Excel 2013 Grundkurs

Die Excel-Vorlage und deren Vorteile

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Lernen Sie in diesem Tutorial, wie Sie wiederkehrende Tabellen speichern, was eine Vorlage ist und wie diese erstellt und benutzt werden kann. Zudem erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für mehrere Benutzer zur Verfügung stellen.
05:27

Transkript

Wofür sind denn "xlt-Vorlagen" gut? Machen wir ein Beispiel: Ein Großteil Ihrer Tabellen sind Umsatztabellen, die immer gleich aufgebaut sind und die Sie, bzw. Ihre Mitarbeiter dauern brauchen. Sie könnten jetzt natürlich hingehen und jedes Mal folgende Tabelle erstellen – in A1 jeden Morgen "Umsatz" eingeben, in A3 "Name", "Vorname", "Umsatzprodukt" und dann "Datum", dann gehen Sie hier oben noch hin und sagen, dass soll so formatiert sein und so formatiert sein. Und wie gesagt, müssen Sie jeden Morgen, müssen Sie nicht, aber machen Sie jeden Morgen. Jetzt wollen wir es noch ein bisschen größer machen, dann zentrieren wir das noch und machen das auch noch schön. Hier unten muss ich noch "Umsatz" eingeben, also Sie merken schon, ich habe jeden Morgen ein bisschen zu tun und das ist natürlich nicht so schön diese Tabelle jeden Morgen neu zu erstellen. Jetzt käme vielleicht der eine oder andere auf die Idee eine alte Tabelle, die schon ausgefüllt ist, hier mit Zahlen zu öffnen, die Zahlen hier unten zu löschen und dann hat man doch wieder eine neue Vorlage, doch das ist Ihnen zu gefährlich, Sie haben die Zahlen schon ab und zu mal die Zahlen gelöscht und sind aus Versehen auf "Speichern" gekommen, die alten Zahlen sozusagen mit einer Leertabelle überschrieben. Also zu gefährlich, wollen wir nicht, wir wollen da eine komfortable Lösung haben. Und das sind die Vorlagen, dann tun wir also mal so, das wäre Ihre Vorlage, dann würden Sie einfach sagen "Datei" - "Speichern unter", dann würden Sie hier auf "Computer durchsuchen" klicken und würden dann sagen ich möchte gerne das nicht als normale Excel-Mappe, sondern als Excel-Vorlage "xltx" speichern. So, nun hab ich hier oben schon einen Pfad stehen, der bei Ihnen anders aussehen dürfte. Bei Ihnen steht da nämlich ein lokaler Pfad auf Ihrer lokalen Festplatte C. Wir hatten aber anfänglich gesagt, dass wir ja gerne diese Vorlage nicht nur für mich, sondern auch für meine Mitarbeiter erstellen möchte und deswegen möchte ich Ihnen zeigen, wie man diesen Pfad ändert. Ich könnte schon auf "Speichern" klicken, weil ich hier ja schon im richtigen Ordner bin, nämlich "Chefsache Vorlagen", bei Ihnen ist das nicht der Fall, Sie würden nur für sich Vorlagen abspeichern und deswegen machen wir jetzt folgendes: Ich klicke hier auf "abbrechen" und zeige Ihnen wie man jetzt den Pfad ändern kann, dazu klicke ich auf "Datei Option", da wir schon in der Datei drin sind, ist natürlich Option ganz einfach, dann klicken Sie auf "Speichern" und hier steht bei Ihnen irgendetwas Langes mit "c....". Sie ändern das natürlich auf den Netzwerkpfad Ihres Unternehmens, wo Sie zentral drauf zugreifen können, bei mir ist das "Z:Vorlagen" und jeweils mit "Backslash". Wenn ich das gemacht habe, dann sollten das natürlich auch Ihre Mitarbeiter das einstellen. Wenn nämlich alle Mitarbeiter auf das gleiche Vorlagenverzeichnis zugreifen, können natürlich alle dort die Vorlagen abspeichern und natürlich auch wieder aufrufen, aber wichtig, natürlich nur für die Vorlagen, die eigentlichen Dateien, die können weiterhin im persönlichen Ordner abgespeichert werden. Wenn wir das haben, dann sag ich auf jeden Fall "okay" und dann sag ich "Datei speichern unter" und möchte jetzt nochmal neu meine Vorlage, sozusagen zentral zur Verfügung stellen und deswegen klick ich auf "Computer", dann "durchsuchen", dann geh ich hier auf den Dateityp und wähle "Excel Vorlage" aus. Jetzt springt er wieder automatisch auf diesen zentralen Vorlagenordner, ich benenne das mal in "Umsatztabelle" um. Ich kann jetzt einfach mal das Wort "Vorlage" hinzufügen, dass wäre nicht unbedingt nötig, aber das betont nochmal die ganze Geschichte. Ich klicke auf "Speichern". Hab das jetzt getan und kann das jetzt ausfüllen. Wenn jetzt am nächsten Morgen die Mitarbeiter in die Abteilung kommen oder Sie in Ihre Abteilung kommen und möchten nun zentral eine Vorlage öffnen, deswegen schließe ich jetzt "Excel" nochmal, um das ganz deutlich zu machen. Ich öffne es nochmal neu. Hier sehen Sie, ich muss jetzt nicht die Umsatztabelle nochmal neu eingeben, sondern ich sage jetzt "Datei","neu”, dann sehen Sie, es gibt ja hier diese Vorlagen, da gibt es einen Button, der heißt "persönlich", kann man fast gar nicht erkennen, aber wenn man darauf klickt, sehen Sie, hier haben Sie Ihre Umsatztabelle, Vorlage, Flat.., wenn Sie natürlich noch mehrere haben, dann steht hier alles aufgelistet. Sie klicken einfach nur drauf und schon haben Sie die Vorlage. Sie müssen sie nicht neu eingeben, können nichts falsch machen, denn wenn ich jetzt irgendetwas eingebe, und das ist das Geniale an den Vorlagen, meinetwegen "curio, Johannes, Umsatz...” Wenn ich jetzt aus Versehen auf "Speichern" komme, wird eben nichts überschrieben, sondern er geht automatisch auf "Speichern unter", weil er ja sagt, Mensch, das ist eine neue Vorlage, eine neue Datei und dann muss ich sagen "durchsuchen" und dann fragt er mich, Mensch, das sind ja meine Dokumente und da kann ich ihm sagen: "Umsatz curio Januar 2014". Super, jetzt haben Sie also verstanden, wofür Vorlagen da sind – das sind, sozusagen Dateien, die Sie vorbereiten, damit sie sofort immer ausgefüllt werden können. Der Tipp ist natürlich, damit nicht jeder seine eigenen Vorlagen erstellt, einen zentralen Ordner im Unternehmen herauszusuchen, wo alle die Vorlagen hin speichern, eben dann auch wieder aufrufen können und dann hoff ich, dass es das Arbeiten ein wenig erleichtert.

Excel 2013 Grundkurs

Lernen Sie Excel 2013 von Grund auf kennen und stellen Sie anschließend Ihr Wissen auf eine solide Basis, indem Sie sich mit allen wichtigen Funktionen vertraut machen.

9 Std. 34 min (115 Videos)
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