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SharePoint 2013 Grundkurs

Die Kalender-App im Fokus

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Diesmal lernen Sie, mit der Kalender-App zu arbeiten, denn für die Teamkoordination ist gerade diese App sehr wichtig. Sie legen Termine an und nutzen die Einstellungen im Menüband.

Transkript

Für die Teamkoordination ist ein Teamkalender besonders wichtig. Wenn Sie zum Beispiel eine Teamsite angelegt haben, welche bereichsübergreifend von mehreren Kollegen genutzt werden soll, die an unterschiedlichen Standorten sitzen, dann brauchen Sie einen zentralen Punkt, in dem Termine für zum Beispiel Online-Meetings oder aber Vor-Ort-Termine bei Kunden eingetragen werden können. Das gibt Ihnen einfach viel mehr Freiheit und vor allem Sicherheit bei der weiteren Projektplanung. In diesem Video möchten wir Ihnen die App Kalender vorstellen und Ihnen zeigen, wie Sie darin Termine erfassen können. Gewusst wie. Um den Kalender zu öffnen, klicken Sie einfach den gleichnamigen Eintrag in unserer Schnellstartleiste an. Und dann wird dieser auch schon direkt für uns geladen. Wir sehen nun eine vollkommen neue Darstellung. Auf der linken Seite haben wir einen Datumsnavigator und können zwischen den einzelnen Monaten und Jahren hin und her wechseln. Und im Inhaltsbereich sehen wir eine Ansicht zum aktuellen Monat und würden, wenn jetzt hier schon Termine erfasst wären, auch schon einen Überblick dazu bekommen. Achten Sie bitte auf das Menüband. Wir haben jetzt hier kontextbezogen die Registerkarte Ereignisse. Wenn ich diese anklicke, werden die Funktionen bereitgestellt. Ich kann hier also mit einem Mausklick einen neuen Termin erfassen. In der Registerkarte Kalender werden mir weitere Funktionen zur Verfügung gestellt. Wir können hier in die aktuelle Tagesansicht wechseln, in die Wochenansicht wechseln oder aber, wie es aktuell geltend ist, uns den gesamten Monat anzeigen lassen. Der Wechsel zwischen den einzelnen Ansichten erfolgt mit einem einfachen Mausklick. Das heißt, wenn ich hier die Ansicht Woche wähle, sehe ich auch die aktuelle Arbeitswoche. Rechts davon bekomme ich noch die Möglichkeit, weitere Ansichten zu erstellen oder aber ähnlich wie in den anderen Bibliotheken und Listen auf Benachrichtigungsfunktionen zuzugreifen und vieles mehr. Um jetzt einen neuen Termin im Kalender zu erfassen, haben wir jetzt die Möglichkeit, zum Beispiel über das Register Ereignisse mit einem Klick auf Neues Ereignis einen Termin zu erfassen. Öffnet sich dann der Dialog Kalender - Neues Element und untenstehend stehen uns Felder zur Verfügung, die wir für unsere Informationen verwenden können. Achten Sie bitte darauf, die Pflichtfelder, also diese, welche durch einen solchen blauen Stern gekennzeichnet werden, zu befüllen. Ansonsten lässt sich dieser Termin nicht speichern. So, ich gebe nun für diesen Termin den Namen Kundentermin ein, trage dann auch den Ort ein. Dieser Termin soll zum Beispiel in München stattfinden. Ich kann jetzt weiter noch eine Anfangs- zeit und eine Endzeit auswählen. Wir haben jetzt hier ein Feld für das Datum und rechts davon ist das Icon zum Öffnen des Datumsnavigators. Wenn ich jetzt also den Tag ändern möchte, dann klicke ich einmal drauf und kann dann festlegen, dass der Termin am 10.04. um 12:00 starten soll und natürlich am 10.04.; wenn er noch am selben Tag endet. Schön ist, dass SharePoint das Ganze hier auch schon für mich übernimmt. Das heißt, ich muss den Datumsnavigator nicht zweimal öffnen. Ich kann jetzt also weitermachen und hier dann den Endzeitpunkt, zum Beispiel 17:00 eintragen. Für weitere Informationen steht uns das Feld Beschreibung zur Verfügung. Wenn wir hier einmal rein klicken, werden auch die Funktionen für die Textformatierung freigegeben. Hier trage ich nun den Hinweis noch ein: "Bitte Präsentation vorbereiten." Ich kann jetzt untenstehend noch eine Kategorie für diesen Termin vergeben. Das ist zum Beispiel eine Besprechung. Es gibt aber auch noch die Kategorien Arbeitszeiten, Geschäftlich etc. So, wir können noch einen eigenen Wert eintragen, das Ganze nur bei Bedarf. Und wir können auch festlegen, dass es sich hierbei um ein ganztägiges Ereignis handelt. Dazu würden Sie in diesem Fall lediglich den Haken setzen. Nachdem unser Termin jedoch nur von 12:00 bis 17:00 geht, werde ich diese Option nicht aktivieren. Weiter unten können wir aus diesem Termin einen Serientermin erstellen. Das heißt, wenn wir jetzt zum Beispiel ein Projekt haben, bei dem regelmäßig Kundentermine vor Ort stattfinden sollen, diese immer auf denselben Tag fallen, dann kann ich das Ganze durch Aktivieren hier im Bereich Serien auch so anlegen lassen. Auch das ist in unserem Fall im Moment nicht notwendig. Ich klicke auf Speichern und dann wird der Termin auch schon direkt für mich im Kalender eingetragen. Wenn ich jetzt hier also runter scrolle, sehe ich das ganze und die Kollegen, die zugriffsberechtigt sind auf diesen Kalender, werden diesen Termin beim nächsten Aufrufen der Seite ebenfalls sehen. Das Schöne ist auch, wenn ich jetzt mit dem Cursor zu dem Termin fahre, dann bekomme ich noch eine kleine Quickinfo angezeigt. Das ist eine Möglichkeit, um einen Termin anzulegen. Eine weitere Möglichkeit ist etwas direkter, geht auch ein wenig schneller. Wenn ich für einige Sekunden mit der Maus über einem Feld innerhalb der Kalenderansicht stehen bleibe, dann erscheint irgendwann hier dieser Befehl Hinzufügen. Ich kann hier also klicken und spare mir somit den Weg über das Register Ereignisse und den Klick auf neues Ereignis. Sie sehen, es öffnet sich dann auch das gleiche Dialogfeld. Ich kann jetzt hier ganz normal meine Einträge vornehmen und klicke abschließend auf Speichern. Wir schließen das Ganze kurz und gucken, welche Möglichkeiten es noch gibt. Wenn Sie einen Termin bearbeiten müssen, dann verhält es sich hier genauso wie in den Dokumentbibliotheken. Diese Funktionen für die Bearbeitung eines Termins stehen nur dann zur Verfügung, wenn man das Element auch markiert hat. Das heißt, ich muss diesen Termin einmal anklicken. Nur dann werden die Funktionen wie Ereignis anzeigen oder aber Ereignis bearbeiten für mich freigeschaltet. Jetzt kann ich aber hier draufklicken und könnte zum Beispiel hier unsere Endzeit auf 16:00 vorverlegen. Ich klicke auf Speichern und das Ganze wird in Sekundenschnelle aktualisiert. In diesem Video haben wir Ihnen die App Kalender vorgestellt. Diese App können Sie nutzen, um Termine für Ihr Team zentral zu koordinieren. Sie haben auch gesehen, wie schnell und einfach Sie einen neuen Termin erfassen und was Sie beachten müssen, wenn Sie einen solchen Termin bearbeiten möchten.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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