie in einer anderen Registerkarte sind, sehen Sie es nicht sofort. Sie können jetzt über dieses Symbol mit einem Klick die Option ein- beziehungsweise wieder ausschalten. Diese Nachverfolgen-Option wurde von 2010 auf 2013 in Word stark überarbeitet. Früher sah sie etwas anders aus. Hier, das ist neu, das gab es früher so nicht. Wenn ich jetzt auf einen dieser Striche klicke, dann zeigt er mir die alte Variante an. Weiter oben auch. Wo haben wir noch eine? Er zeigt mir an, was gelöscht und was eingesetzt wurde. Mit einem weiteren Klick schalte ich wieder in die Option zurück, wie der Kollege es ganz gern hätte. Wenn Sie in der Registerkarte der erste Klick führt hier im Dropdown-Feld zum Markup Alle. Der zweite Klick führt wieder zurück auf einfaches Markup. Natürlich können Sie es auch hier über die Schaltfläche umschalten. Markup Keine schaltet alles aus, was etwas gefährlich ist, weil ich so nicht sehe, dass hier noch Änderungen, Korrekturen, Vorschläge im Dokument stecken. Original zeigt mir das Dokument so an, wie es am Anfang gewesen ist. Gehen wir zurück zu Markup Alle. Wir gehen auf die Suche nach diesen Korrekturen. Wenn ich mit der Maus über eine dieser Korrekturen, über eine dieser Änderungen, dieser Nachverfolgungen, fahre, sehe ich hier einerseits meinen Namen, sehe das Datum, die Uhrzeit, und sehe auch, was hier gemacht wurde. Wunderbar. Es ist natürlich etwas mühsam, bei einem in dem Fall 6-seitigen, aber vielleicht 60- oder 200-seitigen Text runterzugehen: "Wo hat denn der Kollege was, wie eingetragen?" Sie finden die Änderungen, indem Sie mit der Schaltfläche Weiter Weiter Weiter springen und dann springt er von Änderung zu Änderung. Natürlich springt er analog mit Zurück Zurück zurück. Wenn Sie nun der Meinung sind, hier hat er sich geirrt, mein Originaltext war besser, dann können Sie diesen Vorschlag ablehnen, diesen Vorschlag natürlich auch ablehnen, und weiter geht's. Hier können wir sagen, da hat er recht. Den Vorschlag kann ich annehmen und weitergehen. Annehmen und weiter geht's. So springt er auch hier mit dieser Annehmen- und Ablehnen-Funktion von Änderungsvorschlag zu Änderungsvorschlag. Sie müssen nicht jeden Vorschlag einzeln annehmen oder ablehnen, Sie könnten auch Alle Änderungen annehmen oder Alle Änderungen ablehnen. Dies kann interessant sein, wenn Sie das gesamte Dokument durchsehen und sagen: Ja, da hat er in allen Fällen recht. Hier und hier und hier ist OK. Nachdem ich alles durchgeschaut habe, nehme ich alle seine Änderungen an Das geht vielleicht schneller als jedes Mal Annehmen und Weiter anzuklicken. Beachten Sie folgende sehr gefährliche Option. Wenn Sie die Markups auf Keine oder auf Original setzen, wird leider nicht im Dokument angezeigt, dass hier noch zusätzliche Kommentare, Anmerkungen oder Vorschäge drinstecken. Würde ich es so als Word-Dokument nun dem Kunden weiterschicken, kann der Kunde natürlich diese Markups, diese Änderungsvorschläge, ansehen und kann auch sehen, wer wann das vorgeschlagen hat. Das kann zu sehr viel Ärger innerhalb einer Firma führen. Stellen Sie sich einen Geschäftsbericht mit Geschäftszahlen vor, in dem ein Kollege Vorschläge für Preise, für Gehälter, für Rabatte, Margen oder ähnliches gemacht hat. Deshalb stellt Microsoft Word unter Datei Informationen die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen zur Verfügung. Mit dieser Option kann ich das ganze Dokument prüfen. Er fragt, ob er vorher speichern darf. Ja, darfst du speichern. Ist schon OK. Er fragt, ob er sämtliche Kommentare oder eher Überarbeitungen prüfen darf. Ja bitte. Genau das ist mein Ziel. Er prüft das Dokument und stellt fest: Oh! Da stecken Kommentare und Überarbeitungen drin. OK, einige Dokumenteneigenschaften wurden geändert, das interessiert mich in diesem Fall nicht. Sondern vor allem diese Überarbeitungen. Ich kann hier nun mit der Schaltfläche Ich könnte erneut prüfen lassen. Das ist hier natürlich Quatsch, weil ich ja gerade geprüft habe. Schließen. Und was passiert nun? Antwort: Wenn ich hier vom Original auf einfaches Markup wechsle oder auf Markup Alle, sehe ich nichts mehr, denn jetzt hat Microsoft Word diese Markups entfernt. Das bedeutet also zusammenfassend: Wenn Sie im Team arbeiten und Sie Ihrem Kollegen an bestimmten Textstellen in einem Microsoft-Word-Dokument etwas mitteilen wollen, schalten Sie die Änderungsfunktion ein, die Sie unter Überprüfen Beachten Sie, wenn Sie ein solches Dokument zurückbekommen, ob diese Änderungsfunktion noch eingeschaltet ist. Sie finden die Änderungen über die Schaltflächen Weiter Weiter Weiter. Sie können diese Änderungen annehmen oder ablehnen. Und beachten Sie, bevor Sie ein solches Dokument herausgeben, dass Sie mit der Schaltfläche Datei Informationen Auf Probleme prüfen noch einmal genau sicherstellen, ob wirklich nicht doch noch irgendwelche Änderungen, Kommentare, Überarbeitungen und so weiter im Dokument vorhanden sind.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

7 Std. 57 min (103 Videos)
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