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Selbstmanagement mit macOS

Die Kontakte-App zusammen mit anderen Programmen nutzen

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Auch die Kontakte-App bietet eine Reihe von Schnittstellen und Exportfunktionen, um Daten auch in anderen Anwendungen nutzen zu können. Welche Verknüpfungsmöglichkeiten zu anderen Programmen die Kontakte-App zur Verfügung stellt, erfahren Sie anhand einiger praktischer Beispiele in diesem Film.

Transkript

Die Schnittstellen der Kontakte-Apps sind ebenso vielfältig, wie durchdacht umgesetzt. Es gibt ganz viele Möglichkeiten, sowohl die komplette Visitenkarte, als auch einzelne Funktionen, die an eine Adresse geknüpft sind, aus Kontakte heraus zu nutzen. Ich möchte Ihnen im Folgenden ein paar Beispiele zeigen, die ich im alltäglichen Arbeitsalltag nicht mehr missen möchte. Fangen wir einmal mit dem Schreiben einer Serienmail an viele Empfänger an und arbeiten uns dann zu anderen Programmen über den Kalender bis hin zu den Nachrichten vor. Wir haben eine Gruppe eingerichtet, zum Beispiel "Kunden" oder auch "Projekte". Sagen wir mal, was ja doch häufig vorkommen soll, ich möchte an Kunden schreiben und dann entweder an alle oder an eine ausgewählte Anzahl an Kunden. Nehmen wir hier mal, das sind ja nur drei Stück, an alle Kunden. Ich kann einfach mit der rechten Maustaste hier draufklicken und "E-Mail an Kunden" aufrufen. Jetzt habe ich aber das kleine Problem, dass diese ganzen E-Mail-Adressen nun hier oben in dieser "An"-Zeile stehen, und das ist, ja, datenschutzrechtlich sehr bedenklich und abgesehen davon auch nicht schön, denn so erhält jeder Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Kunden und das ist natürlich sicherlich nicht im Sinne des Erfinders. So, also wie geht man da anders vor? Ich lösche diese Zuordnung und Sie sehen, hier gibt es schon einen Eintrag "Blind Copy" oder "BCC" oder "Blindkopie". Und dieses Feld, das bekommen Sie, indem Sie genau das Häkchen hier setzen, also normal sieht es ja bei Ihnen so aus, und wenn Sie dann hier auf diese Liste klicken und dann sagen, bitte, gib mir das Adressfeld "Blindkopie", dann haben Sie dieses Feld. So und jetzt gehen Sie folgendermaßen vor: Ich habe beispielsweise eine Adresse, die nennt sich noreply "unverständlich". Und diese Adresse, die existiert, die ist eingerichtet, aber auch mit einem Skript belegt, alle Daten, die dahin einfließen, werden unmittelbar gelöscht. Ich möchte mich also damit gar nicht befassen, aber sie existiert, das ist schon mal wichtig. Und, ja, diese Adresse, die bekommt dann als Information der Empfänger und damit sieht er nur diese eine einzige Adresse und es, ja, sagte mir auch schon, dass das beispielsweise eben mein Unternehmen ist. So und jetzt kann ich hier im Blind-Copy einsprechend meine Kunden eintragen. Das kann ich entweder nur manuell tun oder ich kann mir auch einmal anschauen, wen ich haben, und da gibt es im Moment eine kleine unschöne Geschichte, wenn man jetzt also hier auf das Plus klickt. Dann haben wir all diese Zugriffe auf das Kontaktbuch, unter anderem eben auf die Kunden. Es gibt aber im Moment keine Möglichkeit, diese Daten zu übernehmen, also zumindestens nicht hier aus dieser Ansicht heraus. Das heißt, ich habe wirklich hier nur eine Art Blick in mein Kontaktbuch und alles andere muss ich anders machen, das geht aber auch relativ einfach. So, jetzt möchte ich ja an alle Kunden schreiben, das habe ich Ihnen schon gesagt, also setze ich den Cursor einfach in Kunden und schreibe das. Und Sie sehen, schon bekomme ich auch diesen Vorschlag, und dieser Vorschlag, den Sie dort sehen, der ist abhängig von den Listen oder den Einträgen in Ihrem Kontakt. So, ja und wenn ich das bestätige, dann habe ich jetzt hier, in der Blindkopie, alle meine Kunden drin stehen. Vielleicht auch dazu noch ein Hinweis, wenn Sie mal 200, 300, 400 Kunden anschreiben auf dieser Art und Weise, ist vielleicht jetzt auch ein bisschen viel über diesen Weg, aber mal nur als Beispiel, dann stört natürlich auch diese riesen Liste hier. Und auch das kann man sich abändern, ich lösche das nochmal, wenn Sie auf "Mail""Einstellungen" gehen und dann unter "Verfassen" schauen, da gibt es hierbei Adressen "Bei E-Mails an eine Gruppe alle Mitglieder einblenden", das ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie das deaktivieren, dann sieht das nämlich so aus, wenn ich hier "Kunden" schreibe, dann habe ich auch nur den Kunden dort drin stehen. Ich kann das jederzeit im Nachhinein hier erweitern. Ich kann auch diese Gruppe in den Kontakten öffnen, um zu schauen, also wenn ich jetzt wieder auf "Erweitern" klicke, dann habe ich wieder die standardmäßige Einstellung. Und somit glaube ich, hat man wirklich im jeden Überblick und könnte jetzt mit, ja, dem Versand einer Kundenmail an alle Kunden beispielsweise beginnen, also ich finde, ein wirklich sehr schönes Zusammenspiel zwischen der Kontakte-App und Mail. Gehen wir zu den Kontakten zurück. Eine weitere wirklich, meiner Meinung nach, wichtige Möglichkeit ist es Kontakte generell ja auch weiterzugeben, sei es an Projektmitglieder oder sei es eben an Leute, die Berechtigung dafür bekommen, und Sie können jeden beliebigen Kontakt, den Sie jetzt hier drin haben, selbstverständlich exportieren. Das sieht man schon daran, wenn ich mir jetzt zum Beispiel den Volker Bergen greife und mit gedrückter linker Maustaste auf den Desktop ziehe, dann wird hierbei eine Datei "vcf" angelegt. Und diese VCF-Dateien, die sind in gewisser Weise genormt, das heißt, jedes bessere Kontaktprogramm, Kontaktverwaltungsprogramm ist heutzutage eigentlich in der Lage, diese VCF-Dateien zu importieren. Das merkt man auch schon daran, wenn ich jetzt hier, auf diese Datei einen Doppelklick durchführe, Sie sehen, dann fragt mich nämlich auch die Kontakte-App, ob ich das importieren will. Ganz nebenbei, recht nett gemacht, kann ich auch direkt prüfen, gibt es die eigentlich schon. Wenn ich also jetzt hier draufklicken würde, dann erfahre ich, Moment mal, da gibt es bereits einen Volker Bergen und ich kann das jetzt entweder importieren oder, na ja, einfach diese Aktion hier oben durchführen, da auch eine sehr schöne Funktion, ich breche das allerdings mal ab. So und falls Sie, dort auch noch ein kleiner Hinweis, hier in den Kontakteeinstellungen auf "vCard" klicken, dann haben sie auch noch Kontrolle da drüber, in welcher Version das geschehen soll. Spricht normalerweise nichts dagegen, das auf der aktuellen Version stehen zu lassen, so. Jetzt haben Sie selbstverständlich auch Möglichkeiten, solche Sachen direkt weiterzugeben, also wenn man das nicht nur auf der Desktop speichern möchte, sondern zum Beispiel per E-Mail verschickt, sagen wir mal, ich möchte meine eigene Kontaktadresse per E-Mail verschicken, dann würde ich hier drüber rechte Maustaste auf meinen Kontakt, dann per E-Mail beispielsweise und dann sieht man schon, wird diese VCF-Karte in meine E-Mail eingetragen. Das macht jetzt Sinn zum Beispiel, wenn ich das privat, sagen wir mal an einen Freund verschicken würde, und dann einfach da einschreibe: "Hi, hier du hast meine Kontaktdaten und kannst damit arbeiten". Also auch das eine wirklich extrem schnelle Möglichkeit, aus der Kontakte-App mit der Verteilung der eigenen Kontakte oder anderer Kontakte zu beginnen. Ebenso toll finde ich eine Funktion "Verbindung mit der Kalender-App". Ich rufe mal Kalender auf, und lege iCall hier so ein bisschen rechts an die Seite, und jetzt sage ich mal, ich habe hier mit, ja, nehmen wir mal ruhig mit einem Projekt, ich habe mit der Annaliese noch ein Meeting zu halten, und jetzt greife ich mir aus meiner Kontakte-App einfach diese Annaliese und ziehe die jetzt zum Beispiel hier, auf meine Kalender-App. Und was geschieht dabei automatisiert? Ich bekomme einen Termin, ein Ereignis, Meeting mit Annaliese Rudolph, und ja, kann das Ganze noch einstellen, das Ganze soll in der Agentur stattfinden, selbst die Einladung an Annaliese wird automatisch rausgeschickt, es sei denn, ich unterbinde das, also ich entferne die Teilnehmerin, aber alles andere habe ich jetzt drin. Ja und somit ist das auch ruckzug hier draus aus Kontakte heraus in den Kalender exportiert. Also wirklich richtig brauchbare Möglichkeiten, die man da hat. Wenn man mal mit der rechten Maustaste auf so eine Adresse klickt und auf "Teilen" geht, dann sieht man, im Grunde sämtliche Verbindungen. Das heißt, ich kann sogar das Ganze nach AirDrop schicken, also hier das macht dann Sinn, wenn man innerhalb einer Abteilung arbeitet. ich kann auch eine VCF-Karte, eine Visitenkarte an Notizen schicken oder, und das finde ich auch besonders toll, an Erinnerungen. Das zeige ich Ihnen mal, und zwar jetzt gebe ich zum Beispiel an, ich möchte Annaliese Rudolph anrufen und das Ganze soll jetzt in Erinnerung geschrieben werden, das kann man mal so lassen, ich füge das hinzu, und schauen wir uns dann die Erinnerung mal kurz an, die jetzt da planmäßig eingeordnet ist, und dann fehlt auf, dass wir hier auch direkt das Kontaktbuch haben. Also sollte das mal geschlossen sein, ja, wenn man das jetzt also vorbereitet hat am Anfang der Woche, bitte dann und dann und dann die Kunden anrufen, also ich mache das immer gerne blockweise, dann brauche ich jetzt nur noch jeweils hier den Kunden anklicken auf dieses Kontaktbuch und dann bekomme ich auch diesen Kontakt entsprechend angezeigt. Sehe nun die Adresse von Annaliese Rudolph und ja kann dann direkt sagen, okay, alles klar, hier haben wir die Telefonnummer et cetera und so kann man nun da auch wirklich der Reihe nach hier vorgehen. Also das heißt, auch mit der Erinnerungsmail gibt es ganz tolle Funktionsverbindungen. Nehmen wir uns noch den letzten vor, sagen wir mal, ich möchte eine Visitenkarte auch per Nachricht verschicken oder einen, besser gesagt, eine Nachricht an eine Adresse, dann habe ich auch hier die Möglichkeit, das Ganze über Nachrichten zu machen. Und immer wenn man über diesen Weg geht, dass man die komplette Adresse auswählt, wird immer die Visitenkarte verschickt. Möchte ich zum Beispiel direkt eine Nachricht schreiben, kann ich das zum Beispiel auch hier drüber, über Annaliese Rudolph zum Beispiel hier, an die Arbeitsadresse, also Sie sehen, man sieht ja hier, ich kann jetzt zum Beispiel direkt auswählen per E-Mail oder zum Beispiel per SMS. Ja, wenn es ein iPhone wäre, dann würde es zum Beispiel auch direkt hier über iMessage geschickt. Aber so kann ich dann meine Nachricht schreiben, "Hi" und so weiter, ja, diese einfach abschicken und dann sieht man hier oben steht schon die korrekte Adresse und dann kann ich da entsprechend mitarbeiten. Ja, bei iMessage ist es ja so, dass das Ganze, wenn das kein iMessage-Account ist, also kein iCloud-Account, dann geht das Ganze per SMS raus, da muss man dann eventuell an die Kosten denken. Okay, ja, Sie sehen aus Kontakte heraus ist einiges möglich und es gibt ganz viele Verbindungsmöglichkeiten mit dieser Kontakte-App zu FaceTime, zu iMesage, zu Erinnerungen zur Kalender-App mit diesem Meetingseintrag, also lauter wirklich gute Sachen, die das Leben aus den zentralen Adressenverzeichnis heraus wirklich stark vereinfacht.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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