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Selbstmanagement mit macOS

Die Mail-Oberfläche und Einstellungen anpassen

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Die korrekte Einstellung eines E-Mail-Programms ist die Basis für die effektive Bearbeitung Ihrer Online-Korrespondenz. In diesem Video erläutert Ihnen Michael Rüttger diverse Mail-Einstellungen, die speziell für das geschäftliche Umfeld geeignet sind.

Transkript

Verlassen wir einstweilen die Kalender-App, beziehungsweise "iCal" und schauen uns mal das Programm "Mail" von Apple an. Die passende Einrichtung von "Mail" ist sicherlich entscheidend für den effizienten Umgang. Und nicht selten ist auch hier zu hören, dass das Programm ja lange nicht so ausgefeilt sei, wie beispielsweise der große Vertreter aus dem Hause "Microsoft", oder dass es bessere Mail-Programme gäbe. Das mag sicherlich sein, aber zunächst sollte man sich vielleicht einmal anschauen, was "Mail" alles bereithält, um dann sein eigenes Urteil zu treffen. Und für mich beginnt die Einrichtung und auch die effiziente Arbeit mit "Mail" bei der Gestaltung der Oberfläche und den richtigen Einstellungen. Ich brauche einfach eine gewisse Struktur mit der ich vernünftig arbeiten kann. Das eine ist, dass ich mir hier jetzt zunächst einmal vernünftig die Größenordnungen aufbaue, wie ich sie gerne hätte und mir meine Postfächer einblenden lasse. Das ist für mich immer sehr wichtig, zumal ich da auch mit vielen Postfächern arbeite. "Postfächer" ist ja nicht nur das einzige, was hier eingeblendet wird. Man sieht es schon, man hat "Gesendete Mails", man hat "Werbung", "Papierkorb". Das teilt sich auf in "Lokal" und "iCloud","Papierkorb". Das kommt aber auch ein ganz kleines bisschen darauf an, was hier drin steht, welchen Account Sie eingerichtet haben. Also ich habe einen ganz normalen iCloud-Account hier und das kann also davon bei ihrem Rechner ein bisschen abweichen. Ist aber zunächst einmal nicht schlimm. Diese Leiste auf der linken Seite ist kontextsensitiv. Das heißt, je nachdem was Sie hier in ihren Mail-Programmen machen, verändern sich diese Einträge. Schauen wir uns zunächst einmal die Einstellungen an von diesem Programm. Und da sind am Anfang ja sicherlich, ja verschiedene Dinge hier in der Form sicherlich interssant, aber am interessantesten ist beispielsweise natürlich erst einmal die Darstellung. Und wenn man sich hier sowas anschaut, wenn ich ganz ehrlich bin, interessiert mich in erster Linie gar nicht, was hier an Vorschausätzen drin sind. Das ist eh immer nur "Sehr geehrter Herr Rüttger" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" und insofern kann man sich diese Zeilen entweder vergrößern oder komplett ausschalten lassen, oder auch nur mit einer einzigen Zeile. Und von der Seite her, ich persönlich mache das am liebsten ohne die Listenansicht. Also ich habe jetzt nur noch den Absender und die Betreffzeile. Das reicht mir völlig aus an der Stelle. Und ich muss da gar nicht mehr sehen, aber wie gesagt, Sie können das natürlich einstellen, wie Sie das haben möchten. Dann "Gelöschte E-Mails bewegen bitte in den Papierkorb". Ich könnte aber auch sagen "Ins Archiv". Mehr kann ich da zunächst einmal nicht einstellen. Das reicht aber so in dieser Form. Okay, und dann haben wir noch eine wichtige Sache, die beim Erstellen wichtig ist, zum Beispiel beim Verfassen von E-Mails. Da steht hier zum Beispiel "Neue E-Mails senden von" und dann sollte mal automatisch der beste Account gewählt werden. Das ist jetzt für mich hier etwas uninteressanter, weil ich sowieso nur eine Adresse habe. Aber in meinem normalen Firmen-Account, dort habe ich viele Postfächer, viele Ausgangsadressen und dann ist es schon ärgerlich, dass man immer darauf aufpassen muss, welches Postfach gerade aktiviert ist, denn mit diesem Postfach werden meine E-Mails versendet. Durch die Festlegung stelle ich dann allerdings sicher, dass als Absender immer das aus ausgewählte Postfach verwendet wird und das ist sehr hilfreich. Und man sichert damit zumindestens, dass man eine einheitliche Ausgangsadresse auch hat in dieser Form. Und den Rest müssen Sie dann auch selber entscheiden, also zum Beispiel kann man sagen, ich möchte das E-Mail-Format nur als reinen Text haben, kann auch als formatierter Text sein. Ich spare mir jetzt die Philosophien darüber, was sicherer ist, was besser ist, lasse es jetzt einfach mal an der Stelle so stehen. Und ein letzter Punkt zu den grundliegenden Mail-Einstellungen betrifft die Werbung. Das kennen wir alle unter dem Begriff "Spam". Hier aktiviere ich immer den Filter für unerwünschte Werbung und möchte auch Ihnen empfehlen das Häkchen zu setzen. Allerdings verwende ich nicht die nach der Aktivierung gezeigten Standardoptionen, sondern wähle "Eigene Aktionen ausführen" aus. Eine alternative gute Einstellung ist auch das direkte Verschieben in unerwünschte Werbung, aber ich präferiere die letze Option. Durch Klick auf den Button "Weitere Optionen", habe ich dann die Möglichkeit genau zu definieren, wie mit meinen Spam-Mails verfahren werden soll. An dieser Stelle entferne ich alle Einstellungen, die mit meinem Kontaktbuch zu tun haben, belasse allerdings "Die Nachricht ist unerwünschte Werbung" in der Liste. Da unerwünschte E-Mails auf meinem Server bereits vor dem Empfang als Spam gekennzeichnet werden, füge ich ein weiteres Filterkriterium hinzu und wähle dort den Betreff aus. Denn diese Spam-Kennzeichnung wird in dem Betreff einer erkannten Werbemail geschrieben und das kann ich abfragen mit der Option "Enthält". Die Kennzeichnung arbeitet mit Sternchen und dem Eintrag "Spam". Je mehr Sternchen existieren, desto sicherer ist sich der Server, dass es sich um unerwünschte Werbung handelt. Die maximale Anzahl sind drei Sterne. Ich möchte in meinem Fall jedoch alle Mails ab einem Stern abfangen und an eine bestimmte Stelle verschieben. Das ist in diesem Fall der "Junk-Mail"-Ordner in der iCloud. Diese Einstellung bestätige ich dann mit "OK" und ab sofort werden alle als Werbung gekennzeichneten Mails erstmal gar nicht mehr in meinem normalen Posteingang gezeigt. Selbstverständlich müssen Sie bei dieser Einstellung auch ab und zu den Spam-Ordner kontrollieren und die dort befindlichen Mails gegebenenfalls entweder löschen oder als "Nicht Spam" kennzeichnen. Eine weitere interessante Einstellung, die ich Ihnen zeigen möchte, ist die Möglichkeit die eigene Symbolleiste anzupassen. Das erreichen Sie über den Menüpunkt "DarstellungSymbolleiste anpassen" Und hier werde ich den Icon umleiten und ziehe es in den freien Bereich meiner Symbolleiste. Dann diese Bewegen-Funktion in dieser Richtung. Und eine weitere Funktion. Wo ist Sie? Hier, "Konverstaionen", die ich ganz nett finde, plus "Zu Kontakten hinzufügen". Auf diese vier Speziellen möchte ich mal etwas genauer eingehen. Und zwar diese Funktion kopiert mir einen, ich bestätige das mal, eine Mail bereits und ich kann eine neue Mail damit schreiben. Also wenn ich zum Beispiel hier so eine Mail sehe an mich: "Bitte lasse uns regelmäßige Projektbesprechungen vereinbaren", dann klicke ich hier drauf und ich bekomme quasi eine neue Mail, die ich jetzt an einen neuen Absender schicken kann. Und jetzt muss ich nur darauf aufpassen, dass ich hier vernünftige Einträge drin vornehme. Den Rest kann ich aber so lassen. Wofür ist das gut, oder wofür brauche ich das häufig? Es gibt ganz häufig bei mir Standardanschreiben, die ich immer und immer wieder verwende und ja, wenn ich das in der Korrespondenz hier angezeigt bekomme, dann kann ich da auch natürlich schnell drauf zurückgreifen, oder eben auch ganz einfach Mails wirklich in dieser Form weiterleiten. Ich breche das jetzt mal ab. Dann habe ich hier die Möglichkeit E-Mails direkt zu verschieben. Im Moment habe ich hier noch nicht viel eingerichtet, aber ich könnte zu mindestens schon mal sagen, okay verschiebe mir das bitte in ein Archiv, ich brauche das nicht mehr hier drin. Da gibt es auch später noch weitere Möglichkeiten. Dann habe ich hier die Mail und das ist etwas, was mich teilweise wirklich irritiert. Sie sehen, hier gibt es eine Email. Da gibt es fünf Nachrichten bereits von. Ja, die sind alle hier eingeblendet. So, und das ist eine sogenannte Konversationsliste und diese Konversation, die kann ich mir mit Klick auf diesen Button ausblenden. Und jetzt habe ich wieder jeweils einzelne Emails und das erleichtert das Finden dieser Mails für meine Begriffe teilweise ganz erheblich. Und last but not least, kann ich durch Klick auf diesen Button, ja, den Absender direkt in mein Kontaktbuch hinzufügen und sorge so schon mal Spam vor oder was auch immer. Je nachdem, wie ich das eingerichtet habe. Und auf diese Art und Weise kann man natürlich sich das E-Mail-Programm schon so konstruieren, dass es für die eigenen Bedürfnisse, ja, zumindestens wesentlich besser klappt und angepasst ist.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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