Selbstmanagement mit macOS

Die Mail-App zusammen mit anderen Programmen nutzen

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Das Zusammenspiel der Mail-App mit dem Kalender, den Kontakten, Safari und der Karten-App ist vorbildlich. Die jeweiligen "Berührungspunkte" erläutert Ihnen Michael Rüttger anhand von aussagekräftigen Beispielen.

Transkript

Wirklich zeitsparend arbeiten wird man erst, wenn man die Programme, die ständig im Arbeitsalltag benötigt werden, auch miteinander kombinieren kann. So möchte ich beispielsweise mit so wenigen Arbeitsschritten wie möglich aus einer E-Mail beispielsweise ein Ereignis erstellen oder aber direkt einen Kontakt anlegen, im Internet eine Information suchen und viele weitere Funktionen nutzen, die eben eine solche Zusammenarbeit erst zu effizient machen. Und die Bordmittel von Apples Betriebssystem sind dafür bestens vorbereitet. Ich zeige Ihnen das zum Beispiel mal an der Verbindung der App-Mail zur Kalender-App. Die hatten wir schon und die öffne ich jetzt hier mal an der Stelle, und zum Beispiel habe ich hier eine E-Mail von einem Herrn Bongartz. Der möchte mir was verkaufen, seine Messedienstleistungen. Das ist ein bisschen aufwändiger, aber durchaus interessant für mich. Und jetzt würde ich ganz gerne diesen Termin als Ereignis definieren, weil ich da mich mitbeschäftigen möchte. Also ich muss den anrufen, ich möchte ein paar Referenzen von dem zusammensuchen, und kann dann zum Beispiel hier tatsächlich die E-Mail mir direkt greifen und in meine Kalender-App ziehen. So, jetzt lasse ich das los. Es öffnet sich sofort etwas, und dann habe ich hier oben den Betreff der E-Mail als Eintrag. Das kann ich aber jederzeit abändern. Das betrifft die E-Mail nicht, also zum Beispiel "Bearbeitung Angebot Bongartz", so schrieb es ich. So da Ganze soll in der Agentur stattfinden. Das ist okay. Das lasse ich mal so. Die Uhrzeit ist okay. Ich kann mir natürlich wieder mal einen Warnhinweis definieren lassen, dass ich dadrüber informiert werde, wenn ich damit beginnen soll. Aber das wirklich Interessante ist eigentlich das hier. Ich mache das mal zu, und stellen wir uns vor morgen den Tag, fange ich an. Ich gucke mir in der Tagesansicht an, was habe ich heute zu tun. Und hier haben wir den Bongartz. Ich klicke drauf, und dann habe ich hier "In Mail anzeigen". Und ich finde, das ist genau das, was es so effizient macht, denn wenn ich jetzt drauf klicke, wird sofort die dazugehörige Mail geöffnet. Und sagen wir mal, das sind zwar Kleinigkeiten, aber spart unglaublich viel Zeit, wenn ich jetzt Kundenanfragen habe, Lieferanteninformationen. Ich definiere mir einfach ein Zeitfenster, wann bearbeite ich das, und brauche dann nur noch quasi aus meiner Kalender-App sozusagen als zentrales Steuerungsorgan, diese Informationen abrufen. Also das funktioniert wirklich schon mal sehr, sehr gut in Verbindung mit dieser Kalender-App. [ ] ein bisschen Platz haben, weil da fällt hier so von der Auflösung her doch ein bisschen was, mache ich das mal wieder zu. Also das wäre eine Möglichkeit. Etwas, was vielen gar nicht bewusst ist, ist die Verbindung zum Beispiel zum Internet. Ich öffne mal denn Safari, machen wir was hier wieder ein bisschen kleiner so, und jetzt greife ich mir genau diese E-Mail von dem Herrn und ziehe diese E-Mail hier oben auf die URL-Eingabe. Und was bekomme ich dort? Direkte Informationen zu Messeständen. Das mag jetzt vielleicht auch wieder nur eine Kleinigkeit sein, aber das Wissen dadrüber beschleunigt doch den eigentlichen Arbeitsprozess schon ganz erheblich. Und jetzt kann ich mir ein bisschen was zur Messe heraussuchen, elf Tipps zur erfolgreichen Messe, Sachen oder wie auch immer zumindest dann auch die Suchbegriffe spezifizieren, also auch hier die Verbindung doch meiner Meinung nach recht vorbildlich. Die nächsten Schritte funktionieren ganz hervorragend aus der Mail-App direkt heraus. Nehmen wir dafür mal ein anderes Beispiel. Ich habe hier eine E-Mail bekommen von einem Freund, der fragt, der lädt mich ein zum Jahresabschlussparty. Und der hat jetzt, wie es auch so sein soll, hier eine vollständige Adresse drin. Und Sie sehen schon, wenn ich mit der Maus drüberstreiche, gibt es Bereiche, die hier so einen kleinen Eintrag haben oder so einen kleinen Anfasser. Und wenn ich dadrauf klicke, dann gibt es eine Kombination mit der Kalender-App, und ich kann dann auch zum Beispiel sagen: "Alles klar. Öffne mir das mal in dieser Kalender-App". Ich kann direkt eine Route ausgeben lassen oder mache ich mal einfach hier zum Beispiel "Öffnen". Und jetzt sehe ich, genau da in Graz ist das, wie lange brauche ich denn zum Beispiel dahin, und zwar wenn ich zu Fuß gehen möchte. Ist hier nun mein Abschlussparty. Eine Stunde und ja fast eineinhalb Stunde. Es ist mir doch jetzt ein bisschen zu weit. Jetzt könnte mir für den öffentlichen Nahverkehr was raussuchen oder aber ich sage: "Komm, lasse mich fahren", und weiß, dann ich bin in 20 Minuten da, also auch hier ein Mausklick aus Mail heraus und schon wichtige Informationen. Ich gehe mal hierhin wieder zurück, so. Das... Damit aber nicht genug. Ich kann zum Beispiel nun auch direkt sagen, ich möchte neuen Kontakt erstellen oder hinzufügen. So wenn ich das zum Beispiel auswähle, dann öffnet sich auch hier wieder in Mail ein Programm und da sieht man schon, das ist schlicht dieser Eintrag. Ich kann das nochmal. Der Unterschied auch ist "Neuer Kontakt". Hier geht es jetzt auf und jetzt habe ich hier direkt alle Einträge drin. Die E-Mail-Adresse ist nicht ganz korrekt. Das muss ich nochmal ändern auf "Arbeit". Das liegt aber daran, dass ich diese Demo-Mails über ein Account geschickt habe, also hier das wäre zum Beispiel "info@busgardt.at", so. Und wenn man sich das jetzt mal anschaut, diese Funktion ist so intelligent, dass sie aus dieser Liste an Adressen den Firmennamen herausliest. Er kennt, ob das hier eine Firma ist oder nicht. Was jetzt natürlich noch fehlt, wäre der Name "Volker", und dann haben wir hier "Bergen". Das kann ich aber leicht noch hinzufügen. Die Telefonnummer ist übernommen worden. Die E-Mail-Adresse ist normalerweise übernommen worden. Was er jetzt auch nicht erkannt hat, ist die Homepage. Gut, das sind so ein paar Kleinigkeiten, aber hier zum Beispiel auch die Adresse. Letztendlich es geht. Das ist auch recht kompliziert, aus einer E-Mail jetzt das Sinnvolle herauszulesen. Aber da sind wir hier schon auf einen wirklich guten Weg, und dann sage ich einfach "Erstellen" und habe diesen Eintrag jetzt in meinen Kontakten bereits drin. Wie man hier sieht, irgendwo müsste er auftauchen. Da ist hier die Busgardt GmbH. Genau bekomme ich jetzt nicht unter "Volker" angezeigt, weil hier das Häkchen "Firma" gesetzt ist. Wenn ich das wegnehme, dann habe ich jetzt "Volker Bergen" hier an der Stelle, so wie es sein soll. Okay, und schließen wir die Kontakte wieder. Eine weitere Funktion fällt noch auf, und zwar hier gibt es ein Ereignis in dieser Mail am 12. Dezember von 20:00 bis 23:00. Woher jetzt die Uhrzeit der nimmt, lasse ich mal dahin gestellt. Aber immerhin er erkennt, es gibt hier ein Ereignis. Und was kann ich auch hier machen? Ich klicke einfach auf "Hinzufügen" und kann nun hier dieses Ereignis dem Kalender hinzufügen. Und zwar ist es ein Party. Das ist sicherlich keine Arbeit. Das ist privat und zackt damit ab in die Kalender-App. Und schauen wir uns an, was er da jetzt gemacht hat. Das war am... Was sehen jetzt? [unverständlich] am 12. Dezember, genau 12. Dezember also muss mal hierhin am Montag und da ist es jetzt aber nicht drin. Jetzt bin ich gerade selber etwas verblüfft. "Anzeigen". "12. Dezember". "Details". Jetzt, jetzt hier unten. [] irgendein Grund, was eben noch nicht übertragen. Aber hier sieht man, auch dort wird quasi über dieses Ereignis eine Zuordnung auch zur Mail getroffen, das heißt, selbst das kann ich mir nochmal wieder in der Mail anzeigen lassen, also im Grunde das Gleiche wie eben nur, dass das automatisiert aus der E-Mail heraus erkannt wurde, weil dort ein Termin definiert wurde, also auch eine sehr schöne Möglichkeit. Denken Sie vielleicht ein bisschen dadran, wenn Sie das nächste Mal jemanden einladen auch zu einem Termin, schreiben Sie einfach einen Bezeichner hinein, schreiben Sie ein Datum und eine Uhrzeit hinein, und dann kann jetzt derjenige doch sehr schnell übernehmen und ganz effizient damit arbeiten. Typische Beispiele für die Zusammenarbeit mit anderen Programmen. Wir haben also den Kalender, die Kontakte, Safari, die Karten-App, und das sind die [] Berührungspunkte, wenn Sie da sich ein bisschen dran gewöhnen, das wirklich auch zu kombinieren, dann sparen Sie unglaublich viel Zeit mit diesen Bordmitteln von Apple.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 35 min (24 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017
Aktualisiert am:12.11.2017

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